المهام واللوحات

باستخدام المهام تتتبّع ما عليك إنجازه، بمفردك أو مع مجموعة. تعمل على لوحات تحتوي أعمدة مثل للقيام وقيد التنفيذ ومكتمل، وتنقل المهمة بسحب البطاقة إلى عمود آخر. تعمل المهام بالكامل داخل التطبيق؛ ولا تحتاج إلى ربطها بأي خدمة أخرى.

افتح قاعدة المعرفة → شخصي → المهام.

مهامي

في الأعلى تظهر لوحاتك، وتحتها مهامي: جميع المهام المفتوحة التي أنت مسؤول عنها، من كل لوحاتك معًا. وهي نفس المهام الموجودة على اللوحات، وليست نسخًا منها. تُعرض مجمّعة حسب الموعد النهائي: منتهية، اليوم، غدًا، الأسبوع القادم، لاحقًا، ومن دون موعد نهائي.

• اختر مهمة جديدة لإضافة مهمة بسرعة. ستظهر على لوحتك الشخصية؛ وعند أول مهمة لك سيتم إنشاء هذه اللوحة تلقائيًا.
• ضع علامة على مهمة لإتمامها. عندها تنتقل البطاقة على اللوحة إلى عمود مكتمل.
• انقر على مهمة لتعديلها.
• فعّل عرض المهام المكتملة لرؤية مهامك المكتملة أيضًا.

مهمة

للمهمة عنوان، ويمكن أن تحتوي أيضًا على عمود، وموعد نهائي، وأولوية، ووسوم، ووصف. في لوحة مشتركة، تختار أيضًا مسؤولًا واحدًا أو أكثر. من لا يختار مسؤولًا يترك المهمة عمدًا مفتوحة؛ فلن يتم تعيين أحد تلقائيًا.

قائمة تحقق. ابدأ سطرًا في الوصف بـ - [ ] لإنشاء نقطة قابلة للتأشير:

- [ ] حجز القاعة
- [ ] إرسال الدعوة

بعد ذلك تعرض المهمة النقاط كقائمة تحقق، وعلى البطاقة ترى التقدّم، مثل 1/2.

الردود. تحت أي مهمة موجودة يمكنك إضافة ردود. كل من يرى اللوحة يطّلع عليها.

فقط منشئ المهمة ومديرو اللوحة يمكنهم حذف مهمة.

لوحة

انقر على لوحة لفتحها. اسحب بطاقة إلى عمود آخر أو إلى موضع آخر داخل العمود نفسه. البطاقة التي تسحبها إلى عمود الإنهاء تكون مكتملة؛ وإذا سحبتها للخلف، تعود مفتوحة. باستخدام مهامي، وفلتر الوسوم، وحقل البحث، يمكنك تضييق ما تراه.

اختر لوحة جديدة لإنشاء لوحة، أو إدارة اللوحة لتعديل لوحة موجودة:

• الأعمدة: أضف أعمدة، وأعد تسميتها، ورتّبها بالترتيب الذي تريده. فعّل مكتمل لدى العمود الذي ستصل إليه المهام المكتملة. لا يمكنك حذف عمود ما زالت توجد فيه بطاقات؛ انقل البطاقات أولًا.
• الوسوم: أنشئ وسومًا بلون خاص، مثلًا حسب المشروع أو الموضوع.
• الأرشفة: تبقى اللوحة المؤرشفة قابلة للقراءة، لكن المهام تختفي من مهامي.
• الحذف: يحذف اللوحة مع جميع المهام والردود. هذا متاح للمالك فقط.

مشاركة لوحة

اللوحة التي لا تشاركها مع أحد تكون شخصية: أنت وحدك من يراها. يمكنك مشاركة لوحة عبر إدارة اللوحة.

يمكنك المشاركة مع:

• الزملاء: اختر الموظفين من فرعك نفسه بالاسم. مفيد لمجموعة عمل أو فريق صغير.
• جميع موظفي فرع أو قسم: كل من يعمل هناك يرى اللوحة، حتى من ينضم لاحقًا.
• المجموعات: أعضاء فريق تكون أنت عضوًا فيه.

الموظفون الذين يرون اللوحة يمكنهم دائمًا إضافة المهام وتعديلها والرد عليها. تتبع الصلاحية الوضع الحالي: من يغادر الفرع أو القسم أو المجموعة لن يرى اللوحة بعد ذلك.

الفلتر مهامي أداة للبحث، وليس للحجب: كل من يرى اللوحة يرى جميع المهام الموجودة فيها.

الإدارة

المالك يدير اللوحة: الأعمدة، والوسوم، والمشاركة، والأرشفة، والحذف. ويمكن للمالك أيضًا:

• تعيين مديرين مشاركين: موظفين يديرون اللوحة معه؛
• نقل اللوحة إلى موظف آخر؛ وعندها يصبح المالك السابق مديرًا مشاركًا.

إذا غادر المالك، تنتقل اللوحة إلى مدير مشارك. وإن لم يوجد، يرى أحد موظفي اللوحة رسالة تفيد بأن المالك لم يعد نشطًا ويمكنه تولي الإدارة.

التعاون على لوحة

• مباشر: إذا غيّر شخص آخر شيئًا على لوحة مفتوحة لديك، تُحدَّث اللوحة تلقائيًا.
• التعديل المتزامن: إذا عدّل أحدهم مهمة بينما كانت مفتوحة لديك، فستتلقى إشعارًا وتفتح المهمة من جديد. بهذه الطريقة لا يكتب أحد فوق عمل الآخر.
• جديد بالنسبة لك: المهمة التي يعيّنها لك شخص آخر تحصل في مهامي على وسم جديد. على الشاشة الرئيسية تظهر لوحة مهامي مع عدد المهام المفتوحة والمتأخرة؛ وتدل نقطة على وجود شيء جديد.
• تنظيف: باستخدام تنظيف المهام المكتملة يزيل المدير المهام المكتملة من اللوحة. تبقى محفوظة؛ ومع عرض الأرشيف يمكنك رؤيتها مرة أخرى. المهمة التي يُعاد فتحها تعود إلى اللوحة.

‏Microsoft To Do وGoogle Tasks

إذا سمحت مؤسستك بذلك، فيمكنك ربط مهامي بـ Microsoft To Do أو Google Tasks، وأحدهما فقط في الوقت نفسه. اختر في الأعلى المهام → ربط لدى الخدمة التي تستخدمها وامنح الإذن هناك. ستظهر في تلك الخدمة قائمة تحمل اسم التطبيق، وتضم المهام المفتوحة التي أنت المسؤول عنها.

• ما ينتقل: العنوان، ومكتمل، والموعد النهائي، والوصف، وفي Microsoft To Do أيضًا الأولوية. ويمكنك تعديل ذلك من الجانبين.
• ما يبقى في التطبيق: اللوحات، والأعمدة، والوسوم، والتعليقات، والمسؤولون الآخرون. لا يحتوي Google Tasks على أولوية؛ لذا تبقى هذه أيضًا في التطبيق.
• وضع علامة الاكتمال في الخدمة يُكمل المهمة هنا أيضًا؛ وتنتقل البطاقة على اللوحة إلى عمود الاكتمال.
• المهمة التي تضيفها إلى القائمة في الخدمة تظهر على لوحتك الشخصية.
• المهمة التي تحذفها من الخدمة تبقى هنا ولا تُرسل مرة أخرى إلى الخدمة.
• إذا كان بإمكانك عرض مهمة على لوحة فقط، فيمكنك وضع علامة اكتمال عليها في الخدمة؛ أما التغييرات الأخرى فسيتم إرجاعها.
• يحتفظ Google Tasks بوصف حتى نحو 8000 حرف. أي وصف أطول يُختصر عند إرساله إلى Google ولا يُعدَّل من هناك.

يصل أي تغيير في التطبيق إلى الخدمة فورًا تقريبًا. أما التغيير في الخدمة فيصل بمجرد فتح المهام، وإلا ففي غضون نصف ساعة تقريبًا.

باستخدام إلغاء الربط يتوقف الربط وتختفي القائمة من الخدمة. وتبقى مهامك في التطبيق. وإذا انتقلت إلى الخدمة الأخرى، يحدث الأمر نفسه مع القائمة القديمة.

يمكنك أيضًا تشغيل الربط وإيقافه من خلال الإعدادات → التكاملات. يتيح مدير النظام الربط من خلال المسؤول → الأدوات → MCP، عند Microsoft To Do أو Google Tasks في قائمة التكاملات. يعمل Google Tasks فقط إذا كانت المؤسسة قد أعدت تطبيقًا خاصًا بها من Google.

بياناتك

باستخدام زر التنزيل في أعلى المهام تحصل على نظرة عامة على لوحاتك ومهامك وردودك. إذا حُذف حساب، تختفي اللوحات الشخصية لذلك الشخص. تبقى اللوحات المشتركة للآخرين؛ ويزول اسم الشخص الذي غادر من المهام والردود.

المهام عبر الذكاء الاصطناعي

في محادثة أو حوار صوتي يمكنك أن تسأل الذكاء الاصطناعي عن مهامك وتطلب منه تعديل المهام. يعمل الذكاء الاصطناعي بنفس الصلاحيات التي لديك: فهو يرى فقط اللوحات التي تراها أنت.

• طرح الأسئلة: "ما الذي ما زال مفتوحًا في فريق التسويق؟"، "ما المهام المتأخرة؟"، "من يتولى يوم العملاء؟"
• التعديل عند الطلب: "ضع 'تخطيط يوم العملاء' على لوحتي"، "ضع علامة مكتملة على العرض"، "اضبط موعد التقرير النهائي على 1 ديسمبر"، "أضف ردًا إلى مهمة الموقع."
• بنود عمل من محادثة أو تقرير: اطلب من الذكاء الاصطناعي أن يحولها إلى مهام. يجهّزها الذكاء الاصطناعي كاقتراحات؛ ولا تصبح مهامًا إلا بعد أن تضيفها أنت.

إضافة الاقتراحات

تظهر اقتراحات الذكاء الاصطناعي في أعلى قاعدة المعرفة → شخصي → المهام، تحت اقتراحات الذكاء الاصطناعي. لكل اقتراح ترى اللوحة التابعة له والمهام التي يحتويها. اختر إضافة لمهمة منفردة، أو إضافة الكل للاقتراح كله، أو عدم الإضافة للتخلّص من الاقتراح. وتُظهر لوحة مهامي في الشاشة الرئيسية نقطة تدل على وجود اقتراحات جاهزة.

المهمة التي تطلبها أنت بشكل صريح ("ضع هذا على لوحتي") ينشئها الذكاء الاصطناعي مباشرة.

لا يملأ الذكاء الاصطناعي مسؤولًا أو موعدًا نهائيًا لم تذكره أنت، ولا يحذف مهمة إلا إذا طلبت ذلك صراحة. وعند مهمة أنشأها الذكاء الاصطناعي، يظهر في نافذة المهمة رابط إلى المحادثة التي جاءت منها.

إذا كانت جميع الأدوات متوقفة لمساعد أو لمحادثة، فلن يتمكن الذكاء الاصطناعي أيضًا من الوصول إلى مهامك.