Tarefas e quadros

Com Tarefas, você controla o que ainda precisa fazer, sozinho ou em grupo. Você trabalha em quadros com colunas, como A fazer, Em andamento e Concluído, e move uma tarefa arrastando o cartão para outra coluna. As tarefas funcionam totalmente dentro do app; você não precisa de uma integração com outro serviço.

Abra Base de conhecimento → Pessoal → Tarefas.

Minhas tarefas

Na parte superior estão os seus quadros, abaixo Minhas tarefas: todas as tarefas em aberto pelas quais você é responsável, reunidas de todos os seus quadros. São as mesmas tarefas dos quadros, sem cópias. Elas ficam agrupadas por prazo: vencidas, hoje, amanhã, próxima semana, mais tarde e sem prazo.

• Escolha Nova tarefa para adicionar rapidamente uma tarefa. Ela vai para o seu quadro pessoal; na sua primeira tarefa, esse quadro será criado para você.
• Marque uma tarefa como concluída para finalizá-la. O cartão então se move no quadro para a coluna Concluído.
• Clique em uma tarefa para editá-la.
• Ative Mostrar tarefas concluídas para ver também suas tarefas concluídas.

Uma tarefa

Uma tarefa tem um título e também pode ter uma coluna, prazo, prioridade, etiquetas e uma descrição. Em um quadro compartilhado, você também escolhe um ou mais responsáveis. Quem não escolhe um responsável deixa a tarefa intencionalmente em aberto; ninguém é preenchido automaticamente.

Checklist. Comece uma linha na descrição com - [ ] para criar um item de verificação:

- [ ] reservar local
- [ ] enviar convite

Depois disso, a tarefa mostra os itens como lista de verificação e você vê o progresso no cartão, por exemplo 1/2.

Comentários. Abaixo de uma tarefa existente, você pode adicionar comentários. Todos que veem o quadro também leem esses comentários.

Apenas o criador de uma tarefa e os administradores do quadro podem excluir uma tarefa.

Um quadro

Clique em um quadro para abri-lo. Arraste um cartão para outra coluna ou para outro lugar na mesma coluna. Um cartão que você arrasta para uma coluna de conclusão é concluído; se você o arrastar de volta, ele volta a ficar em aberto. Com Minhas tarefas, o filtro de etiquetas e o campo de pesquisa, você limita o que vê.

Escolha Novo quadro para criar um quadro, ou Gerenciar quadro para ajustar um quadro existente:

• Colunas: adicione colunas, renomeie-as e coloque-as na ordem desejada. Marque Concluído na coluna para a qual as tarefas concluídas vão. Não é possível excluir uma coluna que ainda contém cartões; mova os cartões primeiro.
• Etiquetas: crie etiquetas com uma cor própria, por exemplo por projeto ou assunto.
• Arquivar: um quadro arquivado continua legível, mas as tarefas desaparecem de Minhas tarefas.
• Excluir: remove o quadro com todas as tarefas e comentários. Isso só pode ser feito pelo proprietário.

Compartilhar um quadro

Um quadro que você não compartilha com ninguém é pessoal: só você o vê. Você compartilha um quadro por meio de Gerenciar quadro.

Você pode compartilhar com:

• Colegas: escolha colaboradores da sua própria unidade pelo nome. Útil para um grupo de trabalho ou uma equipe pequena.
• Todos os colaboradores de uma unidade ou departamento: todos que trabalham lá veem o quadro, inclusive quem entrar depois.
• Grupos: os membros de uma equipe da qual você também faz parte.

Colaboradores que veem o quadro sempre podem adicionar, alterar e comentar tarefas. O acesso segue a situação atual: quem sai da unidade, departamento ou grupo deixa de ver o quadro.

O filtro Minhas tarefas é uma ferramenta de busca, não uma restrição: todos que veem o quadro veem todas as tarefas nele.

Administração

O proprietário administra o quadro: colunas, etiquetas, compartilhamento, arquivamento e exclusão. O proprietário também pode:

• indicar coadministradores: colaboradores que ajudam a administrar o quadro;
• transferir o quadro para outro colaborador; o proprietário anterior então se torna coadministrador.

Se o proprietário sair, o quadro passa para um coadministrador. Se não houver um, um colaborador do quadro verá a mensagem de que o proprietário não está mais ativo e poderá assumir a administração.

Colaborar em um quadro

• Ao vivo: se outra pessoa alterar algo em um quadro que você tem aberto, o quadro é atualizado automaticamente.
• Editar ao mesmo tempo: se alguém alterou uma tarefa enquanto você a mantinha aberta, você recebe uma notificação e abre a tarefa novamente. Assim, vocês não sobrescrevem o trabalho um do outro.
• Novo para você: uma tarefa que outra pessoa atribui a você recebe a marcação Novo em Minhas tarefas. Na tela inicial, o painel Minhas tarefas mostra a quantidade de tarefas abertas e vencidas; um ponto indica que há algo novo.
• Limpeza: com Limpar tarefas concluídas, o administrador remove as tarefas concluídas do quadro. Elas permanecem guardadas; com Mostrar arquivo, você as vê novamente. Uma tarefa reaberta volta para o quadro.

Microsoft To Do e Google Tasks

Se a sua organização permitir, pode ligar as Minhas tarefas ao Microsoft To Do ou ao Google Tasks, um dos dois de cada vez. No topo, escolha Tarefas → Ligar para o serviço que usa e dê permissão aí. Nesse serviço, aparece uma lista com o nome da app, contendo as tarefas em aberto pelas quais é responsável.

• O que é sincronizado: título, concluído, prazo e descrição, e no Microsoft To Do também a prioridade. Pode alterar tudo em ambos os lados.
• O que fica na app: quadros, colunas, etiquetas, comentários e outros responsáveis. O Google Tasks não tem prioridade; por isso, essa também fica na app.
• Marcar como concluído no serviço também conclui a tarefa aqui; o cartão muda no quadro para a coluna de conclusão.
• Uma tarefa que adicionar à lista no serviço fica no seu quadro pessoal.
• Uma tarefa que eliminar no serviço continua aqui e não volta a ser enviada para o serviço.
• Se só puder ver uma tarefa num quadro, pode marcá-la como concluída no serviço; as outras alterações são revertidas.
• O Google Tasks guarda uma descrição até cerca de 8.000 caracteres. Uma descrição mais longa é truncada para o Google e, a partir daí, não é alterada.

Uma alteração na app aparece quase de imediato no serviço. Uma alteração no serviço chega assim que abrir Tarefas e, caso contrário, dentro de cerca de meia hora.

Com Desligar, a ligação é interrompida e a lista desaparece do serviço. As suas tarefas na app mantêm-se. Se mudar para o outro serviço, acontece o mesmo com a lista antiga.

Também pode ligar e desligar a integração em Preferências → Integrações. Um administrador permite a ligação em Admin → Ferramentas → MCP, em Microsoft To Do ou Google Tasks na lista de integrações. O Google Tasks só funciona se a organização tiver uma app Google própria configurada.

Seus dados

Com o botão de download no topo de Tarefas, você obtém uma visão geral dos seus próprios quadros, tarefas e comentários. Se uma conta for excluída, os quadros pessoais dessa pessoa desaparecem. Os quadros compartilhados permanecem para os demais; o nome da pessoa que saiu desaparece das tarefas e comentários.

Tarefas via IA

Em um chat ou conversa por voz, você pode perguntar à IA sobre suas tarefas e fazer alterações nelas. A IA trabalha com os mesmos direitos que você: ela só vê os quadros que você vê.

• Fazer perguntas: "O que ainda está em aberto em Equipe de marketing?", "Quais tarefas estão vencidas?", "Quem organiza o dia do cliente?"
• Alterar sob solicitação: "Coloque 'Planejar o dia do cliente' no meu quadro", "Marque a proposta como concluída", "Defina o prazo do relatório para 1º de dezembro", "Adicione um comentário à tarefa sobre o local."
• Ações de uma conversa ou relatório: peça à IA para transformá-las em tarefas. A IA as prepara como proposta; elas só se tornam tarefas quando você as adiciona.

Adicionar sugestões

As sugestões da IA ficam no topo de Base de conhecimento → Pessoal → Tarefas, em Sugestões da IA. Em cada sugestão, você vê para qual quadro ela é e quais tarefas ela contém. Escolha Adicionar em uma tarefa individual, Adicionar tudo para a proposta inteira, ou Não adicionar para descartar a sugestão. O painel Minhas tarefas na tela inicial mostra um ponto quando há sugestões prontas.

Uma tarefa pela qual você pede explicitamente ("coloque isso no meu quadro") é criada diretamente pela IA.

A IA não preenche um responsável ou prazo que você não tenha mencionado e só exclui uma tarefa se você pedir isso explicitamente. Em uma tarefa criada pela IA, a janela da tarefa mostra uma referência ao chat de onde ela veio.

Se todas as ferramentas estiverem desativadas para um assistente ou conversa, a IA também não consegue acessar suas tarefas.