跳转到主内容

设置和管理知识库

通过知识库，组织可以集中提供可靠的信息。管理员可以发布链接和知识文档。发布的知识文档在其内容与普通聊天问题相关时，还会被自动搜索。

你可以通过 管理 → 知识库 来管理知识库。现有的链接和中央知识文档会一起显示在一个表格中。

员工看到的内容​

发布的条目在 知识库 → 组织 → 文档（或在自己的分支机构下）可见。员工只能看到整个组织或其所属分支机构的信息。针对特定部门的文档模板，相关部门的员工也会在 分支机构 → 我的部门 下看到。

知识文档可以通过两种方式使用：

  1. 员工从 文档 中打开该文档。
  2. AI-Public 在相关聊天问题时自动搜索该文档，无需员工用回形针手动选择。

普通的 链接 仅指向网页、视频或外部资源。只有经过处理的知识文档包含规范的 Markdown，可作为中央聊天来源被搜索。

组织和分支机构级别​

每个知识文档都有一个范围：

  • 整个组织 — 对环境中所有员工可用。
  • 分支机构 — 仅对一个或多个选定分支机构的员工可用。

环境管理员可以管理整个组织的知识和选定分支机构的知识。分支机构管理员仅管理其有权限的分支机构的知识。

根据内容选择范围。例如，组织范围的政策属于 整个组织；本地工作指令属于相关分支机构。

知识库概览​

在概览中你可以：

  • 搜索和筛选；
  • 使用加号按钮添加条目；
  • 用拖拽手柄调整顺序；
  • 编辑链接和知识文档；
  • 发布、归档或删除文档；
  • 导入或导出 OKF 包。

索引和设置的顺序决定了 文档 中条目的排列方式。

添加条目​

点击表格上方的 加号按钮。你可以选择三种内容类型。

链接​

选择 链接 用于已有的网页、视频、课程或其他外部资源。填写易识别的标题、描述、类别和 URL。链接会在知识库中显示，但外部页面不会自动作为中央知识文档被索引。

添加文档​

选择 添加文档 直接编写知识文档。

  1. 填写唯一的文件名和清晰的标题。
  2. 选择类型，添加描述和标签。
  3. 在 Markdown 编辑器中编写或粘贴内容。
  4. 选择状态和范围。
  5. 保存文档。

使用清晰的标题、简短独立的段落和一致的术语。这有助于读者和自动检索相关片段。

添加源文件​

选择 添加源文件 使用文件管理中的文件作为知识文档。你可以选择已有文件或先上传新文件。

AI-Public 会保存原始文件，并生成规范的 Markdown。PDF、Word、PowerPoint、Markdown 及其他支持的文件因此拥有统一格式，便于展示、导出和搜索索引。

PDF、Word 和 PowerPoint 文件会自动处理，提取文本、文档结构及尽可能多的相关视觉信息，如表格、图表、表单和图片。这样比仅提取纯文本保留了更多有用内容。

发布前请检查：

  • 是否包含所有重要章节；
  • 表格和列表是否易于理解；
  • 图表和图片是否有内容描述；
  • 标题、描述、类型和标签是否正确；
  • 是否有质量警告需要处理；
  • 状态和分支机构范围是否正确。
检查源文件

技术上成功处理并不保证所有视觉含义都被正确传达。请始终将重要知识与原始文件进行比对。

设置元数据​

在 设置知识文档 中你可以管理：

字段用途
标题员工在知识库和来源引用中看到的名称。
类型内容类型，例如政策、协议或手册。
描述关于目的和内容的简短说明。
标签用于搜索和管理的关键词，逗号分隔。
来源或资源来源或内容所有者。
来源 URL指向原始或当前来源的链接。
修改日期来源内容更新的日期。
发布状态草稿、已发布或已归档。
范围整个组织或选定分支机构。
规范 Markdown用于显示、导出和索引的内容。

状态和发布​

  • 草稿 — 仅在管理中可见，尚未对聊天问题开放。
  • 已发布 — 在 文档 中可见，并在设置的范围内可搜索。
  • 已归档 — 保存在管理中，但不对员工主动开放。

安全的工作流程是：先添加为草稿，检查内容和范围，测试代表性问题，然后发布。归档过时知识，避免同时发布冲突版本。

组织所有权和保存​

当源文件成为中央知识时，会从个人存储转移到组织存储。个人所有者和文件夹关联会被移除。这样即使原上传者账号后来被删除，知识文档仍然保留。

当知识不再活跃但需保存时，请使用 已归档。只有当源文件、规范版本和搜索索引都可永久删除时，才删除文档。

什么是 OKF？​

OKF（Open Knowledge Format） 是中央知识库的可传输格式。它由普通 Markdown 和用于内容元数据的 YAML frontmatter 组成。

---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---

# Organisatieprotocol

## Uitvoering

De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.

发布状态和分支机构范围在 AI-Public 中仍是独立的安全设置，不属于可传输文档的一部分。

导入和导出 OKF​

使用 导出按钮 下载中央知识文档的 ZIP 包。包内包含 Markdown 文档、index.md 和导出日志。原始 PDF 或 Word 文件作为来源保存在 AI-Public 中。

使用 导入按钮 添加包含 Markdown 文档的 ZIP 包。导入的文档以 草稿 状态开始，管理员可在发布前检查标题、内容、范围和元数据。

一个包最多包含 25 个 Markdown 文档，压缩和解压后内容大小不超过 8 MB。较大的集合请分成多个包。

端到端检查​

  1. 发布一个包含明显事实的文档。
  2. 以设置范围内的员工身份登录。
  3. 检查文档是否在 文档 中且可打开。
  4. 在普通聊天中提出相关问题，无需手动选择文档。
  5. 检查答案是否与文档一致，并引用了中央来源。
  6. 用范围外的员工重复测试；他们不应看到文档或通过聊天使用。

有关员工仅将文件关联到单个对话的情况，请参阅带文档聊天。

本页