Завдання та дошки

За допомогою Завдань ви відстежуєте, що ще потрібно зробити, самостійно або разом із групою. Ви працюєте на дошках із колонками, як-от To do, Bezig і Afgerond, і переміщуєте завдання, перетягуючи картку в іншу колонку. Завдання працюють повністю в межах застосунку; для них не потрібен зв’язок із іншим сервісом.

Відкрийте Кенісбанк → Особисте → Завдання.

Мої завдання

Угорі розташовані ваші дошки, нижче — Мої завдання: усі відкриті завдання, за які ви відповідаєте, з усіх ваших дощок разом. Це ті самі завдання, що й на дошках, без копій. Вони згруповані за дедлайном: прострочені, на сьогодні, на завтра, на наступний тиждень, пізніше та без дедлайну.

• Виберіть Нове завдання, щоб швидко додати завдання. Воно з’явиться на вашій особистій дошці; під час першого завдання така дошка буде створена для вас.
• Позначте завдання як виконане, щоб завершити його. Після цього картка на дошці переміститься в колонку Afgerond.
• Клацніть завдання, щоб відредагувати його.
• Увімкніть Показувати виконані завдання, щоб бачити також виконані завдання.

Завдання

Завдання має назву, а також може мати колонку, дедлайн, пріоритет, мітки та опис. На спільній дошці ви також вибираєте одного чи кількох відповідальних. Якщо відповідального не вибрано, завдання навмисно залишається без нього; нікого не буде призначено автоматично.

Чекліст. Почніть рядок в описі з - [ ], щоб створити пункт для позначення:

- [ ] забронювати локацію
- [ ] надіслати запрошення

Після цього завдання показує пункти як список для позначення, а на картці видно прогрес, наприклад 1/2.

Відповіді. Під наявним завданням можна залишати відповіді. Усі, хто бачить дошку, читають їх також.

Лише автор завдання та адміністратори дошки можуть видалити завдання.

Дошка

Клацніть дошку, щоб відкрити її. Перетягніть картку в іншу колонку або в інше місце в тій самій колонці. Картка, яку ви перетягуєте в колонку завершення, вважається виконаною; якщо перетягнути її назад, вона знову стане відкритою. За допомогою Мої завдання, фільтра міток і поля пошуку ви обмежуєте те, що бачите.

Виберіть Нова дошка, щоб створити дошку, або Керувати дошкою, щоб змінити наявну:

• Колонки: додайте колонки, перейменуйте їх і впорядкуйте в потрібному порядку. Позначте Afgerond у колонці, куди потрапляють виконані завдання. Колонку, у якій ще є картки, видалити не можна; спочатку перемістіть картки.
• Мітки: створюйте мітки з власним кольором, наприклад для кожного проєкту чи теми.
• Архівування: заархівована дошка залишається читабельною, але завдання зникають із Моїх завдань.
• Видалення: видаляє дошку з усіма завданнями та відповідями. Це може зробити лише власник.

Поділитися дошкою

Дошка, якою ви ні з ким не ділитеся, є особистою: її бачите лише ви. Поділитися дошкою можна через Керувати дошкою.

Ви можете ділитися з:

• Колегами: вибирайте співробітників вашої власної філії за іменем. Зручно для робочої групи або невеликої команди.
• Усіма співробітниками філії або відділу: усі, хто там працює, бачать дошку, навіть ті, хто приєднається пізніше.
• Групами: членами команди, до якої ви самі належите.

Співробітники, які бачать дошку, завжди можуть додавати, змінювати завдання та відповідати. Доступ визначається поточною ситуацією: хто залишає філію, відділ або групу, більше не бачитиме дошку.

Фільтр Мої завдання — це інструмент для пошуку, а не обмеження доступу: усі, хто бачить дошку, бачать і всі завдання на ній.

Керування

Власник керує дошкою: колонками, мітками, спільним доступом, архівуванням і видаленням. Власник також може:

• призначати співадміністраторів: співробітників, які разом керують дошкою;
• передавати дошку іншому співробітнику; попередній власник тоді стає співадміністратором.

Якщо власник залишає систему, дошка переходить до співадміністратора. Якщо такого немає, співробітник дошки бачить повідомлення, що власник більше не активний, і може взяти керування на себе.

Співпраця на дошці

• У реальному часі: якщо хтось інший змінює щось на дошці, яку ви відкрили, дошка автоматично оновлюється.
• Одночасне редагування: якщо хтось змінив завдання, поки ви його тримали відкритим, ви отримаєте сповіщення й відкриєте завдання знову. Так ви не перезапишете працю одне одного.
• Нове для вас: завдання, яке інший призначає вам, у Моїх завданнях отримує позначку Нове. На стартовому екрані є панель Мої завдання з кількістю відкритих і прострочених завдань; крапка показує, що є щось нове.
• Очищення: за допомогою Очищати виконані завдання адміністратор прибирає виконані завдання з дошки. Вони зберігаються; через Показати архів ви можете їх знову побачити. Повторно відкрито завдання повертається на дошку.

Microsoft To Do та Google Tasks

Якщо ваша організація це дозволяє, ви можете пов’язати Мої завдання з Microsoft To Do або Google Tasks, з однією з цих служб одночасно. Угорі в Завданнях виберіть Під’єднати для служби, якою користуєтеся, і надайте дозвіл. У цій службі з’явиться список з назвою програми, що містить відкриті завдання, за які відповідаєте саме ви.

• Що переноситься: назва, виконано, дедлайн і опис, а в Microsoft To Do також пріоритет. Ви можете змінювати це з обох боків.
• Що лишається в програмі: дошки, стовпці, мітки, коментарі та інші відповідальні. Google Tasks не має пріоритету; тож він і далі лишається в програмі.
• Позначення як виконаного в службі також завершує завдання тут; картка на дошці переходить до стовпця виконання.
• Якщо ви додаєте завдання до списку в службі, воно з’являється на вашій особистій дошці.
• Якщо ви видаляєте завдання в службі, воно лишається тут і не повертається до служби.
• Якщо ви можете лише переглядати завдання на дошці, у службі ви все одно можете позначити її як виконану; інші зміни буде скасовано.
• Google Tasks зберігає опис приблизно до 8 000 символів. Довший опис буде скорочено під час надсилання до Google і звідти не змінюватиметься.

Зміни в програмі майже відразу з’являються в службі. Зміни в службі надходять, щойно ви відкриваєте Завдання, а інакше — приблизно протягом пів години.

За допомогою Від’єднати зв’язок припиняється, а список зникає зі служби. Ваші завдання в програмі залишаються. Якщо ви переходите на іншу службу, з попереднім списком відбувається те саме.

Також можна вмикати й вимикати цей зв’язок у Налаштування → Інтеграції. Адміністратор дозволяє зв’язок у Адмін → Інструменти → MCP, у Microsoft To Do або Google Tasks в списку інтеграцій. Google Tasks працює лише тоді, коли організація налаштувала власну програму Google.

Ваші дані

За допомогою кнопки завантаження у верхній частині Завдань ви отримуєте огляд власних дощок, завдань і відповідей. Якщо обліковий запис видаляють, особисті дошки цієї людини зникають. Спільні дошки залишаються для інших; ім’я людини, яка пішла, зникає із завдань і відповідей.

Завдання через AI

У чаті або голосовій розмові ви можете запитати в AI про свої завдання та змінювати завдання. AI працює з тими самими правами, що й ви: вона бачить лише ті дошки, які бачите ви.

• Ставити запитання: "Що ще відкрите в Team marketing?", "Які завдання прострочені?", "Хто займається клієнтським днем?"
• Змінювати на запит: "Постав 'Клієнтський день планування' на мою дошку", "Познач пропозицію як виконану", "Встанови дедлайн звіту на 1 грудня", "Додай відповідь до завдання про локацію."
• Пункти дій із розмови або звіту: попросіть AI перетворити їх на завдання. AI підготує їх як пропозицію; вони стануть завданнями лише після того, як ви їх додасте.

Додавання пропозицій

Пропозиції від AI відображаються у верхній частині Кенісбанк → Особисте → Завдання, під Пропозиції від AI. Для кожної пропозиції видно, для якої це дошки і які завдання в ній є. Виберіть Додати біля окремого завдання, Додати все для всієї пропозиції або Не додавати, щоб відхилити пропозицію. Панель Мої завдання на стартовому екрані показує крапку, якщо є готові пропозиції.

Завдання, яке ви прямо просите створити ("додай це на мою дошку"), AI створює одразу.

AI не заповнює відповідального або дедлайн, якщо ви їх не згадали, і видаляє завдання лише якщо ви прямо цього попросите. У завданні, яке створив AI, у вікні завдання є посилання на чат, з якого воно походить.

Якщо для асистента або розмови всі інструменти вимкнено, AI також не може працювати з вашими завданнями.