Tareas y tableros

Con Tareas haces seguimiento de lo que aún tienes que hacer, solo o junto con un grupo. Trabajas en tableros con columnas, como Por hacer, En curso y Completado, y mueves una tarea arrastrando la tarjeta a otra columna. Las tareas funcionan completamente dentro de la app; no necesitas conectarlas con otro servicio.

Abre Base de conocimientos → Personal → Tareas.

Mis tareas

Arriba están tus tableros; debajo, Mis tareas: todas las tareas abiertas de las que eres responsable, de todos tus tableros juntos. Son las mismas tareas que están en los tableros, no copias. Se agrupan por fecha límite: vencidas, hoy, mañana, la próxima semana, más tarde y sin fecha límite.

• Elige Nueva tarea para añadir rápidamente una tarea. Se añadirá a tu tablero personal; con tu primera tarea, ese tablero se creará para ti.
• Marca una tarea como hecha para completarla. La tarjeta se moverá entonces en el tablero a la columna Completado.
• Haz clic en una tarea para editarla.
• Activa Mostrar tareas completadas para ver también tus tareas completadas.

Una tarea

Una tarea tiene un título y además puede tener una columna, fecha límite, prioridad, etiquetas y una descripción. En un tablero compartido también eliges uno o más responsables. Quien no elija un responsable deja la tarea deliberadamente abierta; no se asigna nadie automáticamente.

Lista de verificación. Empieza una línea con - [ ] en la descripción para crear un punto marcable:

- [ ] reservar sala
- [ ] enviar invitación

La tarea muestra después los puntos como lista de verificación y en la tarjeta ves el progreso, por ejemplo 1/2.

Comentarios. Debajo de una tarea existente puedes publicar comentarios. Cualquiera que vea el tablero también los leerá.

Solo el creador de una tarea y los administradores del tablero pueden eliminar una tarea.

Un tablero

Haz clic en un tablero para abrirlo. Arrastra una tarjeta a otra columna o a otro lugar dentro de la misma columna. Una tarjeta que arrastras a una columna de finalización queda completada; si la arrastras de vuelta, vuelve a estar abierta. Con Mis tareas, el filtro de etiquetas y el campo de búsqueda limitas lo que ves.

Elige Nuevo tablero para crear un tablero, o Administrar tablero para modificar uno existente:

• Columnas: añade columnas, cámbiales el nombre y ordénalas como quieras. Marca Completado en la columna donde deben acabar las tareas completadas. No puedes eliminar una columna que todavía tenga tarjetas; primero mueve las tarjetas.
• Etiquetas: crea etiquetas con un color propio, por ejemplo por proyecto o tema.
• Archivar: un tablero archivado sigue siendo legible, pero las tareas desaparecen de Mis tareas.
• Eliminar: elimina el tablero con todas las tareas y comentarios. Solo puede hacerlo el propietario.

Compartir un tablero

Un tablero que no compartes con nadie es personal: solo tú lo ves. Compartes un tablero mediante Administrar tablero.

Puedes compartir con:

• Colegas: elige empleados de tu propia sede por nombre. Útil para un grupo de trabajo o un equipo pequeño.
• Todos los empleados de una sede o departamento: cualquiera que trabaje allí ve el tablero, incluso quien se incorpore más tarde.
• Grupos: los miembros de un equipo del que tú mismo eres miembro.

Los empleados que ven el tablero siempre pueden añadir, modificar y comentar tareas. El acceso sigue la situación actual: quien abandona la sede, el departamento o el grupo deja de ver el tablero.

El filtro Mis tareas es una ayuda para buscar, no una restricción: cualquiera que vea el tablero ve todas las tareas que contiene.

Gestión

El propietario administra el tablero: columnas, etiquetas, compartir, archivar y eliminar. El propietario también puede:

• designar coadministradores: empleados que administran el tablero junto con él;
• transferir el tablero a otro empleado; el propietario anterior pasa entonces a ser coadministrador.

Si el propietario se va, el tablero pasa a un coadministrador. Si no hay ninguno, un empleado del tablero verá el aviso de que el propietario ya no está activo y podrá asumir la gestión.

Colaborar en un tablero

• En vivo: si otra persona cambia algo en un tablero que tienes abierto, el tablero se actualiza automáticamente.
• Editar simultáneamente: si alguien modificó una tarea mientras tú la tenías abierta, recibirás una notificación y volverás a abrir la tarea. Así no sobrescribís el trabajo del otro.
• Nuevo para ti: una tarea que otra persona te asigna recibe la marca Nuevo en Mis tareas. En la pantalla de inicio aparece el panel Mis tareas con el número de tareas abiertas y vencidas; un punto indica que hay algo nuevo.
• Limpiar: con Limpiar tareas completadas el administrador quita del tablero las tareas completadas. Siguen guardadas; con Mostrar archivo las vuelves a ver. Una tarea reabierta vuelve al tablero.

Microsoft To Do y Google Tasks

Si tu organización lo permite, puedes vincular Mis tareas con Microsoft To Do o Google Tasks, uno de los dos a la vez. En la parte superior de Tareas, elige Conectar en el servicio que uses y concede allí el permiso. En ese servicio aparecerá una lista con el nombre de la aplicación, que contendrá las tareas pendientes de las que eres responsable.

• Lo que se sincroniza: título, completada, fecha límite y descripción, y en Microsoft To Do también la prioridad. Puedes modificar estos datos en ambos lados.
• Lo que se queda en la app: tableros, columnas, etiquetas, comentarios y otros responsables. Google Tasks no tiene prioridad; por tanto, esa parte también se queda en la app.
• Marcar como completada en el servicio también completa la tarea aquí; la tarjeta se mueve en el tablero a la columna de completadas.
• Una tarea que añadas a la lista en el servicio aparece en tu tablero personal.
• Una tarea que elimines en el servicio sigue aquí y no vuelve a enviarse al servicio.
• Si solo puedes ver una tarea en un tablero, sí puedes marcarla como completada en el servicio; los demás cambios se revertirán.
• Google Tasks guarda una descripción de hasta unos 8.000 caracteres. Si la descripción es más larga, se enviará recortada a Google y no se modificará desde allí.

Un cambio en la aplicación aparece casi de inmediato en el servicio. Un cambio en el servicio llega en cuanto abres Tareas y, si no, en aproximadamente media hora.

Con Desconectar se detiene la vinculación y la lista desaparece del servicio. Tus tareas en la aplicación permanecen. Si cambias al otro servicio, ocurrirá lo mismo con la lista antigua.

También puedes activar y desactivar la vinculación en Preferencias → Integraciones. Un administrador permite la vinculación en Admin → Herramientas → MCP, en Microsoft To Do o Google Tasks en la lista de integraciones. Google Tasks solo funciona si la organización tiene configurada su propia aplicación de Google.

Tus datos

Con el botón de descarga de la parte superior de Tareas obtienes un resumen de tus propios tableros, tareas y comentarios. Si se elimina una cuenta, desaparecen los tableros personales de esa persona. Los tableros compartidos permanecen para los demás; el nombre de la persona que se ha ido desaparece de las tareas y los comentarios.

Tareas a través de la IA

En un chat o conversación de voz puedes preguntar a la IA por tus tareas y dejar que las modifique. La IA trabaja con los mismos permisos que tú: solo ve los tableros que tú ves.

• Hacer preguntas: "¿Qué queda pendiente en Equipo marketing?", "¿Qué tareas están vencidas?", "¿Quién se encarga de la jornada para clientes?"
• Modificar a petición: "Pon 'Planificar la jornada para clientes' en mi tablero", "Marca la oferta como hecha", "Pon la fecha límite del informe en 1 de diciembre", "Añade un comentario a la tarea sobre la ubicación."
• Puntos de acción de una conversación o informe: pide a la IA que los convierta en tareas. La IA las deja preparadas como propuesta; solo se convierten en tareas cuando las añades.

Añadir propuestas

Las propuestas de la IA aparecen en la parte superior de Base de conocimientos → Personal → Tareas, debajo de Propuestas de la IA. En cada propuesta ves para qué tablero es y qué tareas contiene. Elige Añadir para una tarea individual, Añadir todo para toda la propuesta, o No añadir para descartarla. El panel Mis tareas de la pantalla de inicio muestra con un punto que hay propuestas listas.

Una tarea que pides expresamente ("pon esto en mi tablero") la crea la IA de inmediato.

La IA no rellena un responsable ni una fecha límite que no hayas mencionado, y solo elimina una tarea si se lo pides expresamente. En una tarea creada por la IA aparece en la ventana de la tarea una referencia al chat del que procede.

Si para un asistente o conversación todas las herramientas están desactivadas, la IA tampoco puede acceder a tus tareas.