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任务与看板

使用任务，你可以跟踪还需要做什么，无论是独自完成还是与团队一起协作。你在带有列的看板上工作，例如待办、进行中和已完成，并通过将任务卡片拖到其他列来移动任务。任务完全在应用内运行；无需连接其他服务。

打开 知识库 → 个人 → 任务。

我的任务​

顶部是你的看板，下面是我的任务：所有由你负责的未完成任务，来自你所有看板的汇总。这些任务与看板上的任务完全相同，不是副本。它们按截止日期分组：已逾期、今天、明天、下周、之后以及无截止日期。

  • 选择新任务可快速添加任务。它会出现在你的个人看板上；当你创建第一项任务时，系统会为你自动创建该看板。
  • 勾选任务可将其完成。此时卡片会在看板上移到已完成列。
  • 点击任务可进行编辑。
  • 打开显示已完成任务，也可以查看已完成的任务。

单个任务​

一个任务有标题，也可以包含列、截止日期、优先级、标签和描述。在共享看板上，你还可以选择一位或多位负责人。若不选择负责人，就是有意保持任务未分配；不会自动填入任何人。

清单。 在描述中以 - [ ] 开头新的一行即可创建一个复选项：

- [ ] 预订场地
- [ ] 发送邀请

之后任务会将这些条目显示为清单，在卡片上你还能看到进度，例如 1/2。

评论。 你可以在现有任务下方发表评论。所有能看到该看板的人都能读到这些评论。

只有任务的创建者和看板管理员可以删除任务。

看板​

点击一个看板即可打开。将卡片拖到另一列，或同一列中的其他位置。拖到完成列的卡片即表示已完成；拖回去则会重新变为未完成。通过我的任务、标签筛选器和搜索框，你可以缩小可见内容范围。

选择新建看板来创建看板，或选择管理看板来调整现有看板：

  • 列：添加列、重命名并按所需顺序排列。将已完成标记给用于存放已完成任务的列。包含卡片的列无法删除；请先移动这些卡片。
  • 标签：创建带有自定义颜色的标签，例如按项目或主题分类。
  • 归档：归档后的看板仍可查看，但任务会从我的任务中消失。
  • 删除：删除看板及其所有任务和评论。此操作仅限所有者。

共享看板​

与你未共享的看板是个人看板：只有你能看到。你可以通过管理看板进行共享。

你可以与以下对象共享：

  • 同事：按姓名选择你自己机构中的员工。适合工作组或小团队。
  • 某机构或部门的所有员工：在该处工作的每个人都能看到此看板，即使之后才加入也一样。
  • 群组：你自己也属于的某个团队的成员。

能够看到看板的员工始终可以添加、修改和评论任务。访问权限会反映当前情况：离开该机构、部门或群组的人将不再看到该看板。

筛选器我的任务只是查找工具，不是隔离机制：所有能看到看板的人都能看到其中的全部任务。

管理​

看板由所有者管理：列、标签、共享、归档和删除。所有者还可以：

  • 指定共同管理员：协助管理看板的员工；
  • 将看板转交给另一位员工；原所有者随后成为共同管理员。

如果所有者离开，看板会转给一位共同管理员。如果没有共同管理员，看板中的一名员工会看到所有者已不再活跃的提示，并可以接管管理。

在看板上协作​

  • 实时：如果其他人在你打开看板时修改了内容，看板会自动刷新。
  • 同时编辑：如果某人修改了你打开着的任务，你会收到提示，需要重新打开该任务。这样就不会互相覆盖工作。
  • 对你来说是新的：当其他人把任务分配给你时，它会在“我的任务”中标记为新。在首页上，“我的任务”面板会显示未完成和逾期任务数量；一个圆点表示有新内容。
  • 清理：使用清理已完成任务，管理员可以将已完成任务从看板中移除。它们仍会被保留；通过显示归档可以再次看到。重新打开的任务会回到看板上。

Microsoft To Do 和 Google Tasks​

如果你的组织允许，你可以将“我的任务”连接到 Microsoft To Do 或 Google Tasks，一次只能连接其中一个。先在顶部的“任务”中，针对你使用的服务选择连接并授予权限。该服务中会出现一个带有应用名称的列表，其中包含由你负责的未完成任务。

  • 同步内容：标题、完成状态、截止日期和描述；在 Microsoft To Do 中还包括优先级。这些内容可在双方修改。
  • 仅保留在应用中的内容：看板、列、标签、评论和其他负责人。Google Tasks 不支持优先级；因此该项也会保留在应用中。
  • 在服务中勾选完成也会在这里将任务标记为完成；卡片会在看板上移到完成列。
  • 你在服务中添加到列表的任务，会出现在你的个人看板上。
  • 你在服务中删除的任务，仍会保留在这里，不会再次发送到服务中。
  • 如果你在看板上只能查看某个任务，那么你仍然可以在服务中将其标记为完成；其他更改会被还原。
  • Google Tasks 会保存约 8000 个字符的描述。更长的描述会被截断后发送到 Google，并且不会从那里再被修改。

应用中的更改几乎会立即同步到服务中。服务中的更改会在你打开“任务”时同步进来，否则大约半小时内同步。

使用断开连接会停止关联，并从服务中移除该列表。你在应用中的任务会保留。如果你切换到另一项服务，旧列表也会发生同样的情况。

你也可以在设置 → 集成中开启或关闭该关联。管理员可在管理 → 工具 → MCP中的集成列表里，为Microsoft To Do或Google Tasks允许该关联。Google Tasks 只有在组织已配置自己的 Google 应用时才可使用。

你的数据​

使用任务页面顶部的下载按钮，你可以获取自己看板、任务和评论的概览。若某个账户被删除，该人的个人看板也会消失。共享看板会继续保留给其他人；已离开人员的姓名会从任务和评论中移除。

通过 AI 处理任务​

在聊天或语音对话中，你可以向 AI 询问你的任务，也可以让它修改任务。AI 具有与你相同的权限：它只能看到你能看到的看板。

  • 提问：“Team marketing 上还有什么未完成？”，“哪些任务已逾期？”，“谁负责客户日？”
  • 按请求修改：“把‘客户日规划’放到我的看板上”，“勾选报价”，“把报告的截止日期设为 12 月 1 日”，“在关于地点的任务下添加一条评论。”
  • **从对话或记录中提取行动项：**让 AI 把它们变成任务。AI 会先将它们作为建议准备好；只有当你将它们添加后，它们才会真正成为任务。

添加建议​

AI 的建议会显示在知识库 → 个人 → 任务顶部的AI 建议下方。每条建议都会显示所属看板以及其中包含的任务。你可以对单个任务选择添加，对整个建议选择全部添加，或选择不添加将建议丢弃。首页上的“我的任务”面板会用圆点提示有建议待处理。

如果你明确要求 AI 创建一个任务（“把这个放到我的看板上”），AI 会立即创建。

AI 不会填写你未提到的负责人或截止日期，也只会在你明确要求时删除任务。对于 AI 创建的任务，任务窗口中会显示其来源聊天的引用。

如果某个助手或会话关闭了所有工具，AI 也无法访问你的任务。

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