Aufgaben und Boards

Mit Aufgaben behältst du im Blick, was noch zu tun ist, allein oder gemeinsam mit einer Gruppe. Du arbeitest auf Boards mit Spalten wie Zu tun, In Arbeit und Erledigt und verschiebst eine Aufgabe, indem du die Karte in eine andere Spalte ziehst. Aufgaben funktionieren vollständig in der App; du brauchst keine Verknüpfung mit einem anderen Dienst.

Öffne Wissensdatenbank → Persönlich → Aufgaben.

Meine Aufgaben

Oben stehen deine Boards, darunter Meine Aufgaben: alle offenen Aufgaben, für die du verantwortlich bist, aus all deinen Boards zusammen. Es sind dieselben Aufgaben wie auf den Boards, keine Kopien. Sie sind nach Frist gruppiert: überfällig, heute, morgen, nächste Woche, später und ohne Frist.

• Wähle Neue Aufgabe, um schnell eine Aufgabe hinzuzufügen. Sie kommt auf dein persönliches Board; bei deiner ersten Aufgabe wird dieses Board für dich angelegt.
• Hake eine Aufgabe ab, um sie abzuschließen. Die Karte wandert dann auf dem Board in die Spalte Erledigt.
• Klicke auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten.
• Aktiviere Erledigte Aufgaben anzeigen, um auch deine erledigten Aufgaben zu sehen.

Eine Aufgabe

Eine Aufgabe hat einen Titel und kann außerdem eine Spalte, Frist, Priorität, Labels und eine Beschreibung haben. Auf einem geteilten Board wählst du auch eine oder mehrere verantwortliche Personen. Wer keine verantwortliche Person auswählt, lässt die Aufgabe bewusst offen; es wird niemand automatisch eingetragen.

Checkliste. Beginne in der Beschreibung eine Zeile mit - [ ], um einen Abhakpunkt zu erstellen:

- [ ] Lokal reservieren
- [ ] Einladung versenden

Die Aufgabe zeigt die Punkte danach als Checkliste, und auf der Karte siehst du den Fortschritt, zum Beispiel 1/2.

Kommentare. Unter einer bestehenden Aufgabe kannst du Kommentare hinterlassen. Alle, die das Board sehen, lesen sie mit.

Nur der Ersteller einer Aufgabe und die Administratoren des Boards können eine Aufgabe löschen.

Ein Board

Klicke auf ein Board, um es zu öffnen. Ziehe eine Karte in eine andere Spalte oder an eine andere Stelle in derselben Spalte. Eine Karte, die du in eine Abschluss-Spalte ziehst, ist erledigt; ziehst du sie zurück, ist sie wieder offen. Mit Meine Aufgaben, dem Label-Filter und dem Suchfeld schränkst du ein, was du siehst.

Wähle Neues Board, um ein Board zu erstellen, oder Board verwalten, um ein bestehendes Board anzupassen:

• Spalten: Füge Spalten hinzu, benenne sie um und ordne sie in der gewünschten Reihenfolge an. Aktiviere Erledigt bei der Spalte, in der erledigte Aufgaben landen. Eine Spalte, in der noch Karten stehen, kannst du nicht löschen; verschiebe die Karten zuerst.
• Labels: Erstelle Labels mit eigener Farbe, zum Beispiel pro Projekt oder Thema.
• Archivieren: Ein archiviertes Board bleibt lesbar, aber die Aufgaben verschwinden aus Meine Aufgaben.
• Löschen: Löscht das Board mit allen Aufgaben und Kommentaren. Das kann nur der Eigentümer.

Ein Board teilen

Ein Board, das du mit niemandem teilst, ist persönlich: Nur du siehst es. Du teilst ein Board über Board verwalten.

Du kannst teilen mit:

• Kollegen: Wähle Mitarbeitende deiner eigenen Niederlassung namentlich aus. Praktisch für eine Arbeitsgruppe oder ein kleines Team.
• Allen Mitarbeitenden einer Niederlassung oder Abteilung: Alle, die dort arbeiten, sehen das Board, auch diejenigen, die später dazukommen.
• Gruppen: Die Mitglieder eines Teams, in dem du selbst Mitglied bist.

Mitarbeitende, die das Board sehen, können immer Aufgaben hinzufügen, ändern und kommentieren. Der Zugriff folgt der aktuellen Situation: Wer die Niederlassung, Abteilung oder Gruppe verlässt, sieht das Board nicht mehr.

Der Filter Meine Aufgaben ist ein Suchwerkzeug, keine Abschirmung: Alle, die das Board sehen, sehen darauf alle Aufgaben.

Verwaltung

Der Eigentümer verwaltet das Board: Spalten, Labels, Teilen, Archivieren und Löschen. Der Eigentümer kann außerdem:

• Mitadministratoren festlegen: Mitarbeitende, die das Board mitverwalten;
• das Board auf einen anderen Mitarbeitenden übertragen; der vorherige Eigentümer wird dann Mitadministrator.

Wenn der Eigentümer ausscheidet, geht das Board an einen Mitadministrator. Gibt es keinen, sieht ein Mitarbeitender des Boards die Meldung, dass der Eigentümer nicht mehr aktiv ist, und kann die Verwaltung übernehmen.

Zusammenarbeit auf einem Board

• Live: Ändert jemand anderes etwas auf einem Board, das du geöffnet hast, wird das Board automatisch aktualisiert.
• Gleichzeitig bearbeiten: Hat jemand eine Aufgabe geändert, während du sie geöffnet hattest, bekommst du eine Meldung und öffnest die Aufgabe erneut. So überschreibst du nicht die Arbeit des anderen.
• Neu für dich: Eine Aufgabe, die jemand anderes dir zuweist, erhält in Meine Aufgaben die Markierung Neu. Auf dem Startbildschirm zeigt das Panel Meine Aufgaben die Anzahl offener und überfälliger Aufgaben an; ein Punkt zeigt an, dass es etwas Neues gibt.
• Aufräumen: Mit Erledigte Aufgaben aufräumen entfernt die Verwaltung erledigte Aufgaben vom Board. Sie bleiben erhalten; mit Archiv anzeigen siehst du sie wieder. Eine erneut geöffnete Aufgabe kehrt auf das Board zurück.

Microsoft To Do und Google Tasks

Wenn deine Organisation es erlaubt, kannst du Meine Aufgaben mit Microsoft To Do oder Google Tasks verknüpfen, mit nur einem der beiden gleichzeitig. Wähle oben bei Aufgaben Koppeln beim Dienst, den du verwendest, und erteile dort die Zustimmung. In diesem Dienst erscheint eine Liste mit dem Namen der App, die die offenen Aufgaben enthält, für die du verantwortlich bist.

• Was mitgeht: Titel, erledigt, Frist und Beschreibung, und bei Microsoft To Do auch die Priorität. Diese kannst du auf beiden Seiten ändern.
• Was in der App bleibt: Boards, Spalten, Labels, Kommentare und andere Verantwortliche. Google Tasks kennt keine Priorität; die bleibt daher auch in der App.
• Abhaken im Dienst schließt die Aufgabe auch hier ab; die Karte wird auf dem Board in die Abschluss-Spalte verschoben.
• Eine Aufgabe, die du im Dienst zur Liste hinzufügst, erscheint auf deinem persönlichen Board.
• Eine Aufgabe, die du im Dienst löscht, bleibt hier stehen und wird nicht erneut an den Dienst gesendet.
• Darfst du eine Aufgabe auf einem Board nur ansehen, dann kannst du sie im Dienst trotzdem abhaken; andere Änderungen werden zurückgesetzt.
• Google Tasks speichert eine Beschreibung bis etwa 8.000 Zeichen. Eine längere Beschreibung wird für Google gekürzt und von dort aus nicht geändert.

Eine Änderung in der App erscheint fast sofort im Dienst. Eine Änderung im Dienst kommt an, sobald du Aufgaben öffnest, andernfalls innerhalb von etwa einer halben Stunde.

Mit Entkoppeln wird die Verknüpfung beendet und die Liste verschwindet aus dem Dienst. Deine Aufgaben in der App bleiben erhalten. Wechselst du zum anderen Dienst, passiert mit der alten Liste dasselbe.

Du schaltest die Verknüpfung auch unter Einstellungen → Integrationen ein und aus. Ein Administrator erlaubt die Verknüpfung unter Admin → Tools → MCP, bei Microsoft To Do oder Google Tasks in der Liste der Integrationen. Google Tasks funktioniert nur, wenn die Organisation eine eigene Google-App eingerichtet hat.

Deine Daten

Mit der Download-Schaltfläche oben in Aufgaben holst du dir eine Übersicht über deine eigenen Boards, Aufgaben und Kommentare. Wird ein Konto gelöscht, verschwinden die persönlichen Boards dieser Person. Geteilte Boards bleiben für die anderen bestehen; der Name der ausgeschiedenen Person verschwindet aus Aufgaben und Kommentaren.

Aufgaben über die KI

In einem Chat oder Sprachgespräch kannst du die KI nach deinen Aufgaben fragen und Aufgaben anpassen lassen. Die KI arbeitet mit denselben Rechten wie du: Sie sieht nur die Boards, die du siehst.

• Fragen stellen: "Was steht bei Team Marketing noch offen?", "Welche Aufgaben sind überfällig?", "Wer kümmert sich um den Kundentag?"
• Auf Wunsch ändern: "Setze 'Kundentag planen' auf mein Board", "Hake das Angebot ab", "Setze die Frist für den Bericht auf den 1. Dezember", "Füge einen Kommentar zur Aufgabe über den Ort hinzu."
• Aktionspunkte aus einem Gespräch oder Bericht: Bitte die KI, daraus Aufgaben zu machen. Die KI legt sie als Vorschlag bereit; sie werden erst zu Aufgaben, wenn du sie hinzufügst.

Vorschläge hinzufügen

Vorschläge der KI stehen oben in Wissensdatenbank → Persönlich → Aufgaben, unter Vorschläge der KI. Pro Vorschlag siehst du, für welches Board er ist und welche Aufgaben darin stehen. Wähle Hinzufügen bei einer einzelnen Aufgabe, Alles hinzufügen für den gesamten Vorschlag oder Nicht hinzufügen, um den Vorschlag zu verwerfen. Das Panel Meine Aufgaben auf dem Startbildschirm zeigt mit einem Punkt an, dass Vorschläge bereitstehen.

Eine Aufgabe, um die du ausdrücklich bittest ("setz das auf mein Board"), erstellt die KI direkt.

Die KI trägt keine verantwortliche Person oder Frist ein, die du nicht genannt hast, und löscht eine Aufgabe nur, wenn du ausdrücklich darum bittest. Bei einer Aufgabe, die die KI erstellt hat, steht im Aufgabenfenster ein Verweis auf den Chat, aus dem sie stammt.

Sind für einen Assistenten oder ein Gespräch alle Tools deaktiviert, kann die KI auch nicht auf deine Aufgaben zugreifen.