Zadania i tablice

Za pomocą Zadań śledzisz, co jeszcze musisz zrobić, samodzielnie lub z grupą. Pracujesz na tablicach z kolumnami, takimi jak Do zrobienia, W trakcie i Ukończone, i przenosisz zadanie, przeciągając kartę do innej kolumny. Zadania działają całkowicie w aplikacji; nie potrzebujesz do nich połączenia z inną usługą.

Otwórz Baza wiedzy → Osobiste → Zadania.

Moje zadania

Na górze znajdują się Twoje tablice, a poniżej Moje zadania: wszystkie otwarte zadania, za które odpowiadasz, ze wszystkich Twoich tablic razem. To te same zadania co na tablicach, a nie kopie. Są pogrupowane według terminu: przeterminowane, dziś, jutro, w przyszłym tygodniu, później i bez terminu.

• Wybierz Nowe zadanie, aby szybko dodać zadanie. Trafi ono na Twoją osobistą tablicę; przy pierwszym zadaniu tablica zostanie utworzona automatycznie.
• Zaznacz zadanie jako wykonane, aby je ukończyć. Karta zostanie wtedy przeniesiona na tablicy do kolumny Ukończone.
• Kliknij zadanie, aby je edytować.
• Włącz Pokaż ukończone zadania, aby widzieć także ukończone zadania.

Zadanie

Zadanie ma tytuł, a oprócz tego może mieć kolumnę, termin, priorytet, etykiety i opis. Na współdzielonej tablicy wybierasz też jedną lub więcej osób odpowiedzialnych. Jeśli nie wybierzesz osoby odpowiedzialnej, pozostawiasz zadanie celowo otwarte; nikt nie zostanie przypisany automatycznie.

Lista kontrolna. Zacznij w opisie nowy wiersz od - [ ], aby utworzyć punkt do odhaczania:

- [ ] zarezerwować lokal
- [ ] wysłać zaproszenie

Zadanie pokaże potem punkty jako listę kontrolną, a na karcie zobaczysz postęp, na przykład 1/2.

Komentarze. Pod istniejącym zadaniem możesz dodawać komentarze. Każdy, kto widzi tablicę, może je czytać.

Tylko autor zadania i administratorzy tablicy mogą usunąć zadanie.

Tablica

Kliknij tablicę, aby ją otworzyć. Przeciągnij kartę do innej kolumny albo w inne miejsce w tej samej kolumnie. Karta przeciągnięta do kolumny ukończenia jest ukończona; jeśli przeciągniesz ją z powrotem, znów będzie otwarta. Za pomocą Moje zadania, filtra etykiet i pola wyszukiwania ograniczasz to, co widzisz.

Wybierz Nowa tablica, aby utworzyć tablicę, albo Zarządzaj tablicą, aby dostosować istniejącą:

• Kolumny: dodawaj kolumny, zmieniaj ich nazwy i ustawiaj je w wybranej kolejności. Zaznacz Ukończone przy kolumnie, do której trafiają ukończone zadania. Nie możesz usunąć kolumny, w której nadal są karty; najpierw przenieś karty.
• Etykiety: twórz etykiety z własnym kolorem, na przykład dla projektu lub tematu.
• Archiwizowanie: zarchiwizowana tablica pozostaje czytelna, ale zadania znikają z Moich zadań.
• Usuwanie: usuwa tablicę wraz ze wszystkimi zadaniami i komentarzami. Może to zrobić tylko właściciel.

Udostępnianie tablicy

Tablica, której nie udostępniasz nikomu, jest osobista: widzisz ją tylko Ty. Udostępniasz tablicę przez Zarządzaj tablicą.

Możesz udostępniać z:

• Kolegami: wybierz pracowników z własnego oddziału po nazwisku. Przydatne dla grupy roboczej lub małego zespołu.
• Wszystkimi pracownikami oddziału lub działu: każdy, kto tam pracuje, widzi tablicę, także osoby, które dołączą później.
• Grupami: członkami zespołu, którego sam jesteś członkiem.

Pracownicy widzący tablicę mogą zawsze dodawać zadania, zmieniać je i komentować. Dostęp zależy od aktualnej sytuacji: jeśli ktoś opuści oddział, dział lub grupę, nie będzie już widział tablicy.

Filtr Moje zadania służy do wyszukiwania, a nie do ograniczania dostępu: każdy, kto widzi tablicę, widzi na niej wszystkie zadania.

Zarządzanie

Właściciel zarządza tablicą: kolumnami, etykietami, udostępnianiem, archiwizacją i usuwaniem. Właściciel może też:

• wyznaczyć współadministratorów: pracowników, którzy współzarządzają tablicą;
• przenieść tablicę na innego pracownika; poprzedni właściciel staje się wtedy współadministratorem.

Jeśli właściciel odejdzie, tablica przechodzi do współadministratora. Jeśli go nie ma, pracownik widzący tablicę zobaczy komunikat, że właściciel nie jest już aktywny, i może przejąć zarządzanie.

Współpraca na tablicy

• Na żywo: jeśli ktoś inny zmieni coś na tablicy, którą masz otwartą, tablica odświeży się automatycznie.
• Równoczesna edycja: jeśli ktoś zmodyfikował zadanie, gdy Ty miałeś je otwarte, dostaniesz o tym powiadomienie i otworzysz zadanie ponownie. Dzięki temu nie nadpiszecie swojej pracy.
• Nowe dla Ciebie: zadanie, które ktoś inny przypisze Tobie, otrzyma w Moich zadaniach oznaczenie Nowe. Na ekranie startowym panel Moje zadania pokazuje liczbę otwartych i przeterminowanych zadań; kropka oznacza, że jest coś nowego.
• Sprzątanie: za pomocą Usuń ukończone zadania administrator usuwa ukończone zadania z tablicy. Pozostają zapisane; z Pokaż archiwum zobaczysz je ponownie. Ponownie otwarte zadanie wraca na tablicę.

Microsoft To Do i Google Tasks

Jeśli organizacja na to pozwala, możesz połączyć Moje zadania z Microsoft To Do lub Google Tasks, tylko z jedną z nich naraz. U góry wybierz Połącz w sekcji Zadania przy usłudze, z której korzystasz, i udziel tam zgody. W tej usłudze pojawi się lista o nazwie aplikacji, zawierająca otwarte zadania, za które jesteś odpowiedzialny.

• Co jest synchronizowane: tytuł, ukończone, termin i opis, a w Microsoft To Do także priorytet. Możesz to zmieniać po obu stronach.
• Co zostaje w aplikacji: tablice, kolumny, etykiety, komentarze i inni odpowiedzialni. Google Tasks nie ma priorytetu; ten pozostaje więc w aplikacji.
• Zaznaczenie ukończenia w usłudze kończy też zadanie tutaj; karta przenosi się na tablicy do kolumny ukończonych.
• Zadanie, które dodasz w usłudze do listy, trafia na twoją osobistą tablicę.
• Zadanie, które usuniesz w usłudze, pozostaje tutaj i nie trafia ponownie do usługi.
• Jeśli możesz tylko wyświetlać zadanie na tablicy, możesz je w usłudze oznaczyć jako ukończone; inne zmiany zostaną cofnięte.
• Google Tasks przechowuje opis do około 8000 znaków. Dłuższy opis jest wysyłany do Google w skróconej formie i nie jest stamtąd później zmieniany.

Zmiana w aplikacji pojawia się w usłudze prawie od razu. Zmiana w usłudze trafia tutaj, gdy otworzysz Zadania, a w przeciwnym razie w ciągu około pół godziny.

Przez Rozłącz zatrzymujesz połączenie, a lista znika z usługi. Twoje zadania w aplikacji pozostają. Jeśli przełączysz się na drugą usługę, to samo dzieje się ze starą listą.

Połączenie włączysz i wyłączysz także w Preferences → Integrations. Administrator zezwala na połączenie w Admin → Tools → MCP, przy Microsoft To Do lub Google Tasks na liście integracji. Google Tasks działa tylko wtedy, gdy organizacja ma skonfigurowaną własną aplikację Google.

Twoje dane

Za pomocą przycisku pobierania u góry Zadań pobierzesz zestawienie swoich tablic, zadań i komentarzy. Jeśli konto zostanie usunięte, osobiste tablice tej osoby znikną. Współdzielone tablice pozostają dla innych; nazwisko osoby, która odeszła, znika z zadań i komentarzy.

Zadania przez AI

W czacie lub rozmowie głosowej możesz pytać AI o swoje zadania i prosić o ich modyfikację. AI działa z takimi samymi uprawnieniami jak Ty: widzi tylko te tablice, które widzisz Ty.

• Zadawanie pytań: "Co jeszcze jest otwarte w Zespole marketingu?", "Które zadania są przeterminowane?", "Kto zajmuje się dniem klienta?"
• Zmiany na prośbę: "Ustaw 'Zaplanować dzień klienta' na mojej tablicy", "Odhacz ofertę", "Ustaw termin raportu na 1 grudnia", "Dodaj komentarz do zadania o lokalizacji."
• Pozycje do działania z rozmowy lub notatki: poproś AI, aby zamieniła je w zadania. AI przygotuje je jako propozycję; staną się zadaniami dopiero, gdy je dodasz.

Dodawanie propozycji

Propozycje od AI znajdują się u góry Baza wiedzy → Osobiste → Zadania, w sekcji Propozycje od AI. Przy każdej propozycji widzisz, której tablicy dotyczy i jakie zadania zawiera. Wybierz Dodaj przy pojedynczym zadaniu, Dodaj wszystko dla całej propozycji albo Nie dodawaj, aby odrzucić propozycję. Panel Moje zadania na ekranie startowym pokazuje kropką, że są gotowe propozycje.

Jeśli wyraźnie poprosisz o zadanie ("dodaj to na moją tablicę"), AI utworzy je od razu.

AI nie uzupełnia osoby odpowiedzialnej ani terminu, których nie wymieniłeś, i usuwa zadanie tylko wtedy, gdy wyraźnie o to poprosisz. Przy zadaniu utworzonym przez AI w oknie zadania znajduje się odwołanie do czatu, z którego pochodzi.

Jeśli dla asystenta lub rozmowy wszystkie narzędzia są wyłączone, AI nie ma też dostępu do Twoich zadań.