Налаштування та керування базою знань
За допомогою бази знань організація централізовано надає надійну інформацію. Адміністратори можуть публікувати посилання та документи знань. Опубліковані документи знань також автоматично переглядаються, коли їхній вміст є релевантним для звичайного запиту в чаті.
Ви керуєте базою знань через Керування → База знань. Існуючі посилання та центральні документи знань розміщені разом у одній таблиці.
Що бачать співробітники
Опубліковані елементи видимі під База знань → Організація → Документи (або під власним відділенням). Співробітники бачать лише інформацію для всієї організації або для свого відділення. Шаблони документів, призначені для певних відділів, також відображаються у співробітників цих відділів під відділення → Мої відділи.
Документ знань можна використовувати двома способами:
- Співробітник відкриває документ із Документів.
- AI-Public автоматично переглядає документ при релевантному запиті в чаті, без необхідності вибирати його вручну за допомогою скріпки.
Звичайне Посилання лише веде на вебсторінку, відео або зовнішнє джерело. Лише опрацьований документ знань містить канонічний Markdown, який можна шукати як центральне джерело для чату.
Рівень організації та відділення
Кожен документ знань має охоплення:
- Вся організація — доступний для всіх співробітників у середовищі.
- Відділення — доступний лише для співробітників одного або кількох вибраних відділень.
Адміністратори середовища можуть керувати знаннями організації загалом та для вибраних відділень. Адміністратор відділення керує лише знаннями для відділень, для яких має права керування.
Обирайте охоплення залежно від вмісту. Наприклад, політика організації належить до Вся організація; локальна інструкція — до відповідного відділення.
Огляд бази знань
У огляді ви можете:
- шукати та фільтрувати;
- додавати елементи за допомогою кнопки плюс;
- змінювати порядок за допомогою перетягування;
- редагувати посилання та документи знань;
- публікувати, архівувати або видаляти документи;
- імпортувати або експортувати пакет OKF.
Індекс і встановлений порядок визначають, як елементи впорядковуються у Документах.
Додавання елемента
Натисніть кнопку плюс над таблицею. Ви можете обрати один із трьох типів вмісту.
Посилання
Обирайте Посилання для існуючої вебсторінки, відео, курсу або іншого зовнішнього джерела. Заповніть впізнавану назву, опис, категорію та URL. Посилання буде видимим у базі знань, але зовнішня сторінка не індексується автоматично як центральний документ знань.
Додати документ
Обирайте Додати документ, щоб безпосередньо написати документ знань.
- Введіть унікальне ім’я файлу та чітку назву.
- Оберіть тип і додайте опис та теги.
- Напишіть або вставте вміст у Markdown-редактор.
- Оберіть статус і охоплення.
- Збережіть документ.
Використовуйте чіткі заголовки, короткі самостійні абзаци та послідовні терміни. Це допомагає як читачеві, так і автоматичному пошуку релевантних фрагментів.
Додати вихідний файл
Обирайте Додати вихідний файл, щоб використати файл із Файлового менеджера як документ знань. Ви можете вибрати існуючий файл або спочатку завантажити новий.
AI-Public зберігає оригінальний файл і додатково створює канонічний Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- та інші підтримувані файли отримують єдиний послідовний формат для відображення, експорту та індексації пошуку.
PDF-, Word- та PowerPoint-файли обробляються автоматично. При цьому враховується текст, структура документа та, де можливо, релевантна візуальна інформація, така як таблиці, графіки, форми та зображення. Це забезпечує збереження більшої кількості корисного вмісту, ніж при простому вилученні тексту.
Перед публікацією перевірте:
- чи всі важливі розділи присутні;
- чи таблиці та списки зрозумілі;
- чи графіки та зображення описані змістовно;
- чи назва, опис, тип і теги правильні;
- чи попередження про якість потребують дій;
- чи статус і охоплення відділення вірні.
Технічно успішна обробка не гарантує, що вся візуальна інформація передана коректно. Завжди порівнюйте важливі знання з оригінальним файлом.
Налаштування метаданих
У Налаштування документа знань ви керуєте, зокрема:
| Поле | Використання |
|---|---|
| Назва | Ім’я, яке співробітники бачать у базі знань та у посиланні на джерело. |
| Тип | Вид вмісту, наприклад політика, протокол або інструкція. |
| Опис | Коротке пояснення мети та вмісту. |
| Теги | Терміни для пошуку та керування, розділені комами. |
| Джерело або ресурс | Походження або власник вмісту. |
| URL джерела | Посилання на оригінальне або актуальне джерело. |
| Дата зміни | Дата останнього оновлення вмісту джерела. |
| Статус публікації | Чернетка, Опубліковано або Архівовано. |
| Охоплення | Вся організація або вибрані відділення. |
| Канонічний Markdown | Вміст, який відображається, експортується та індексується. |
Статус і публікація
- Чернетка — видима лише в керуванні, ще недоступна для запитів у чаті.
- Опубліковано — видима у Документах та доступна для пошуку в межах встановленого охоплення.
- Архівовано — збережена в керуванні, але неактивна для співробітників.
Безпечний робочий процес: додати як Чернетку, перевірити вміст і охоплення, протестувати репрезентативні запитання, а потім публікувати. Архівуйте застарілі знання та уникайте одночасної публікації суперечливих версій.
Власність організації та збереження
Коли вихідний файл стає центральним знанням, він переміщується з особистого сховища до сховища організації. Особистий власник і прив’язка до папки видаляються. Таким чином документ знань зберігається, навіть якщо обліковий запис початкового завантажувача пізніше видаляють.
Використовуйте Архівовано, якщо знання більше не повинні бути активними, але мають зберігатися. Видаляйте документ лише якщо також остаточно видаляються вихідний файл, канонічна версія та індекс пошуку.
Що таке OKF?
OKF (Open Knowledge Format) — це переносний формат центральної бази знань. Він складається зі звичайного Markdown із YAML-frontmatter для змістовних метаданих.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Статус публікації та охоплення відділення залишаються окремими налаштуваннями безпеки в AI-Public; вони не є частиною переносного документа.
Імпорт і експорт OKF
За допомогою кнопки експорту ви завантажуєте центральні документи знань у вигляді ZIP-пакету. Пакет містить Markdown-документи, index.md та журнал експорту. Оригінальний PDF- або Word-файл зберігається в AI-Public як джерело.
За допомогою кнопки імпорту ви додаєте ZIP-пакет із Markdown-документами. Імпортовані документи починаються як Чернетка, щоб адміністратор міг перевірити назву, вміст, охоплення та метадані перед публікацією.
Пакет може містити максимум 25 Markdown-документів і 8 МБ упакованого та розпакованого вмісту. Великі колекції розподіляйте на кілька пакетів.
Повна перевірка
- Опублікуйте документ із чітко впізнаваним фактом.
- Увійдіть як співробітник у межах встановленого охоплення.
- Перевірте, чи документ є у Документах і чи його можна відкрити.
- У звичайному чаті поставте релевантне запитання без ручного вибору документа.
- Перевірте, чи відповідь відповідає документу і чи вказано центральне джерело.
- Повторіть тест із співробітником поза охопленням; він не повинен бачити документ або використовувати його через чат.
Для файлів, які співробітник пов’язує лише з однією розмовою, дивіться Чат із документами.