Opgaver og tavler

Med Opgaver holder du styr på, hvad du stadig skal gøre, alene eller sammen med en gruppe. Du arbejder på tavler med kolonner, såsom To do, I gang og Afsluttet, og flytter en opgave ved at trække kortet til en anden kolonne. Opgaver fungerer helt inde i appen; du behøver ingen integration med en anden tjeneste.

Åbn Vidensbank → Personlig → Opgaver.

Mine opgaver

Øverst står dine tavler, nedenunder Mine opgaver: alle åbne opgaver, du er ansvarlig for, på tværs af alle dine tavler. Det er de samme opgaver som på tavlerne, ikke kopier. De er grupperet efter deadline: forfaldne, i dag, i morgen, næste uge, senere og uden deadline.

• Vælg Ny opgave for hurtigt at tilføje en opgave. Den kommer på din personlige tavle; ved din første opgave bliver tavlen oprettet for dig.
• Sæt flueben ved en opgave for at afslutte den. Kortet flytter sig derefter på tavlen til kolonnen Afsluttet.
• Klik på en opgave for at redigere den.
• Slå Vis afsluttede opgaver til for også at se dine afsluttede opgaver.

En opgave

En opgave har en titel og kan derudover have en kolonne, deadline, prioritet, labels og en beskrivelse. På en delt tavle vælger du også en eller flere ansvarlige. Hvis ingen ansvarlig vælges, lades opgaven bevidst åben; ingen udfyldes automatisk.

Tjekliste. Start en linje i beskrivelsen med - [ ] for at lave et afkrydsningspunkt:

- [ ] reservere lokaler
- [ ] sende invitation

Opgaven viser derefter punkterne som en tjekliste, og på kortet kan du se fremskridtet, f.eks. 1/2.

Kommentarer. Under en eksisterende opgave kan du skrive kommentarer. Alle, der kan se tavlen, kan læse dem.

Kun skaberen af en opgave og tavlens administratorer kan slette en opgave.

En tavle

Klik på en tavle for at åbne den. Træk et kort til en anden kolonne eller til et andet sted i samme kolonne. Et kort, du trækker til en afslutningskolonne, er afsluttet; trækker du det tilbage, er det åbent igen. Med Mine opgaver, labelfilteret og søgefeltet begrænser du det, du ser.

Vælg Ny tavle for at oprette en tavle, eller Administrer tavle for at tilpasse en eksisterende tavle:

• Kolonner: tilføj kolonner, omdøb dem og sæt dem i den ønskede rækkefølge. Markér Afsluttet ved den kolonne, hvor afsluttede opgaver skal ende. En kolonne, der stadig indeholder kort, kan ikke slettes; flyt kortene først.
• Labels: opret labels med en egen farve, f.eks. pr. projekt eller emne.
• Arkivering: en arkiveret tavle forbliver læsbar, men opgaverne forsvinder fra Mine opgaver.
• Sletning: sletter tavlen med alle opgaver og kommentarer. Dette kan kun ejeren.

Del en tavle

En tavle, du ikke deler med nogen, er personlig: kun du kan se den. Du deler en tavle via Administrer tavle.

Du kan dele med:

• Kollegaer: vælg medarbejdere fra din egen afdeling ved navn. Praktisk til en arbejdsgruppe eller et lille team.
• Alle medarbejdere på en afdeling eller et kontor: alle, der arbejder der, kan se tavlen, også dem der kommer til senere.
• Grupper: medlemmerne af et team, som du selv er medlem af.

Medarbejdere, der kan se tavlen, kan altid tilføje, ændre og kommentere opgaver. Adgang følger den aktuelle situation: den, der forlader afdelingen, kontoret eller gruppen, kan ikke længere se tavlen.

Filteret Mine opgaver er et hjælpemiddel til at søge, ikke en afskærmning: alle, der kan se tavlen, kan se alle opgaver på den.

Administration

Ejeren administrerer tavlen: kolonner, labels, deling, arkivering og sletning. Ejeren kan også:

• udpege medadministratorer: medarbejdere, der hjælper med at administrere tavlen;
• overdrage tavlen til en anden medarbejder; den tidligere ejer bliver så medadministrator.

Hvis ejeren forlader, går tavlen til en medadministrator. Hvis der ikke er en, ser en medarbejder på tavlen beskeden om, at ejeren ikke længere er aktiv, og kan overtage administrationen.

Samarbejd på en tavle

• Live: hvis en anden ændrer noget på en tavle, du har åben, opdateres tavlen automatisk.
• Redigér samtidig: hvis nogen har ændret en opgave, mens du havde den åben, får du en besked om det og åbner opgaven igen. På den måde overskriver I ikke hinandens arbejde.
• Ny for dig: en opgave, som en anden tildeler dig, får markeringen Ny under Mine opgaver. På startskærmen viser panelet Mine opgaver antallet af åbne og forfaldne opgaver; en prik viser, at der er noget nyt.
• Ryd op: med Ryd afsluttede opgaver op fjerner administratoren afsluttede opgaver fra tavlen. De bliver gemt; med Vis arkiv kan du se dem igen. En genåbnet opgave kommer tilbage på tavlen.

Microsoft To Do og Google Tasks

Hvis din organisation tillader det, kan du knytte Mine opgaver til Microsoft To Do eller Google Tasks, én af de to ad gangen. Vælg øverst i Opgaver Kobl til ved den tjeneste, du bruger, og giv tilladelse dér. I den tjeneste vises en liste med appens navn, som indeholder de åbne opgaver, du har ansvaret for.

• Hvad der følger med: titel, fuldført, deadline og beskrivelse, og i Microsoft To Do også prioritet. Det kan du ændre begge steder.
• Hvad der bliver i appen: tavler, kolonner, labels, kommentarer og andre ansvarlige. Google Tasks har ingen prioritet; den bliver derfor også i appen.
• At afkrydse i tjenesten fuldfører også opgaven her; kortet flyttes på tavlen til afslutningskolonnen.
• En opgave, du tilføjer til listen i tjenesten, kommer på din personlige tavle.
• En opgave, du sletter i tjenesten, bliver stående her og går ikke igen til tjenesten.
• Hvis du kun må se en opgave på en tavle, kan du godt afkrydse den i tjenesten; andre ændringer bliver tilbageført.
• Google Tasks gemmer en beskrivelse på op til ca. 8.000 tegn. En længere beskrivelse bliver afkortet ved overførsel til Google og ændres ikke derfra.

En ændring i appen vises næsten med det samme i tjenesten. En ændring i tjenesten kommer ind, så snart du åbner Opgaver, og ellers inden for cirka en halv time.

Med Afbryd forbindelse stoppes forbindelsen, og listen forsvinder fra tjenesten. Dine opgaver i appen bliver stående. Skifter du til den anden tjeneste, sker det samme med den gamle liste.

Du slår også forbindelsen til og fra under Indstillinger → Integrationer. En administrator tillader forbindelsen under Admin → Værktøjer → MCP, ved Microsoft To Do eller Google Tasks i listen over integrationer. Google Tasks virker kun, hvis organisationen har opsat en egen Google-app.

Dine data

Med downloadknappen øverst i Opgaver kan du hente en oversigt over dine egne tavler, opgaver og kommentarer. Hvis en konto slettes, forsvinder personens personlige tavler. Delte tavler bliver stående for de andre; navnet på den person, der er forsvundet, fjernes fra opgaver og kommentarer.

Opgaver via AI

I en chat eller en samtale med stemmen kan du spørge AI om dine opgaver og få opgaver ændret. AI arbejder med de samme rettigheder som dig: den ser kun de tavler, du selv kan se.

• Stil spørgsmål: "Hvad er stadig åbent på Team marketing?", "Hvilke opgaver er forfaldne?", "Hvem tager sig af kundedagen?"
• Ændr på anmodning: "Sæt 'Planlæg kundedag' på min tavle", "Sæt flueben ved tilbuddet", "Sæt deadline for rapporten til 1. december", "Skriv en kommentar ved opgaven om lokationen."
• Handlinger fra en samtale eller en rapport: bed AI om at gøre dem til opgaver. AI gør dem klar som forslag; de bliver først til opgaver, når du tilføjer dem.

Tilføj forslag

Forslag fra AI står øverst i Vidensbank → Personlig → Opgaver, under Forslag fra AI. For hvert forslag kan du se, hvilken tavle det gælder for, og hvilke opgaver det indeholder. Vælg Tilføj ved en enkelt opgave, Tilføj alle for hele forslaget, eller Tilføj ikke for at kassere forslaget. Panelet Mine opgaver på startskærmen viser med en prik, at der ligger forslag klar.

En opgave, som du udtrykkeligt beder om ("sæt dette på min tavle"), opretter AI med det samme.

AI udfylder ikke en ansvarlig eller deadline, som du ikke har nævnt, og sletter kun en opgave, hvis du udtrykkeligt beder om det. For en opgave, som AI har oprettet, står der i opgavevinduet en henvisning til chatten, den kommer fra.

Hvis alle værktøjer er slået fra for en assistent eller samtale, kan AI heller ikke få adgang til dine opgaver.