Настройка и управление базой знаний
С помощью базы знаний организация централизованно предоставляет надежную информацию. Администраторы могут публиковать ссылки и документы знаний. Опубликованные документы знаний также автоматически просматриваются, когда их содержимое релевантно для обычного запроса в чате.
Вы управляете базой знаний через Управление → База знаний. Существующие ссылки и центральные документы знаний отображаются вместе в одной таблице.
Что видят сотрудники
Опубликованные элементы видны в разделе База знаний → Организация → Документы (или в разделе собственного филиала). Сотрудники видят только информацию для всей организации или для своего филиала. Шаблоны документов, предназначенные для определённых отделов, также отображаются у сотрудников этих отделов в разделе филиал → Мои отделы.
Документ знаний можно использовать двумя способами:
- Сотрудник открывает документ из раздела Документы.
- AI-Public автоматически просматривает документ при релевантном запросе в чате, без необходимости выбирать его вручную с помощью скрепки.
Обычная Ссылка ведёт только на веб-страницу, видео или внешний источник. Только обработанный документ знаний содержит канонический Markdown, который может быть использован как центральный источник для поиска в чате.
Уровень организации и филиала
Каждый документ знаний имеет область действия:
- Вся организация — доступен всем сотрудникам в среде.
- Филиалы — доступен только сотрудникам одного или нескольких выбранных филиалов.
Администраторы среды могут управлять знаниями для всей организации и для выбранных филиалов. Администратор филиала управляет только знаниями для филиалов, для которых у него есть права управления.
Выбирайте область действия в зависимости от содержания. Организационная политика, например, относится к Вся организация; локальная рабочая инструкция — к соответствующему филиалу.
Обзор базы знаний
В обзоре вы можете:
- искать и фильтровать;
- добавлять элементы с помощью кнопки плюс;
- изменять порядок с помощью перетаскивания;
- редактировать ссылки и документы знаний;
- публиковать, архивировать или удалять документы;
- импортировать или экспортировать пакет OKF.
Индекс и установленный порядок определяют, как элементы сортируются в разделе Документы.
Добавление элемента
Нажмите кнопку плюс над таблицей. Можно выбрать один из трёх типов содержимого.
Ссылка
Выберите Ссылка для существующей веб-страницы, видео, курса или другого внешнего источника. Заполните понятное название, описание, категорию и URL. Ссылка будет видна в базе знаний, но внешняя страница не будет автоматически индексироваться как центральный документ знаний.
Добавить документ
Выберите Добавить документ, чтобы напрямую написать документ знаний.
- Введите уникальное имя файла и понятный заголовок.
- Выберите тип и добавьте описание и теги.
- Напишите или вставьте содержимое в Markdown-редактор.
- Выберите статус и область действия.
- Сохраните документ.
Используйте понятные заголовки, короткие самостоятельные абзацы и последовательные термины. Это помогает как читателю, так и автоматическому поиску релевантных фрагментов.
Добавить исходный файл
Выберите Добавить исходный файл, чтобы использовать файл из Файлового менеджера как документ знаний. Можно выбрать существующий файл или сначала загрузить новый.
AI-Public сохраняет исходный файл и дополнительно создаёт канонический Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- и другие поддерживаемые файлы получают единый формат для отображения, экспорта и индексирования поиска.
PDF-, Word- и PowerPoint-файлы обрабатываются автоматически. При этом учитываются текст, структура документа и, где возможно, релевантная визуальная информация, такая как таблицы, графики, формы и изображения. Это позволяет сохранить больше полезного содержимого, чем при простой текстовой экстракции.
Перед публикацией проверьте:
- наличие всех важных глав;
- понятность таблиц и списков;
- корректное описание графиков и изображений;
- правильность заголовка, описания, типа и тегов;
- требуют ли предупреждения о качестве действий;
- правильность статуса и области действия филиала.
Технически успешная обработка не гарантирует, что вся визуальная информация корректно перенесена. Всегда сверяйте важные знания с исходным файлом.
Настройка метаданных
В разделе Настройка документа знаний вы управляете, среди прочего:
| Поле | Использование |
|---|---|
| Заголовок | Название, которое видят сотрудники в базе знаний и при ссылке на источник. |
| Тип | Вид содержимого, например политика, протокол или руководство. |
| Описание | Краткое объяснение цели и содержания. |
| Теги | Термины для поиска и управления, разделённые запятыми. |
| Источник или ресурс | Происхождение или владелец содержимого. |
| URL источника | Ссылка на исходный или актуальный источник. |
| Дата изменения | Дата последнего обновления содержимого источника. |
| Статус публикации | Черновик, Опубликовано или В архиве. |
| Область действия | Вся организация или выбранные филиалы. |
| Канонический Markdown | Содержимое, которое отображается, экспортируется и индексируется. |
Статус и публикация
- Черновик — виден только в управлении и ещё не доступен для запросов в чате.
- Опубликовано — виден в разделе Документы и доступен для поиска в установленной области действия.
- В архиве — хранится в управлении, но не доступен сотрудникам.
Безопасный рабочий процесс: добавлять как Черновик, проверять содержимое и область действия, тестировать репрезентативные вопросы, затем публиковать. Архивируйте устаревшие знания и избегайте одновременной публикации противоречивых версий.
Принадлежность организации и хранение
Когда исходный файл становится центральным знанием, он перемещается из личного хранилища в организационное. Личный владелец и связь с папкой удаляются. Таким образом документ знаний сохраняется, даже если аккаунт первоначального загрузчика позже удаляется.
Используйте статус В архиве, если знание больше не должно быть активно, но должно сохраняться. Удаляйте документ только если исходный файл, каноническая версия и индекс поиска могут быть окончательно удалены.
Что такое OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — это переносимый формат центральной базы знаний. Он состоит из обычного Markdown с YAML-фронтматтером для содержательных метаданных.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Статус публикации и область действия филиала остаются отдельными настройками безопасности в AI-Public; они не являются частью переносимого документа.
Импорт и экспорт OKF
С помощью кнопки экспорта вы скачиваете центральные документы знаний в ZIP-пакете. Пакет содержит Markdown-документы, index.md и лог экспорта. Исходный PDF- или Word-файл сохраняется в AI-Public как источник.
С помощью кнопки импорта вы добавляете ZIP-пакет с Markdown-документами. Импортированные документы начинаются как Черновик, чтобы администратор мог проверить заголовок, содержимое, область действия и метаданные перед публикацией.
Пакет может содержать максимум 25 Markdown-документов и 8 МБ упакованного и распакованного содержимого. Большие коллекции разделяйте на несколько пакетов.
Полная проверка
- Опубликуйте документ с чётко узнаваемым фактом.
- Войдите как сотрудник в установленной области действия.
- Проверьте, что документ находится в разделе Документы и его можно открыть.
- В обычном чате задайте релевантный вопрос без ручного выбора документа.
- Проверьте, что ответ соответствует документу и указана центральная ссылка.
- Повторите тест с сотрудником вне области действия; он не должен видеть документ или использовать его через чат.
Для файлов, которые сотрудник связывает только с одним разговором, смотрите Чат с документами.