Taken en borden

Met Taken houd je bij wat je nog moet doen, alleen of samen met een groep. Je werkt op borden met kolommen, zoals Te doen, Bezig en Afgerond, en verplaatst een taak door de kaart naar een andere kolom te slepen. Taken werken volledig binnen de app; je hebt er geen koppeling met een andere dienst voor nodig.

Open Kennisbank → Persoonlijk → Taken.

Mijn taken

Bovenaan staan je borden, daaronder Mijn taken: alle openstaande taken waarvoor jij verantwoordelijk bent, van al je borden samen. Het zijn dezelfde taken als op de borden, geen kopieën. Ze staan gegroepeerd op deadline: verlopen, vandaag, morgen, komende week, later en zonder deadline.

• Kies Nieuwe taak om snel een taak toe te voegen. Die komt op je persoonlijke bord; bij je eerste taak wordt dat bord voor je aangemaakt.
• Vink een taak af om haar af te ronden. De kaart verhuist dan op het bord naar de kolom Afgerond.
• Klik op een taak om haar te bewerken.
• Zet Afgeronde taken tonen aan om ook je afgeronde taken te zien.

Een taak

Een taak heeft een titel en kan daarnaast een kolom, deadline, prioriteit, labels en een beschrijving hebben. Op een gedeeld bord kies je ook een of meer verantwoordelijken. Wie geen verantwoordelijke kiest, laat de taak bewust open; er wordt niemand automatisch ingevuld.

Checklist. Begin in de beschrijving een regel met - [ ] om een afvinkpunt te maken:

- [ ] lokaal reserveren
- [ ] uitnodiging versturen

De taak toont daarna de punten als afvinklijst en op de kaart zie je de voortgang, bijvoorbeeld 1/2.

Reacties. Onder een bestaande taak kun je reacties plaatsen. Iedereen die het bord ziet, leest ze mee.

Alleen de maker van een taak en de beheerders van het bord kunnen een taak verwijderen.

Een bord

Klik op een bord om het te openen. Sleep een kaart naar een andere kolom of naar een andere plek in dezelfde kolom. Een kaart die je naar een afrondkolom sleept, is afgerond; sleep je haar terug, dan staat ze weer open. Met Mijn taken, het labelfilter en het zoekveld beperk je wat je ziet.

Kies Nieuw bord om een bord te maken, of Bord beheren om een bestaand bord aan te passen:

• Kolommen: voeg kolommen toe, hernoem ze en zet ze in de gewenste volgorde. Vink Afgerond aan bij de kolom waarin afgeronde taken terechtkomen. Een kolom waar nog kaarten in staan, kun je niet verwijderen; verplaats de kaarten eerst.
• Labels: maak labels met een eigen kleur, bijvoorbeeld per project of onderwerp.
• Archiveren: een gearchiveerd bord blijft leesbaar, maar de taken verdwijnen uit Mijn taken.
• Verwijderen: verwijdert het bord met alle taken en reacties. Dit kan alleen de eigenaar.

Een bord delen

Een bord dat je met niemand deelt, is persoonlijk: alleen jij ziet het. Je deelt een bord via Bord beheren.

Je kunt delen met:

• Collega's: kies medewerkers van je eigen vestiging bij naam. Handig voor een werkgroep of een klein team.
• Alle medewerkers van een vestiging of afdeling: iedereen die daar werkt ziet het bord, ook wie er later bij komt.
• Groepen: de leden van een team waar je zelf lid van bent.

Medewerkers die het bord zien, kunnen altijd taken toevoegen, wijzigen en reageren. Toegang volgt de actuele situatie: wie de vestiging, afdeling of groep verlaat, ziet het bord niet meer.

Het filter Mijn taken is een hulpmiddel om te zoeken, geen afscherming: iedereen die het bord ziet, ziet alle taken erop.

Beheer

De eigenaar beheert het bord: kolommen, labels, delen, archiveren en verwijderen. De eigenaar kan ook:

• medebeheerders aanwijzen: medewerkers die het bord mee beheren;
• het bord overdragen aan een andere medewerker; de vorige eigenaar wordt dan medebeheerder.

Vertrekt de eigenaar, dan gaat het bord naar een medebeheerder. Is die er niet, dan ziet een medewerker van het bord de melding dat de eigenaar niet meer actief is en kan die het beheer overnemen.

Samenwerken op een bord

• Live: wijzigt iemand anders iets op een bord dat je open hebt, dan ververst het bord vanzelf.
• Tegelijk bewerken: heeft iemand een taak gewijzigd terwijl jij haar open had, dan krijg je daar een melding van en open je de taak opnieuw. Zo overschrijf je elkaars werk niet.
• Nieuw voor jou: een taak die een ander aan jou toewijst, krijgt in Mijn taken de markering Nieuw. Op het startscherm staat het paneel Mijn taken met het aantal open en verlopen taken; een stip geeft aan dat er iets nieuws is.
• Opruimen: met Afgeronde taken opruimen haalt de beheerder afgeronde taken van het bord. Ze blijven bewaard; met Archief tonen zie je ze terug. Een heropende taak komt terug op het bord.

Microsoft To Do en Google Tasks

Staat je organisatie het toe, dan kun je Mijn taken koppelen aan Microsoft To Do of Google Tasks, één van de twee tegelijk. Kies bovenaan Taken Koppelen bij de dienst die je gebruikt en geef daar toestemming. In die dienst verschijnt een lijst met de naam van de app, met daarin de openstaande taken waarvoor jij verantwoordelijk bent.

• Wat meegaat: titel, afgerond, deadline en beschrijving, en bij Microsoft To Do ook de prioriteit. Die kun je aan beide kanten wijzigen.
• Wat in de app blijft: borden, kolommen, labels, reacties en andere verantwoordelijken. Google Tasks kent geen prioriteit; die blijft dan ook in de app.
• Afvinken in de dienst rondt de taak ook hier af; de kaart verhuist op het bord naar de afrondkolom.
• Een taak die je in de dienst aan de lijst toevoegt, komt op je persoonlijke bord.
• Een taak die je in de dienst verwijdert, blijft hier staan en gaat niet opnieuw naar de dienst.
• Mag je een taak op een bord alleen bekijken, dan kun je haar in de dienst wel afvinken; andere wijzigingen worden teruggezet.
• Google Tasks bewaart een beschrijving tot ongeveer 8.000 tekens. Een langere beschrijving gaat ingekort naar Google en wordt van daaruit niet gewijzigd.

Een wijziging in de app staat vrijwel direct in de dienst. Een wijziging in de dienst komt binnen zodra je Taken opent, en anders binnen ongeveer een half uur.

Met Ontkoppelen stopt de koppeling en verdwijnt de lijst uit de dienst. Je taken in de app blijven staan. Stap je over naar de andere dienst, dan gebeurt hetzelfde met de oude lijst.

Je zet de koppeling ook aan en uit onder Voorkeuren → Integraties. Een beheerder staat de koppeling toe onder Admin → Tools → MCP, bij Microsoft To Do of Google Tasks in de lijst met integraties. Google Tasks werkt alleen als de organisatie een eigen Google-app heeft ingesteld.

Je gegevens

Met de downloadknop bovenaan Taken haal je een overzicht op van je eigen borden, taken en reacties. Wordt een account verwijderd, dan verdwijnen de persoonlijke borden van die persoon. Gedeelde borden blijven voor de anderen staan; de naam van de vertrokken persoon verdwijnt van taken en reacties.

Taken via de AI

In een chat of spraakgesprek kun je de AI naar je taken vragen en taken laten aanpassen. De AI werkt met dezelfde rechten als jij: ze ziet alleen de borden die jij ziet.

• Vragen stellen: "Wat staat er nog open op Team marketing?", "Welke taken zijn verlopen?", "Wie regelt de klantdag?"
• Wijzigen op verzoek: "Zet 'Klantdag plannen' op mijn bord", "Vink de offerte af", "Zet de deadline van het rapport op 1 december", "Zet een reactie bij de taak over de locatie."
• Actiepunten uit een gesprek of verslag: vraag de AI om er taken van te maken. De AI zet ze klaar als voorstel; het worden pas taken als jij ze toevoegt.

Voorstellen toevoegen

Voorstellen van de AI staan bovenaan Kennisbank → Persoonlijk → Taken, onder Voorstellen van de AI. Per voorstel zie je voor welk bord het is en welke taken erin staan. Kies Toevoegen bij een losse taak, Alles toevoegen voor het hele voorstel, of Niet toevoegen om het voorstel weg te gooien. Het paneel Mijn taken op het startscherm laat met een stip zien dat er voorstellen klaarstaan.

Een taak waar je zelf uitdrukkelijk om vraagt ("zet dit op mijn bord"), maakt de AI direct aan.

De AI vult geen verantwoordelijke of deadline in die jij niet hebt genoemd, en verwijdert alleen een taak als je daar uitdrukkelijk om vraagt. Bij een taak die de AI heeft aangemaakt staat in het taakvenster een verwijzing naar de chat waar ze vandaan komt.

Staan voor een assistent of gesprek alle tools uit, dan kan de AI ook niet bij je taken.