Sarcini și panouri

Cu Sarcini ții evidența a ceea ce mai ai de făcut, singur sau împreună cu un grup. Lucrezi pe panouri cu coloane, precum De făcut, În curs și Finalizat, și muți o sarcină trăgând cardul în altă coloană. Sarcinile funcționează complet în aplicație; nu ai nevoie de nicio conexiune cu un alt serviciu.

Deschide Baza de cunoștințe → Personal → Sarcini.

Sarcinile mele

Sus sunt panourile tale, iar dedesubt Sarcinile mele: toate sarcinile deschise pentru care ești responsabil, din toate panourile tale la un loc. Sunt aceleași sarcini ca pe panouri, nu copii. Sunt grupate după termen: expirate, azi, mâine, săptămâna viitoare, mai târziu și fără termen.

• Alege Sarcină nouă pentru a adăuga rapid o sarcină. Aceasta ajunge pe panoul tău personal; la prima ta sarcină, acel panou va fi creat pentru tine.
• Bifează o sarcină ca să o finalizezi. Cardul se mută apoi pe panou în coloana Finalizat.
• Dă clic pe o sarcină pentru a o edita.
• Activează Afișează sarcinile finalizate pentru a vedea și sarcinile finalizate.

O sarcină

O sarcină are un titlu și poate avea, de asemenea, o coloană, termen, prioritate, etichete și o descriere. Pe un panou partajat alegi și unul sau mai mulți responsabili. Cine nu alege un responsabil lasă în mod intenționat sarcina deschisă; nu este completat nimeni automat.

Checklist. Începe în descriere o linie cu - [ ] pentru a crea un punct de bifat:

- [ ] rezervă sala
- [ ] trimite invitația

Sarcina afișează apoi punctele ca listă de bifat, iar pe card vezi progresul, de exemplu 1/2.

Comentarii. Sub o sarcină existentă poți posta comentarii. Toți cei care văd panoul le pot citi.

Numai creatorul unei sarcini și administratorii panoului pot șterge o sarcină.

Un panou

Dă clic pe un panou pentru a-l deschide. Trage un card într-o altă coloană sau în altă poziție din aceeași coloană. Un card pe care îl tragi într-o coloană de finalizare este finalizat; dacă îl tragi înapoi, revine deschis. Cu Sarcinile mele, filtrul de etichete și câmpul de căutare limitezi ceea ce vezi.

Alege Panou nou pentru a crea un panou sau Gestionează panoul pentru a modifica un panou existent:

• Coloane: adaugă coloane, redenumește-le și așază-le în ordinea dorită. Bifează Finalizat la coloana în care ajung sarcinile finalizate. O coloană în care mai există carduri nu poate fi ștearsă; mută mai întâi cardurile.
• Etichete: creează etichete cu o culoare proprie, de exemplu per proiect sau subiect.
• Arhivare: un panou arhivat rămâne lizibil, dar sarcinile dispar din Sarcinile mele.
• Ștergere: șterge panoul cu toate sarcinile și comentariile. Acest lucru este posibil doar pentru proprietar.

Partajarea unui panou

Un panou pe care nu îl partajezi cu nimeni este personal: doar tu îl vezi. Partajezi un panou prin Gestionează panoul.

Poți partaja cu:

• Colegi: alege angajați din propria filială după nume. Util pentru un grup de lucru sau o echipă mică.
• Toți angajații unei filiale sau departament: oricine lucrează acolo vede panoul, inclusiv cei care vin ulterior.
• Grupuri: membrii unei echipe din care faci și tu parte.

Angajații care văd panoul pot întotdeauna adăuga, modifica și comenta sarcini. Accesul urmează situația actuală: cine părăsește filiala, departamentul sau grupul nu mai vede panoul.

Filtrul Sarcinile mele este un instrument de căutare, nu o restricție: toți cei care văd panoul văd toate sarcinile de pe el.

Administrare

Proprietarul administrează panoul: coloane, etichete, partajare, arhivare și ștergere. Proprietarul poate, de asemenea:

• să desemneze coadministratori: angajați care administrează panoul împreună cu el;
• să transfere panoul către un alt angajat; vechiul proprietar devine atunci coadministrator.

Dacă proprietarul pleacă, panoul trece la un coadministrator. Dacă nu există unul, un angajat al panoului vede mesajul că proprietarul nu mai este activ și poate prelua administrarea.

Colaborarea pe un panou

• În timp real: dacă altcineva modifică ceva pe un panou pe care îl ai deschis, panoul se actualizează automat.
• Editare simultană: dacă cineva a modificat o sarcină în timp ce o aveai deschisă, primești o notificare și redeschizi sarcina. Astfel nu vă suprascrieți reciproc munca.
• Nou pentru tine: o sarcină pe care ți-o atribuie altcineva primește în Sarcinile mele marcajul Nou. Pe ecranul principal apare panoul Sarcinile mele cu numărul de sarcini deschise și expirate; un punct indică faptul că există ceva nou.
• Curățare: cu Curăță sarcinile finalizate, administratorul elimină sarcinile finalizate de pe panou. Ele rămân păstrate; cu Afișează arhiva le poți vedea din nou. O sarcină redeschisă revine pe panou.

Microsoft To Do și Google Tasks

Dacă organizația ta permite acest lucru, poți conecta To Do-ul meu la Microsoft To Do sau Google Tasks, câte unul dintre cele două odată. Alege sus Tasks → Connect pentru serviciul pe care îl folosești și acordă permisiunea acolo. În acel serviciu apare o listă cu numele aplicației, care conține sarcinile restante pentru care ești responsabil.

• Ce se sincronizează: titlul, finalizat, termenul limită și descrierea, iar la Microsoft To Do și prioritatea. Le poți modifica din ambele părți.
• Ce rămâne în aplicație: panourile, coloanele, etichetele, comentariile și ceilalți responsabili. Google Tasks nu are prioritate; aceasta rămâne deci și în aplicație.
• Bifarea în serviciu finalizează sarcina și aici; cardul se mută pe panou în coloana de finalizare.
• O sarcină pe care o adaugi în listă în serviciu ajunge pe panoul tău personal.
• O sarcină pe care o ștergi din serviciu rămâne aici și nu se mai trimite din nou către serviciu.
• Dacă ai voie să vizualizezi o sarcină pe un panou doar în mod de vizualizare, o poți bifa în serviciu; celelalte modificări sunt revocate.
• Google Tasks păstrează o descriere de până la aproximativ 8.000 de caractere. O descriere mai lungă este scurtată pentru Google și nu este modificată de acolo înainte.

O modificare în aplicație apare aproape imediat în serviciu. O modificare în serviciu apare de îndată ce deschizi Tasks și, altfel, în aproximativ o jumătate de oră.

Cu Disconnect se oprește conexiunea și lista dispare din serviciu. Sarcinile tale din aplicație rămân. Dacă treci la celălalt serviciu, se întâmplă același lucru cu lista veche.

Poți activa și dezactiva conexiunea și din Preferences → Integrations. Un administrator permite conexiunea în Admin → Tools → MCP, la Microsoft To Do sau Google Tasks din lista de integrări. Google Tasks funcționează numai dacă organizația are configurată propria aplicație Google.

Datele tale

Cu butonul de descărcare din partea de sus a Sarcini obții o prezentare generală a propriilor panouri, sarcini și comentarii. Dacă un cont este șters, dispar panourile personale ale acelei persoane. Panourile partajate rămân pentru ceilalți; numele persoanei plecate dispare din sarcini și comentarii.

Sarcini prin AI

Într-un chat sau o conversație vocală poți să întrebi AI despre sarcinile tale și să-i ceri să le modifice. AI lucrează cu aceleași drepturi ca tine: vede doar panourile pe care le vezi și tu.

• Pune întrebări: „Ce a rămas încă deschis pe Team marketing?”, „Ce sarcini sunt expirate?”, „Cine se ocupă de ziua clientului?”
• Modificări la cerere: „Mută «Planifică ziua clientului» pe panoul meu”, „Bifează oferta”, „Mută termenul raportului pe 1 decembrie”, „Adaugă un comentariu la sarcina despre locație.”
• Acțiuni dintr-o conversație sau un raport: cere AI-ului să transforme în sarcini. AI le pregătește ca propunere; devin sarcini abia după ce le adaugi tu.

Adăugarea propunerilor

Propunerile AI apar în partea de sus a Bazei de cunoștințe → Personal → Sarcini, sub Propuneri de la AI. Pentru fiecare propunere vezi pentru ce panou este și ce sarcini conține. Alege Adaugă pentru o sarcină individuală, Adaugă tot pentru întreaga propunere sau Nu adăuga pentru a respinge propunerea. Panoul Sarcinile mele de pe ecranul principal arată cu un punct că există propuneri pregătite.

O sarcină pe care o ceri în mod explicit („pune asta pe panoul meu”) este creată direct de AI.

AI nu completează un responsabil sau un termen pe care nu l-ai menționat și șterge o sarcină doar dacă îi ceri explicit. Pentru o sarcină creată de AI, în fereastra sarcinii apare o trimitere către chatul din care provine.

Dacă pentru un asistent sau o conversație toate instrumentele sunt dezactivate, AI nu poate accesa nici sarcinile tale.