Oppgaver og tavler

Med Oppgaver holder du oversikt over det du fortsatt må gjøre, alene eller sammen med en gruppe. Du arbeider på tavler med kolonner, som Å gjøre, Under arbeid og Fullført, og flytter en oppgave ved å dra kortet til en annen kolonne. Oppgaver fungerer helt i appen; du trenger ingen kobling til en annen tjeneste.

Åpne Kunnskapsbase → Personlig → Oppgaver.

Mine oppgaver

Øverst ser du tavlene dine, og under dem Mine oppgaver: alle åpne oppgaver du er ansvarlig for, fra alle tavlene dine samlet. Dette er de samme oppgavene som på tavlene, ikke kopier. De er gruppert etter frist: forfalt, i dag, i morgen, neste uke, senere og uten frist.

• Velg Ny oppgave for å legge til en oppgave raskt. Den legges på din personlige tavle; ved din første oppgave opprettes den tavlen for deg.
• Kryss av en oppgave for å fullføre den. Kortet flyttes da på tavlen til kolonnen Fullført.
• Klikk på en oppgave for å redigere den.
• Slå på Vis fullførte oppgaver for å se også de fullførte oppgavene dine.

En oppgave

En oppgave har en tittel og kan i tillegg ha en kolonne, frist, prioritet, etiketter og en beskrivelse. På en delt tavle velger du også én eller flere ansvarlige. Hvis du ikke velger en ansvarlig, lar du oppgaven stå åpen med vilje; ingen fylles inn automatisk.

Sjekkliste. Begynn en linje i beskrivelsen med - [ ] for å lage et avkrysningspunkt:

- [ ] reservere lokale
- [ ] sende invitasjon

Oppgaven viser deretter punktene som en avkrysningsliste, og på kortet ser du fremdriften, for eksempel 1/2.

Svar. Under en eksisterende oppgave kan du legge inn svar. Alle som ser tavlen, kan lese dem.

Bare oppretteren av en oppgave og administratorene for tavlen kan slette en oppgave.

En tavle

Klikk på en tavle for å åpne den. Dra et kort til en annen kolonne eller til et annet sted i samme kolonne. Et kort du drar til en fullføringskolonne, blir fullført; drar du det tilbake, er det åpent igjen. Med Mine oppgaver, etikettfilteret og søkefeltet begrenser du det du ser.

Velg Ny tavle for å lage en tavle, eller Administrer tavle for å endre en eksisterende tavle:

• Kolonner: legg til kolonner, gi dem nye navn og sett dem i ønsket rekkefølge. Kryss av Fullført for kolonnen der fullførte oppgaver skal havne. En kolonne som fortsatt har kort i seg, kan ikke slettes; flytt kortene først.
• Etiketter: lag etiketter med egen farge, for eksempel per prosjekt eller tema.
• Arkivering: en arkivert tavle forblir lesbar, men oppgavene forsvinner fra Mine oppgaver.
• Slette: sletter tavlen med alle oppgaver og svar. Dette kan bare eieren gjøre.

Deling av en tavle

En tavle du ikke deler med noen, er personlig: bare du ser den. Du deler en tavle via Administrer tavle.

Du kan dele med:

• Kollegaer: velg ansatte fra din egen avdeling ved navn. Praktisk for en arbeidsgruppe eller et lite team.
• Alle ansatte i en avdeling eller filial: alle som jobber der ser tavlen, også de som begynner senere.
• Grupper: medlemmene i et team du selv er medlem av.

Ansatte som ser tavlen, kan alltid legge til, endre og svare på oppgaver. Tilgang følger den aktuelle situasjonen: de som forlater filialen, avdelingen eller gruppen, ser ikke tavlen lenger.

Filteret Mine oppgaver er et hjelpemiddel for å søke, ikke en avskjerming: alle som ser tavlen, ser alle oppgavene på den.

Administrasjon

Eieren administrerer tavlen: kolonner, etiketter, deling, arkivering og sletting. Eieren kan også:

• utpeke medadministratorer: ansatte som administrerer tavlen sammen med eieren;
• overføre tavlen til en annen ansatt; den forrige eieren blir da medadministrator.

Hvis eieren slutter, går tavlen til en medadministrator. Hvis det ikke finnes en, får en ansatt som ser tavlen meldingen om at eieren ikke lenger er aktiv, og kan overta administrasjonen.

Samarbeid på en tavle

• Live: hvis noen andre endrer noe på en tavle du har åpen, oppdateres tavlen automatisk.
• Redigere samtidig: hvis noen har endret en oppgave mens du hadde den åpen, får du en melding om det og åpner oppgaven på nytt. Slik overskriver dere ikke hverandres arbeid.
• Ny for deg: en oppgave som en annen tildeler deg, får markeringen Ny i Mine oppgaver. På startsiden vises panelet Mine oppgaver med antallet åpne og forfalte oppgaver; en prikk viser at det er noe nytt.
• Opprydding: med Fjern fullførte oppgaver tar administratoren fullførte oppgaver bort fra tavlen. De beholdes; med Vis arkiv ser du dem igjen. En gjenåpnet oppgave kommer tilbake på tavlen.

Microsoft To Do og Google Tasks

Hvis organisasjonen din tillater det, kan du koble Mine oppgaver til Microsoft To Do eller Google Tasks, én av de to om gangen. Velg øverst i Oppgaver Koble til for tjenesten du bruker, og gi tillatelse der. I den tjenesten vises en liste med navnet på appen, med de åpne oppgavene du er ansvarlig for.

• Hva som overføres: tittel, fullført, frist og beskrivelse, og i Microsoft To Do også prioritet. Du kan endre dette på begge sider.
• Hva som blir igjen i appen: tavler, kolonner, etiketter, reaksjoner og andre ansvarlige. Google Tasks har ikke prioritet; det blir derfor også værende i appen.
• Å krysse av i tjenesten fullfører også oppgaven her; kortet flyttes på tavlen til fullføringskolonnen.
• En oppgave du legger til i listen i tjenesten, kommer på din personlige tavle.
• En oppgave du sletter i tjenesten, blir stående her og går ikke tilbake til tjenesten.
• Hvis du bare har lesetilgang til en oppgave på en tavle, kan du fortsatt krysse den av i tjenesten; andre endringer blir tilbakestilt.
• Google Tasks lagrer en beskrivelse på opptil rundt 8 000 tegn. En lengre beskrivelse sendes forkortet til Google og endres ikke derfra.

En endring i appen vises nesten med en gang i tjenesten. En endring i tjenesten kommer inn så snart du åpner Oppgaver, og ellers innen omtrent en halv time.

Med Koble fra stopper koblingen, og listen forsvinner fra tjenesten. Oppgavene dine i appen blir stående. Hvis du bytter til den andre tjenesten, skjer det samme med den gamle listen.

Du slår også koblingen av og på under Innstillinger → Integrasjoner. En administrator tillater koblingen under Admin → Verktøy → MCP, ved Microsoft To Do eller Google Tasks i listen over integrasjoner. Google Tasks fungerer bare hvis organisasjonen har satt opp en egen Google-app.

Dine data

Med nedlastingsknappen øverst i Oppgaver henter du en oversikt over dine egne tavler, oppgaver og svar. Hvis en konto slettes, forsvinner personens personlige tavler. Delte tavler blir værende for de andre; navnet til personen som har sluttet, forsvinner fra oppgaver og svar.

Oppgaver via AI

I en chat eller en samtale med tale kan du spørre AI om oppgavene dine og få oppgaver endret. AI-en bruker de samme rettighetene som deg: den ser bare tavlene du ser.

• Stille spørsmål: "Hva gjenstår på Team marketing?", "Hvilke oppgaver er forfalt?", "Hvem ordner kundedagen?"
• Endre på forespørsel: "Sett 'Planlegg kundedag' på tavlen min", "Kryss av tilbudet", "Sett fristen for rapporten til 1. desember", "Legg inn en kommentar på oppgaven om lokalet."
• Tiltakspunkter fra en samtale eller rapport: be AI om å gjøre dem om til oppgaver. AI setter dem klare som forslag; de blir først oppgaver når du legger dem til.

Legge til forslag

Forslag fra AI ligger øverst i Kunnskapsbase → Personlig → Oppgaver, under Forslag fra AI. For hvert forslag ser du hvilken tavle det gjelder og hvilke oppgaver det inneholder. Velg Legg til for en enkelt oppgave, Legg til alle for hele forslaget, eller Ikke legg til for å forkaste forslaget. Panelet Mine oppgaver på startsiden viser med en prikk at det ligger forslag klare.

En oppgave som du uttrykkelig ber om ("legg dette på tavlen min"), oppretter AI-en direkte.

AI-en fyller ikke inn en ansvarlig eller frist som du ikke har nevnt, og sletter bare en oppgave hvis du uttrykkelig ber om det. For en oppgave som AI har opprettet, står det i oppgavevinduet en henvisning til chatten den kommer fra.

Hvis alle verktøy er slått av for en assistent eller samtale, kan AI-en heller ikke få tilgang til oppgavene dine.