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ナレッジベースの設定と管理

ナレッジベースにより、組織は信頼できる情報を中央で利用可能にします。管理者はリンクやナレッジドキュメントを公開できます。公開されたナレッジドキュメントは、その内容が通常のチャット質問に関連する場合に自動的に検索されます。

ナレッジベースは 管理 → ナレッジベース から管理します。既存のリンクと中央ナレッジドキュメントは1つの表にまとめられています。

従業員が見るもの​

公開されたアイテムは ナレッジベース → 組織 → ドキュメント（または自分の拠点）に表示されます。従業員は組織全体または自分の拠点の情報のみを閲覧できます。特定の部署向けのドキュメントテンプレートは、その部署の従業員に対して 拠点 → 自分の部署 にも表示されます。

ナレッジドキュメントは2つの方法で利用できます：

  1. 従業員が ドキュメント からドキュメントを開く。
  2. AI-Publicが関連するチャット質問時に自動的にドキュメントを検索し、従業員がクリップで選択する必要はありません。

通常の リンク はウェブページ、動画、外部リソースへの単なる参照です。処理済みのナレッジドキュメントのみが中央チャットソースとして検索可能な正規Markdownを含みます。

組織レベルと拠点レベル​

各ナレッジドキュメントには範囲があります：

  • 組織全体 — 環境内のすべての従業員が利用可能。
  • 拠点 — 選択された1つ以上の拠点の従業員のみ利用可能。

環境管理者は組織全体のナレッジと選択された拠点のナレッジを管理できます。拠点管理者は管理権限のある拠点のナレッジのみ管理します。

内容に基づいて範囲を選択してください。組織全体の方針は 組織全体 に、ローカルな作業指示は該当拠点に属します。

ナレッジベース概要​

概要画面では以下が可能です：

  • 検索とフィルター
  • プラスボタンでアイテム追加
  • ドラッグハンドルで順序変更
  • リンクとナレッジドキュメントの編集
  • ドキュメントの公開、アーカイブ、削除
  • OKFバンドルのインポートとエクスポート

インデックスと設定された順序が ドキュメント 内のアイテムの並び順を決定します。

アイテムの追加​

表の上の プラスボタン をクリックします。3種類のコンテンツから選べます。

リンク​

既存のウェブページ、動画、コース、その他の外部リソースには リンク を選択します。わかりやすいタイトル、説明、カテゴリ、URLを入力してください。リンクはナレッジベースに表示されますが、外部ページは中央ナレッジドキュメントとして自動的にインデックスされません。

ドキュメント追加​

直接ナレッジドキュメントを書くには ドキュメント追加 を選択します。

  1. 一意のファイル名とわかりやすいタイトルを入力。
  2. タイプを選び、説明とタグを追加。
  3. Markdownエディターに内容を記述または貼り付け。
  4. ステータスと範囲を選択。
  5. ドキュメントを保存。

わかりやすい見出し、短く独立した段落、一貫した用語を使いましょう。これにより読者と関連断片の自動検索の両方に役立ちます。

ソースファイル追加​

ファイル管理からファイルをナレッジドキュメントとして使うには ソースファイル追加 を選択します。既存ファイルを選ぶか、先に新規ファイルをアップロードできます。

AI-Publicは元のファイルを保存しつつ、正規Markdownも生成します。PDF、Word、PowerPoint、Markdown、その他対応ファイルは表示、エクスポート、検索インデックス用に一貫したフォーマットになります。

PDF、Word、PowerPointファイルは自動処理されます。テキスト、ドキュメント構造、可能な限り表、グラフ、フォーム、画像などの関連視覚情報も取り込みます。これにより単なるテキスト抽出より多くの有用な内容が保持されます。

公開前に以下を確認してください：

  • 重要な章がすべて含まれているか
  • 表や箇条書きが理解しやすいか
  • グラフや画像が内容的に適切に説明されているか
  • タイトル、説明、タイプ、タグが正しいか
  • 品質警告に対応が必要か
  • ステータスと拠点範囲が正しいか
ソースファイルを確認してください

技術的に処理が成功しても、すべての視覚的意味が正しく引き継がれているとは限りません。重要な知識は必ず元ファイルと比較してください。

メタデータの設定​

ナレッジドキュメント設定 では以下などを管理します：

フィールド用途
タイトル従業員がナレッジベースや出典表示で見る名前。
タイプ内容の種類（例：方針、プロトコル、マニュアル）。
説明目的と内容の簡単な説明。
タグ検索・管理用の用語（カンマ区切り）。
出典またはリソース出所または内容の所有者。
出典URL元または最新の出典へのリンク。
変更日内容が更新された日付。
公開ステータス草稿、公開済み、アーカイブ済み。
範囲組織全体または選択された拠点。
正規Markdown表示、エクスポート、インデックスされる内容。

ステータスと公開​

  • 草稿 — 管理画面のみで表示され、チャット質問にはまだ利用不可。
  • 公開済み — ドキュメント に表示され、設定された範囲内で検索可能。
  • アーカイブ済み — 管理画面に保存されるが、従業員には利用不可。

安全なワークフローは、草稿として追加し、内容と範囲を確認し、代表的な質問でテストしてから公開することです。古くなった知識はアーカイブし、矛盾するバージョンが同時に公開されないようにします。

組織所有と保存​

ソースファイルが中央ナレッジになると、個人ストレージから組織ストレージに移動します。個人所有者とフォルダリンクは削除されます。これにより元アップローダーのアカウントが後で削除されてもナレッジドキュメントは保持されます。

ナレッジがもはやアクティブであってはならず保存が必要な場合は アーカイブ済み を使います。ソースファイル、正規版、検索インデックスも完全に削除してよい場合のみドキュメントを削除してください。

OKFとは？​

OKF（Open Knowledge Format） は中央ナレッジベースの移行可能なフォーマットです。内容のメタデータ用にYAMLフロントマターを含む通常のMarkdownで構成されています。

---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---

# Organisatieprotocol

## Uitvoering

De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.

公開ステータスと拠点範囲はAI-Public内の別個のセキュリティ設定であり、移行可能なドキュメントの一部ではありません。

OKFのインポートとエクスポート​

エクスポートボタン で中央ナレッジドキュメントをZIPバンドルとしてダウンロードできます。バンドルにはMarkdownドキュメント、index.md、エクスポートログが含まれます。元のPDFやWordファイルはAI-Public内にソースとして保存されます。

インポートボタン でMarkdownドキュメントのZIPバンドルを追加できます。インポートされたドキュメントは 草稿 として開始し、管理者が公開前にタイトル、内容、範囲、メタデータを確認できます。

バンドルは最大25のMarkdownドキュメントと8MBの圧縮・非圧縮内容を含めます。大きなコレクションは複数のバンドルに分割してください。

エンドツーエンドの確認​

  1. 明確に認識できる事実を含むドキュメントを公開する。
  2. 設定された範囲内の従業員としてログインする。
  3. ドキュメント にドキュメントがあり開けることを確認する。
  4. 通常のチャットで関連質問をし、ドキュメントを手動で選択しない。
  5. 回答がドキュメントと一致し、中央出典が示されていることを確認する。
  6. 範囲外の従業員でテストを繰り返し、その従業員がドキュメントを見たりチャットで利用できないことを確認する。

従業員がファイルを1つの会話にのみリンクする場合は、ドキュメント付きチャットを参照してください。

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