Attività e bacheche

Con le Attività tieni traccia di ciò che devi ancora fare, da solo o insieme a un gruppo. Lavori su bacheche con colonne, come Da fare, In corso e Completato, e sposti un'attività trascinando la scheda in un'altra colonna. Le attività funzionano completamente all'interno dell'app; non serve alcun collegamento con un altro servizio.

Apri Knowledge base → Personale → Attività.

Le mie attività

In alto trovi le tue bacheche, sotto Le mie attività: tutte le attività aperte di cui sei responsabile, provenienti da tutte le tue bacheche insieme. Sono le stesse attività presenti sulle bacheche, non copie. Sono raggruppate per scadenza: scadute, oggi, domani, settimana prossima, più tardi e senza scadenza.

• Scegli Nuova attività per aggiungere rapidamente un'attività. Finirà sulla tua bacheca personale; con la tua prima attività, quella bacheca verrà creata per te.
• Spunta un'attività per completarla. La scheda si sposterà quindi sulla bacheca nella colonna Completato.
• Fai clic su un'attività per modificarla.
• Attiva Mostra attività completate per vedere anche le attività completate.

Un'attività

Un'attività ha un titolo e può inoltre avere una colonna, una scadenza, una priorità, etichette e una descrizione. Su una bacheca condivisa scegli anche uno o più responsabili. Chi non sceglie un responsabile lascia l'attività volutamente aperta; nessuno viene compilato automaticamente.

Checklist. Inizia una riga nella descrizione con - [ ] per creare un punto da spuntare:

- [ ] prenotare la sala
- [ ] inviare l'invito

L'attività mostra poi i punti come elenco di spunte e sulla scheda vedi l'avanzamento, ad esempio 1/2.

Commenti. Sotto un'attività esistente puoi inserire commenti. Tutti coloro che vedono la bacheca li leggono.

Solo il creatore di un'attività e gli amministratori della bacheca possono eliminare un'attività.

Una bacheca

Fai clic su una bacheca per aprirla. Trascina una scheda in un'altra colonna o in un altro punto della stessa colonna. Una scheda trascinata in una colonna di completamento è completata; se la riporti indietro, torna aperta. Con Le mie attività, il filtro etichette e il campo di ricerca limiti ciò che vedi.

Scegli Nuova bacheca per creare una bacheca, oppure Gestisci bacheca per modificare una bacheca esistente:

• Colonne: aggiungi colonne, rinominale e impostale nell'ordine desiderato. Seleziona Completato per la colonna in cui finiscono le attività completate. Non puoi eliminare una colonna in cui ci sono ancora schede; sposta prima le schede.
• Etichette: crea etichette con un proprio colore, ad esempio per progetto o argomento.
• Archiviazione: una bacheca archiviata resta leggibile, ma le attività scompaiono da Le mie attività.
• Eliminazione: elimina la bacheca con tutte le attività e i commenti. Questo può farlo solo il proprietario.

Condividere una bacheca

Una bacheca che non condividi con nessuno è personale: la vedi solo tu. Condividi una bacheca tramite Gestisci bacheca.

Puoi condividerla con:

• Colleghi: scegli i dipendenti della tua stessa sede per nome. Utile per un gruppo di lavoro o un piccolo team.
• Tutti i dipendenti di una sede o reparto: chiunque lavori lì vede la bacheca, anche chi si unirà in seguito.
• Gruppi: i membri di un team di cui fai parte anche tu.

I dipendenti che vedono la bacheca possono sempre aggiungere, modificare e commentare le attività. L'accesso segue la situazione attuale: chi lascia la sede, il reparto o il gruppo non vede più la bacheca.

Il filtro Le mie attività è uno strumento di ricerca, non una limitazione: chiunque veda la bacheca vede tutte le attività presenti.

Gestione

Il proprietario gestisce la bacheca: colonne, etichette, condivisione, archiviazione ed eliminazione. Il proprietario può anche:

• designare co-amministratori: dipendenti che gestiscono insieme la bacheca;
• trasferire la bacheca a un altro dipendente; il precedente proprietario diventa allora co-amministratore.

Se il proprietario se ne va, la bacheca passa a un co-amministratore. Se non ce n'è uno, un dipendente della bacheca vede il messaggio che il proprietario non è più attivo e può assumere la gestione.

Collaborare su una bacheca

• In tempo reale: se qualcun altro modifica qualcosa su una bacheca che hai aperto, la bacheca si aggiorna automaticamente.
• Modifica simultanea: se qualcuno ha modificato un'attività mentre tu l'avevi aperta, ricevi una notifica e riapri l'attività. In questo modo non sovrascrivete il lavoro reciproco.
• Nuovo per te: un'attività che un altro assegna a te riceve in Le mie attività l'etichetta Nuovo. Nella schermata iniziale il pannello Le mie attività mostra il numero di attività aperte e scadute; un punto indica che c'è qualcosa di nuovo.
• Riordino: con Rimuovi attività completate l'amministratore elimina dal bacheca le attività completate. Restano conservate; con Mostra archivio le rivedi. Un'attività riaperta torna sulla bacheca.

Microsoft To Do e Google Tasks

Se la tua organizzazione lo consente, puoi collegare I miei task a Microsoft To Do o Google Tasks, uno dei due alla volta. In alto, in Attività, scegli Collega presso il servizio che usi e concedi lì l’autorizzazione. In quel servizio compare un elenco con il nome dell’app, contenente i task aperti di cui sei responsabile.

• Cosa viene trasferito: titolo, completato, scadenza e descrizione, e in Microsoft To Do anche la priorità. Puoi modificarli da entrambe le parti.
• Cosa resta nell’app: schede, colonne, etichette, commenti e altri responsabili. Google Tasks non prevede la priorità; quindi anche quella resta nell’app.
• Contrassegnare come completato nel servizio completa anche qui il task; la scheda si sposta nella colonna di completamento della bacheca.
• Un task che aggiungi all’elenco nel servizio finisce nella tua bacheca personale.
• Un task che elimini dal servizio resta qui e non viene inviato di nuovo al servizio.
• Se puoi solo visualizzare un task su una bacheca, nel servizio puoi comunque contrassegnarlo come completato; le altre modifiche vengono annullate.
• Google Tasks conserva una descrizione fino a circa 8.000 caratteri. Una descrizione più lunga viene inviata a Google in forma abbreviata e da lì non viene modificata.

Una modifica nell’app compare quasi subito nel servizio. Una modifica nel servizio arriva non appena apri Attività, altrimenti entro circa mezz’ora.

Con Disconnetti interrompi il collegamento e l’elenco scompare dal servizio. I tuoi task nell’app restano. Se passi all’altro servizio, accade lo stesso con il vecchio elenco.

Puoi attivare e disattivare il collegamento anche in Preferenze → Integrazioni. Un amministratore autorizza il collegamento in Admin → Tools → MCP, sotto Microsoft To Do o Google Tasks nell’elenco delle integrazioni. Google Tasks funziona solo se l’organizzazione ha configurato una propria app Google.

I tuoi dati

Con il pulsante di download in alto in Attività scarichi una panoramica delle tue bacheche, attività e commenti. Se un account viene eliminato, le bacheche personali di quella persona scompaiono. Le bacheche condivise restano per gli altri; il nome della persona uscita scompare da attività e commenti.

Attività tramite l'IA

In una chat o in una conversazione vocale puoi chiedere all'IA delle tue attività e farle modificare. L'IA lavora con gli stessi diritti che hai tu: vede solo le bacheche che vedi anche tu.

• Fare domande: "Cosa è ancora aperto su Team marketing?", "Quali attività sono scadute?", "Chi si occupa della giornata clienti?"
• Modifiche su richiesta: "Metti 'Pianificare la giornata clienti' sulla mia bacheca", "Spunta l'offerta", "Imposta la scadenza del rapporto al 1 dicembre", "Aggiungi un commento all'attività sulla location."
• Punti d'azione da una conversazione o da un resoconto: chiedi all'IA di trasformarli in attività. L'IA le prepara come proposta; diventano attività solo quando le aggiungi.

Aggiungere proposte

Le proposte dell'IA si trovano in alto in Knowledge base → Personale → Attività, sotto Proposte dell'IA. Per ogni proposta vedi a quale bacheca appartiene e quali attività contiene. Scegli Aggiungi per una singola attività, Aggiungi tutto per l'intera proposta, oppure Non aggiungere per scartare la proposta. Il pannello Le mie attività nella schermata iniziale mostra con un punto che ci sono proposte pronte.

Un'attività che chiedi esplicitamente tu ("metti questo sulla mia bacheca") viene creata subito dall'IA.

L'IA non imposta un responsabile o una scadenza che non hai menzionato, e rimuove un'attività solo se lo chiedi esplicitamente. In un'attività creata dall'IA, nella finestra dell'attività c'è un riferimento alla chat da cui proviene.

Se per un assistente o una conversazione sono disattivati tutti gli strumenti, l'IA non può accedere alle tue attività.