Задачи и доски

С помощью Задач вы отслеживаете, что ещё нужно сделать, в одиночку или вместе с группой. Вы работаете на досках с колонками, например К выполнению, В работе и Завершено, и перемещаете задачу, перетаскивая карточку в другую колонку. Задачи полностью работают внутри приложения; для них не нужна связь с другой службой.

Откройте База знаний → Личное → Задачи.

Мои задачи

Вверху показаны ваши доски, ниже — Мои задачи: все открытые задачи, за которые отвечаете вы, со всех ваших досок вместе. Это те же задачи, что и на досках, без копий. Они сгруппированы по сроку: просроченные, сегодня, завтра, на следующей неделе, позже и без срока.

• Выберите Новая задача, чтобы быстро добавить задачу. Она появится на вашей личной доске; при первой задаче эта доска будет создана для вас.
• Отметьте задачу как выполненную, чтобы завершить её. После этого карточка переместится на доске в колонку Завершено.
• Щёлкните по задаче, чтобы отредактировать её.
• Включите Показывать завершённые задачи, чтобы видеть и завершённые задачи.

Задача

У задачи есть заголовок, а также могут быть колонка, срок, приоритет, метки и описание. На общей доске вы также выбираете одного или нескольких ответственных. Если не выбрать ответственного, задача сознательно остаётся без назначенного исполнителя; никто не будет подставлен автоматически.

Чек-лист. Начните строку в описании с - [ ], чтобы создать пункт с флажком:

- [ ] забронировать помещение
- [ ] отправить приглашение

После этого задача показывает пункты как чек-лист, а на карточке вы видите прогресс, например 1/2.

Комментарии. Под существующей задачей можно оставлять комментарии. Их читают все, кто видит доску.

Удалить задачу могут только создатель задачи и администраторы доски.

Доска

Щёлкните по доске, чтобы открыть её. Перетащите карточку в другую колонку или в другое место в той же колонке. Если перетащить карточку в колонку завершения, задача считается выполненной; если перетащить её обратно, она снова станет открытой. С помощью Мои задачи, фильтра по меткам и поля поиска вы ограничиваете отображаемое.

Выберите Новая доска, чтобы создать доску, или Управлять доской, чтобы изменить существующую:

• Колонки: добавляйте колонки, переименовывайте их и меняйте порядок. Отметьте Завершено у колонки, куда попадают выполненные задачи. Колонку, в которой ещё есть карточки, удалить нельзя; сначала переместите карточки.
• Метки: создавайте метки с собственным цветом, например по проекту или теме.
• Архивировать: архивированная доска остаётся доступной для чтения, но задачи исчезают из Мои задачи.
• Удалить: удаляет доску со всеми задачами и комментариями. Это может сделать только владелец.

Общий доступ к доске

Доска, которой вы ни с кем не делитесь, является личной: её видите только вы. Поделиться доской можно через Управлять доской.

Вы можете делиться с:

• Коллегами: выбирайте сотрудников вашего собственного филиала по имени. Удобно для рабочей группы или небольшой команды.
• Всеми сотрудниками филиала или отдела: все, кто там работает, увидят доску, в том числе те, кто присоединится позже.
• Группами: участниками команды, членом которой являетесь вы сами.

Сотрудники, которые видят доску, всегда могут добавлять задачи, изменять их и оставлять комментарии. Доступ следует текущему состоянию: кто покидает филиал, отдел или группу, больше не видит доску.

Фильтр Мои задачи — это инструмент для поиска, а не для ограничения доступа: все, кто видит доску, видят на ней все задачи.

Управление

Владелец управляет доской: колонками, метками, доступом, архивированием и удалением. Владелец также может:

• назначить соправляющих: сотрудников, которые будут вместе с ним управлять доской;
• передать доску другому сотруднику; предыдущий владелец после этого становится соправляющим.

Если владелец уходит, доска передаётся соправляющему. Если соправляющего нет, сотрудник, видящий доску, увидит сообщение о том, что владелец больше не активен, и сможет взять управление на себя.

Совместная работа на доске

• В реальном времени: если кто-то другой изменит доску, пока вы её открыли, доска обновится автоматически.
• Одновременное редактирование: если кто-то изменил задачу, пока она была открыта у вас, вы получите уведомление и откроете задачу заново. Так вы не перезапишете изменения друг друга.
• Новая для вас: задача, которую другой человек назначил вам, получает в Мои задачи метку Новая. На стартовом экране панель Мои задачи показывает количество открытых и просроченных задач; точка означает, что есть что-то новое.
• Очистка: с помощью Удалить завершённые задачи администратор убирает завершённые задачи с доски. Они остаются сохранёнными; через Показать архив вы сможете увидеть их снова. Повторно открытая задача возвращается на доску.

Microsoft To Do и Google Tasks

Если это разрешено вашей организацией, вы можете подключить «Мои задачи» к Microsoft To Do или Google Tasks, только к одной из них одновременно. Вверху в разделе Taken выберите Koppelen для той службы, которой вы пользуетесь, и дайте разрешение. В этой службе появится список с названием приложения, содержащий открытые задачи, за которые отвечаете вы.

• Что передается: название, выполнено, срок и описание, а в Microsoft To Do также приоритет. Это можно изменять с обеих сторон.
• Что остается в приложении: доски, столбцы, метки, комментарии и другие ответственные. В Google Tasks нет приоритета; он тоже остается в приложении.
• Отметка в службе также завершает задачу здесь; карточка перемещается на доске в столбец завершения.
• Если вы добавите задачу в список в службе, она появится на вашей личной доске.
• Если вы удалите задачу в службе, она останется здесь и не будет снова отправлена в службу.
• Если для задачи на доске у вас только просмотр, вы все равно можете отметить ее как выполненную в службе; другие изменения будут отменены.
• Google Tasks хранит описание примерно до 8 000 символов. Более длинное описание будет сокращено при отправке в Google и не будет изменяться там.

Изменение в приложении почти сразу появляется в службе. Изменение в службе приходит, как только вы открываете Taken, а иначе — примерно в течение получаса.

С помощью Ontkoppelen связь прекращается, и список исчезает из службы. Ваши задачи в приложении остаются. Если вы перейдете на другую службу, то то же самое произойдет со старым списком.

Вы также включаете и выключаете связь в Voorkeuren → Integraties. Администратор разрешает связь в Admin → Tools → MCP, в разделе Microsoft To Do или Google Tasks в списке интеграций. Google Tasks работает только если в организации настроено собственное приложение Google.

Ваши данные

С помощью кнопки загрузки вверху в Задачах вы получаете обзор своих досок, задач и комментариев. Если учётная запись удаляется, личные доски этого человека исчезают. Общие доски остаются у остальных; имя ушедшего человека удаляется из задач и комментариев.

Задачи через AI

В чате или голосовом разговоре вы можете спрашивать AI о своих задачах и вносить в них изменения. AI работает с теми же правами, что и вы: она видит только те доски, которые видите вы.

• Задавать вопросы: "Что ещё открыто на Team marketing?", "Какие задачи просрочены?", "Кто занимается клиентским днём?"
• Изменять по запросу: "Поставь 'Планирование клиентского дня' на мою доску", "Отметь предложение как выполненное", "Поставь срок по отчёту на 1 декабря", "Добавь комментарий к задаче о месте проведения."
• Пункты действий из разговора или отчёта: попросите AI превратить их в задачи. AI подготовит их как предложение; они станут задачами только после того, как вы их добавите.

Добавление предложений

Предложения от AI находятся вверху База знаний → Личное → Задачи, под Предложения от AI. Для каждого предложения видно, для какой это доски и какие задачи в него входят. Выберите Добавить для отдельной задачи, Добавить всё для всего предложения или Не добавлять, чтобы удалить предложение. Панель Мои задачи на стартовом экране с точкой показывает, что есть готовые предложения.

Задачу, которую вы прямо просите создать ("поставь это на мою доску"), AI создаёт сразу.

AI не заполняет ответственного или срок, если вы их не назвали, и удаляет задачу только если вы прямо об этом попросите. У задачи, созданной AI, в окне задачи есть ссылка на чат, из которого она появилась.

Если для помощника или разговора отключены все инструменты, AI тоже не сможет работать с вашими задачами.