وظایف و تابلوها

با «وظایف» پیگیری می‌کنید چه کارهایی مانده است، چه به‌تنهایی و چه با یک گروه. شما روی تابلوهایی با ستون‌ها کار می‌کنید، مثل To do، In progress و Done، و یک وظیفه را با کشیدن کارت به ستون دیگر جابه‌جا می‌کنید. وظایف کاملاً داخل برنامه کار می‌کنند؛ برای آن‌ها به اتصال به سرویس دیگری نیاز ندارید.

Open Kennisbank → Persoonlijk → Taken.

وظایف من

در بالا تابلوهای شما قرار دارند و زیر آن وظایف من: همه وظایف بازِی که مسئولیتشان با شماست، از همه تابلوهای شما با هم. این‌ها همان وظایف روی تابلوها هستند، نه نسخه‌های کپی. آن‌ها بر اساس موعد مقرر گروه‌بندی شده‌اند: گذشته، امروز، فردا، هفتهٔ آینده، بعداً و بدون موعد.

• وظیفه جدید را انتخاب کنید تا سریع یک وظیفه اضافه کنید. این وظیفه روی تابلوی شخصی شما می‌آید؛ با اولین وظیفه‌تان، آن تابلو برای شما ساخته می‌شود.
• یک وظیفه را تیک بزنید تا تمام شود. سپس کارت روی تابلو به ستون Done منتقل می‌شود.
• روی یک وظیفه کلیک کنید تا آن را ویرایش کنید.
• نمایش وظایف انجام‌شده را روشن کنید تا وظایف انجام‌شده را هم ببینید.

یک وظیفه

یک وظیفه عنوان دارد و می‌تواند علاوه بر آن، ستون، موعد، اولویت، برچسب‌ها و توضیح هم داشته باشد. روی یک تابلوی مشترک، یک یا چند مسئول هم انتخاب می‌کنید. هرکس مسئول انتخاب نکند، عمداً وظیفه را باز می‌گذارد؛ به‌صورت خودکار کسی پر نمی‌شود.

Checklist. در توضیح، یک خط را با - [ ] شروع کنید تا یک مورد قابل تیک زدن بسازید:

- [ ] lokalen reserveren
- [ ] uitnodiging versturen

سپس وظیفه این موارد را به‌صورت فهرست قابل تیک زدن نشان می‌دهد و روی کارت، پیشرفت را می‌بینید، مثلاً 1/2.

Reacties. زیر یک وظیفهٔ موجود می‌توانید دیدگاه بگذارید. هر کسی که تابلو را می‌بیند، آن‌ها را هم می‌خواند.

فقط سازندهٔ یک وظیفه و مدیران تابلو می‌توانند یک وظیفه را حذف کنند.

یک تابلو

روی یک تابلو کلیک کنید تا باز شود. یک کارت را به ستون دیگر یا به جای دیگری در همان ستون بکشید. کارتی که به ستون تکمیل می‌کشید، تکمیل‌شده است؛ اگر آن را برگردانید، دوباره باز می‌شود. با وظایف من، فیلتر برچسب و کادر جست‌وجو، آنچه می‌بینید را محدود می‌کنید.

Nieuw bord را انتخاب کنید تا یک تابلو بسازید، یا Bord beheren را انتخاب کنید تا یک تابلو موجود را تنظیم کنید:

• Kolommen: ستون‌ها را اضافه کنید، نامشان را عوض کنید و به ترتیب دلخواه بچینید. ستونی را که وظایف انجام‌شده در آن قرار می‌گیرند با Afgerond علامت بزنید. ستونی که هنوز کارت دارد را نمی‌توان حذف کرد؛ ابتدا کارت‌ها را جابه‌جا کنید.
• Labels: برچسب‌هایی با رنگ دلخواه بسازید، مثلاً به‌ازای هر پروژه یا موضوع.
• Archiveren: یک تابلوی بایگانی‌شده خوانا می‌ماند، اما وظایف از وظایف من ناپدید می‌شوند.
• Verwijderen: تابلو را همراه با همهٔ وظایف و دیدگاه‌ها حذف می‌کند. این کار فقط برای مالک ممکن است.

به‌اشتراک‌گذاری یک تابلو

تابلویی که با هیچ‌کس به‌اشتراک نگذاشته‌اید، شخصی است: فقط شما آن را می‌بینید. یک تابلو را از طریق Bord beheren به اشتراک می‌گذارید.

می‌توانید با این‌ها به‌اشتراک بگذارید:

• Collega's: همکارانِ شعبهٔ خودتان را با نام انتخاب کنید. برای یک گروه کاری یا یک تیم کوچک مفید است.
• Alle medewerkers van een vestiging of afdeling: همهٔ کسانی که آن‌جا کار می‌کنند تابلو را می‌بینند، حتی کسانی که بعداً اضافه می‌شوند.
• Groepen: اعضای یک تیم که خودتان هم عضو آن هستید.

کارمندانی که تابلو را می‌بینند، همیشه می‌توانند وظیفه اضافه کنند، ویرایش کنند و پاسخ دهند. دسترسی بر اساس وضعیت فعلی است: هرکس شعبه، بخش یا گروه را ترک کند، دیگر تابلو را نمی‌بیند.

فیلتر وظایف من یک ابزار جست‌وجو است، نه محدودسازی: هر کسی که تابلو را می‌بیند، همهٔ وظایف روی آن را هم می‌بیند.

مدیریت

مالک، تابلو را مدیریت می‌کند: ستون‌ها، برچسب‌ها، اشتراک‌گذاری، بایگانی و حذف. مالک همچنین می‌تواند:

• مدیران همکار تعیین کند: کارمندانی که همراه او تابلو را مدیریت می‌کنند؛
• تابلو را به یک کارمند دیگر واگذار کند؛ در این صورت مالک قبلی مدیر همکار می‌شود.

اگر مالک برود، تابلو به یک مدیر همکار منتقل می‌شود. اگر چنین کسی نباشد، یک کارمندِ تابلو پیامی می‌بیند که مالک دیگر فعال نیست و می‌تواند مدیریت را بر عهده بگیرد.

همکاری روی یک تابلو

• زنده: اگر شخص دیگری چیزی را روی تابلویی که باز کرده‌اید تغییر دهد، تابلو خودکار تازه می‌شود.
• ویرایش هم‌زمان: اگر کسی وظیفه‌ای را در حالی تغییر داده باشد که شما آن را باز داشته‌اید، از این موضوع مطلع می‌شوید و وظیفه را دوباره باز می‌کنید. این‌گونه کار یکدیگر را رونویسی نمی‌کنید.
• برای شما جدید: وظیفه‌ای که دیگری به شما واگذار کند، در وظایف من با برچسب Nieuw نشان داده می‌شود. در صفحهٔ آغازین، پنل وظایف من تعداد وظایف باز و گذشته را نشان می‌دهد؛ یک نقطه یعنی چیزی جدید وجود دارد.
• پاکسازی: با Afgeronde taken opruimen مدیر، وظایف انجام‌شده را از تابلو برمی‌دارد. آن‌ها حفظ می‌شوند؛ با Archief tonen دوباره آن‌ها را می‌بینید. یک وظیفهٔ دوباره بازشده به تابلو برمی‌گردد.

Microsoft To Do و Google Tasks

اگر سازمان شما اجازه دهد، می‌توانید «کارهای من» را به Microsoft To Do یا Google Tasks وصل کنید، هر بار فقط به یکی از این دو. بالای صفحه در «Taken» روی Koppelen برای سرویسی که استفاده می‌کنید کلیک کنید و آنجا اجازه بدهید. در آن سرویس، فهرستی با نام برنامه ظاهر می‌شود که شامل کارهای بازِی است که شما مسئول آن‌ها هستید.

• آنچه منتقل می‌شود: عنوان، انجام‌شده، مهلت و توضیح، و در Microsoft To Do همچنین اولویت. این موارد را می‌توانید در هر دو طرف تغییر دهید.
• آنچه در برنامه می‌ماند: بردها، ستون‌ها، برچسب‌ها، دیدگاه‌ها و سایر مسئولان. Google Tasks اولویت ندارد؛ پس آن مورد هم در برنامه می‌ماند.
• تیک زدن در سرویس کار را اینجا هم انجام‌شده می‌کند؛ کارت روی برد به ستون انجام‌شده منتقل می‌شود.
• کاری که در سرویس به فهرست اضافه می‌کنید، روی برد شخصی شما ظاهر می‌شود.
• کاری که در سرویس حذف می‌کنید، اینجا باقی می‌ماند و دوباره به سرویس نمی‌رود.
• اگر اجازه داشته باشید فقط یک کار را روی برد ببینید، می‌توانید آن را در سرویس تیک بزنید؛ تغییرهای دیگر برگردانده می‌شوند.
• Google Tasks یک توضیح را تا حدود ۸۰۰۰ نویسه نگه می‌دارد. توضیح بلندتر به‌صورت کوتاه‌شده به Google فرستاده می‌شود و از آنجا دیگر تغییر نمی‌کند.

یک تغییر در برنامه تقریباً بلافاصله در سرویس دیده می‌شود. یک تغییر در سرویس وقتی «Taken» را باز می‌کنید وارد می‌شود، و در غیر این صورت حدود نیم ساعت بعد.

با Ontkoppelen پیوند قطع می‌شود و فهرست از سرویس ناپدید می‌شود. کارهای شما در برنامه باقی می‌مانند. اگر به سرویس دیگر بروید، برای فهرست قدیمی هم همین اتفاق می‌افتد.

همچنین می‌توانید پیوند را از Voorkeuren → Integraties روشن و خاموش کنید. یک مدیر این پیوند را از Admin → Tools → MCP و در Microsoft To Do یا Google Tasks در فهرست ادغام‌ها مجاز می‌کند. Google Tasks فقط وقتی کار می‌کند که سازمان یک برنامهٔ گوگلِ اختصاصی تنظیم کرده باشد.

داده‌های شما

با دکمهٔ دانلود در بالای وظایف، نمایی از تابلوها، وظایف و دیدگاه‌های خودتان می‌گیرید. اگر یک حساب حذف شود، تابلوهای شخصی آن فرد ناپدید می‌شوند. تابلوهای مشترک برای دیگران باقی می‌مانند؛ نام فردِ جداشده از وظایف و دیدگاه‌ها حذف می‌شود.

وظایف از طریق هوش مصنوعی

در یک گفت‌وگو یا مکالمهٔ صوتی، می‌توانید از هوش مصنوعی دربارهٔ وظایفتان بپرسید و وظایف را تغییر دهید. هوش مصنوعی با همان مجوزهای شما کار می‌کند: فقط تابلوهایی را می‌بیند که شما می‌بینید.

• پرسیدن سؤال: "چه چیزهایی هنوز باز مانده در Team marketing؟"، "کدام وظایف گذشته‌اند؟"، "چه کسی روز مشتری را هماهنگ می‌کند؟"
• تغییر به درخواست: "Klantdag plannen را روی تابلوی من بگذار"، "فاکتور را تیک بزن"، "موعد گزارش را بگذار 1 december"، "یک دیدگاه زیر وظیفهٔ مربوط به مکان بگذار."
• اقدام‌های لازم از یک گفت‌وگو یا گزارش: از هوش مصنوعی بخواهید آن‌ها را به وظیفه تبدیل کند. هوش مصنوعی آن‌ها را به‌صورت پیشنهاد آماده می‌کند؛ فقط وقتی شما آن‌ها را اضافه کنید، به وظیفه تبدیل می‌شوند.

افزودن پیشنهادها

پیشنهادهای هوش مصنوعی در بالای Kennisbank → Persoonlijk → Taken، زیر Voorstellen van de AI قرار دارند. برای هر پیشنهاد می‌بینید مربوط به کدام تابلو است و چه وظایفی داخل آن است. برای یک وظیفهٔ جداگانه Toevoegen را بزنید، برای کل پیشنهاد Alles toevoegen را انتخاب کنید، یا Niet toevoegen را بزنید تا پیشنهاد کنار گذاشته شود. پنل وظایف من در صفحهٔ آغازین با یک نقطه نشان می‌دهد که پیشنهادهایی آماده هستند.

وظیفه‌ای که خودتان صریحاً درخواست می‌کنید ("zet dit op mijn bord")، هوش مصنوعی فوراً می‌سازد.

هوش مصنوعی هیچ مسئول یا موعدی را که شما نگفته‌اید وارد نمی‌کند، و فقط وقتی شما صریحاً بخواهید یک وظیفه را حذف می‌کند. برای وظیفه‌ای که هوش مصنوعی ساخته است، در پنجرهٔ وظیفه ارجاعی به گفت‌وگویی که از آن آمده دیده می‌شود.

اگر برای یک دستیار یا گفت‌وگو همهٔ ابزارها خاموش باشند، هوش مصنوعی هم نمی‌تواند به وظایف شما دسترسی داشته باشد.