Opslagsbank opsætte og administrere
Med opslagsbanken stiller organisationen pålidelige oplysninger centralt til rådighed. Administratorer kan offentliggøre links og vidensdokumenter. Offentliggjorte vidensdokumenter bliver desuden automatisk gennemsøgt, når deres indhold er relevant for et almindeligt chatspørgsmål.
Du administrerer opslagsbanken via Administration → Opslagsbank. Eksisterende links og centrale vidensdokumenter vises samlet i én tabel.
Hvad medarbejdere ser
Offentliggjorte elementer er synlige under Opslagsbank → Organisation → Dokumenter (eller under egen afdeling). Medarbejdere ser kun information for hele organisationen eller for deres egen afdeling. Dokumentskabeloner, der er tiltænkt bestemte afdelinger, vises også for medarbejdere i disse afdelinger under afdeling → Mine afdelinger.
Et vidensdokument kan bruges på to måder:
- Medarbejderen åbner dokumentet fra Dokumenter.
- AI-Public gennemsøger automatisk dokumentet ved relevante chatspørgsmål, uden at medarbejderen behøver at vælge det med papirclipsen.
Et almindeligt Link henviser kun til en webside, video eller ekstern kilde. Kun et bearbejdet vidensdokument indeholder kanonisk Markdown, som kan gennemsøges som en central chatkilde.
Organisations- og afdelingsniveau
Hvert vidensdokument har et omfang:
- Hele organisationen — tilgængeligt for alle medarbejdere i miljøet.
- Afdelinger — kun tilgængeligt for medarbejdere i én eller flere valgte afdelinger.
Miljøadministratorer kan administrere organisationsdækkende viden og viden for valgte afdelinger. En afdelingsadministrator administrerer kun viden for de afdelinger, hvor vedkommende har administrationsrettigheder.
Vælg omfanget ud fra indholdet. Organisationsdækkende politik hører for eksempel til Hele organisationen; en lokal arbejdsinstruks hører til den pågældende afdeling.
Oversigt over opslagsbanken
I oversigten kan du:
- søge og filtrere;
- tilføje elementer med plusknappen;
- ændre rækkefølgen med trækgrebet;
- redigere links og vidensdokumenter;
- offentliggøre, arkivere eller slette dokumenter;
- importere eller eksportere en OKF-pakke.
Indekset og den indstillede rækkefølge bestemmer, hvordan elementer rangeres i Dokumenter.
Tilføje et element
Klik på plusknappen over tabellen. Du kan vælge mellem tre typer indhold.
Link
Vælg Link for en eksisterende webside, video, kursus eller anden ekstern kilde. Udfyld en genkendelig titel, beskrivelse, kategori og URL. Linket bliver synligt i opslagsbanken, men den eksterne side bliver ikke automatisk indekseret som centralt vidensdokument.
Tilføj dokument
Vælg Tilføj dokument for direkte at skrive et vidensdokument.
- Udfyld et unikt filnavn og en klar titel.
- Vælg en type og tilføj en beskrivelse og tags.
- Skriv eller indsæt indholdet i Markdown-editoren.
- Vælg status og omfang.
- Gem dokumentet.
Brug klare overskrifter, korte selvstændige afsnit og konsekvente termer. Det hjælper både læseren og den automatiske genfinding af relevante uddrag.
Tilføj kildefil
Vælg Tilføj kildefil for at bruge en fil fra Filhåndtering som vidensdokument. Du kan vælge en eksisterende fil eller først uploade en ny fil.
AI-Public gemmer den oprindelige fil og laver derudover kanonisk Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- og andre understøttede filer får dermed ét konsistent format til visning, eksport og søgeindeksering.
PDF-, Word- og PowerPoint-filer behandles automatisk. Tekst, dokumentstruktur og hvor muligt relevant visuel information som tabeller, diagrammer, formularer og billeder medtages. Dermed bevares mere brugbart indhold end ved kun at udtrække ren tekst.
Kontrollér før offentliggørelse:
- at alle vigtige kapitler er til stede;
- at tabeller og lister er forståelige;
- at diagrammer og billeder er indholdsmæssigt godt beskrevet;
- at titel, beskrivelse, type og tags er korrekte;
- at kvalitetsadvarsler kræver handling;
- at status og afdelingsomfang er korrekte.
En teknisk vellykket behandling garanterer ikke, at al visuel betydning er korrekt overført. Sammenlign vigtig viden altid med den oprindelige fil.
Indstil metadata
I Indstil vidensdokument administrerer du blandt andet:
| Felt | Brug |
|---|---|
| Titel | Navn, som medarbejdere ser i opslagsbanken og kildehenvisning. |
| Type | Indholdstype, for eksempel politik, protokol eller vejledning. |
| Beskrivelse | Kort forklaring om formål og indhold. |
| Tags | Søge- og administrationstermer, adskilt med kommaer. |
| Kilde eller ressource | Oprindelse eller indholdsmæssig ejer. |
| Kilde-URL | Link til den oprindelige eller aktuelle kilde. |
| Ændringsdato | Dato for seneste indholdsmæssige opdatering af kilden. |
| Publiceringsstatus | Udkast, Offentliggjort eller Arkiveret. |
| Omfang | Hele organisationen eller valgte afdelinger. |
| Kanonisk Markdown | Indhold, der vises, eksporteres og indekseres. |
Status og publicering
- Udkast — kun synligt i administration og endnu ikke tilgængeligt for chatspørgsmål.
- Offentliggjort — synligt i Dokumenter og søgbart inden for det indstillede omfang.
- Arkiveret — gemt i administration, men ikke aktivt tilgængeligt for medarbejdere.
En sikker arbejdsgang er: tilføje som Udkast, kontrollere indhold og omfang, teste repræsentative spørgsmål og derefter offentliggøre. Arkivér forældet viden og undgå, at modstridende versioner er offentliggjort samtidig.
Organisationsbesiddelse og opbevaring
Når en kildefil bliver central viden, flyttes den fra personlig lagring til organisationslagring. Den personlige ejer og mappetilknytning fjernes. Vidensdokumentet bevares dermed, hvis kontoen for den oprindelige uploader senere slettes.
Brug Arkiveret, hvis viden ikke længere må være aktiv, men skal bevares. Slet et dokument kun, hvis også kildefilen, den kanoniske version og søgeindekset må fjernes permanent.
Hvad er OKF?
OKF (Open Knowledge Format) er det overførbare format for den centrale opslagsbank. Det består af almindelig Markdown med YAML-frontmatter til indholdsmæssige metadata.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publiceringsstatus og afdelingsomfang forbliver separate sikkerhedsindstillinger i AI-Public; de er ikke en del af det overførbare dokument.
Import og eksport af OKF
Med eksportknappen downloader du de centrale vidensdokumenter som en ZIP-pakke. Pakken indeholder Markdown-dokumenter, en index.md og en eksportlog. Den oprindelige PDF- eller Word-fil bevares i AI-Public som kilde.
Med importknappen tilføjer du en ZIP-pakke med Markdown-dokumenter. Importerede dokumenter starter som Udkast, så en administrator kan kontrollere titel, indhold, omfang og metadata før offentliggørelse.
En pakke kan indeholde maksimalt 25 Markdown-dokumenter og 8 MB pakket og udpakket indhold. Fordel større samlinger over flere pakker.
End-to-end kontrol
- Offentliggør et dokument med et klart genkendeligt faktum.
- Log ind som medarbejder inden for det indstillede omfang.
- Kontrollér, at dokumentet findes under Dokumenter og kan åbnes.
- Stil et relevant spørgsmål i en almindelig chat uden manuelt at vælge dokumentet.
- Kontrollér, at svaret stemmer overens med dokumentet, og at den centrale kilde nævnes.
- Gentag testen med en medarbejder uden for omfanget; vedkommende må ikke kunne se dokumentet eller bruge det via chatten.
For filer, som en medarbejder kun knytter til én samtale, læs Chat med dokumenter.