SharePoint-Ordner als zentrale Wissensquelle

16. Oktober 2026 · 2 Minuten Lesezeit

Administratoren können Dokumente aus einem SharePoint-Ordner in der Wissensdatenbank von AI-Public verfügbar machen.

Datum: 2026-10-16

Kategorie: Neuigkeiten

Administratoren können jetzt einen SharePoint-Ordner mit der Wissensdatenbank von AI-Public verknüpfen. Dokumente aus diesem Ordner und den Unterordnern werden verarbeitet. So lassen sich beispielsweise Arbeitsanweisungen für kommunale Dienstleistungen oder interne Prozessdokumente einfacher aus einer zentralen Quelle verfügbar machen.

Die Verknüpfung erfolgt über Verwaltung → Wissensdatenbank → Hinzufügen → SharePoint-Ordner → Ordner verknüpfen. Geben Sie einen Titel und die URL des Ordners ein, wählen Sie den Geltungsbereich und die Zielgruppe aus und setzen Sie den Veröffentlichungsstatus auf Veröffentlicht. Zuvor benötigt die eigene Microsoft-Organisations-App die Berechtigung Sites.Selected, die von einem Administrator genehmigt werden muss (Admin Consent). Außerdem muss separat Lesezugriff auf die betreffende SharePoint-Website gewährt werden.

AI-Public überprüft den Ordner alle 15 Minuten und verarbeitet anschließend neue, geänderte und gelöschte Dateien. Über Jetzt synchronisieren kann ein Administrator sofort eine Überprüfung starten. Aktualisieren zeigt nur den aktuellen Verarbeitungsstatus an; es startet keine Synchronisierung.

Veröffentlichte Dokumente sind gemäß den bestehenden Berechtigungen der Wissensdatenbank verfügbar. Mitarbeiter müssen dafür keinen persönlichen SharePoint-Connector aktivieren. Wenn ein Administrator die Quelle über SharePoint-Ordner → Verknüpfung aufheben trennt, werden keine neuen Dateien mehr importiert und die verknüpften Dokumente werden sofort in der Wissensdatenbank ausgeblendet. Die Originaldateien bleiben in SharePoint erhalten; gespeicherte private Kopien bleiben in der KI-Umgebung bestehen.

So können öffentliche Organisationen ihre Wissensdatenbank über einen zentralen Dokumentenordner aktuell halten und dabei die festgelegten Zugriffsrechte für veröffentlichtes Wissen beibehalten.