Konfigurer och hantera kunskapsdatabasen
Med kunskapsdatabasen gör organisationen pålitlig information centralt tillgänglig. Administratörer kan publicera länkar och kunskapsdokument. Publicerade kunskapsdokument genomsöks dessutom automatiskt när deras innehåll är relevant för en vanlig chattfråga.
Du hanterar kunskapsdatabasen via Administration → Kunskapsdatabas. Befintliga länkar och centrala kunskapsdokument visas tillsammans i en tabell.
Vad medarbetare ser
Publicerade objekt är synliga under Kunskapsdatabas → Organisation → Dokument (eller under den egna enheten). Medarbetare ser endast information för hela organisationen eller för sin egen enhet. Dokumentsjabloner som är avsedda för vissa avdelningar finns för medarbetare i dessa avdelningar även under enhet → Mina avdelningar.
Ett kunskapsdokument kan användas på två sätt:
- Medarbetaren öppnar dokumentet från Dokument.
- AI-Public genomsöker dokumentet automatiskt vid en relevant chattfråga, utan att medarbetaren behöver välja det med gemikonen.
En vanlig Länk hänvisar endast till en webbsida, video eller extern källa. Endast ett bearbetat kunskapsdokument innehåller kanonisk Markdown som kan genomsökas som en central chattkälla.
Organisations- och enhetsnivå
Varje kunskapsdokument har en räckvidd:
- Hela organisationen — tillgängligt för alla medarbetare i miljön.
- Enheter — endast tillgängligt för medarbetare i en eller flera valda enheter.
Miljöadministratörer kan hantera organisationsövergripande kunskap och kunskap för valda enheter. En enhetsadministratör hanterar endast kunskap för enheter där denne har administratörsrättigheter.
Välj räckvidd baserat på innehållet. Organisationsövergripande policy hör till exempel hemma under Hela organisationen; en lokal arbetsinstruktion hör till den aktuella enheten.
Översikt över kunskapsdatabasen
I översikten kan du:
- söka och filtrera;
- lägga till objekt med plustecknet;
- ändra ordning med draggreppet;
- redigera länkar och kunskapsdokument;
- publicera, arkivera eller ta bort dokument;
- importera eller exportera en OKF-paket.
Index och inställd ordning bestämmer hur objekt rangordnas i Dokument.
Lägg till ett objekt
Klicka ovanför tabellen på plustecknet. Du kan välja mellan tre typer av innehåll.
Länk
Välj Länk för en befintlig webbsida, video, kurs eller annan extern källa. Fyll i en igenkännbar titel, beskrivning, kategori och URL. Länken blir synlig i kunskapsdatabasen, men den externa sidan indexeras inte automatiskt som ett centralt kunskapsdokument.
Lägg till dokument
Välj Lägg till dokument för att skriva ett kunskapsdokument direkt.
- Fyll i ett unikt filnamn och en tydlig titel.
- Välj en typ och lägg till en beskrivning och taggar.
- Skriv eller klistra in innehållet i Markdown-redigeraren.
- Välj status och räckvidd.
- Spara dokumentet.
Använd tydliga rubriker, korta självständiga stycken och konsekventa termer. Detta hjälper både läsaren och den automatiska återfinningen av relevanta avsnitt.
Lägg till källfil
Välj Lägg till källfil för att använda en fil från Filhanteraren som kunskapsdokument. Du kan välja en befintlig fil eller först ladda upp en ny fil.
AI-Public sparar den ursprungliga filen och skapar dessutom kanonisk Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- och andra stödda filer får därmed ett enhetligt format för visning, export och sökindexering.
PDF-, Word- och PowerPoint-filer bearbetas automatiskt. Text, dokumentstruktur och där det är möjligt relevant visuell information som tabeller, diagram, formulär och bilder inkluderas. Detta gör att mer användbart innehåll finns tillgängligt än vid enbart ren textutvinning.
Kontrollera före publicering:
- att alla viktiga kapitel finns med;
- att tabeller och listor är begripliga;
- att diagram och bilder är innehållsmässigt väl beskrivna;
- att titel, beskrivning, typ och taggar stämmer;
- att kvalitetsvarningar kräver åtgärd;
- att status och enhetsräckvidd är korrekta.
En tekniskt lyckad bearbetning garanterar inte att all visuell betydelse har överförts korrekt. Jämför alltid viktig kunskap med den ursprungliga filen.
Ställ in metadata
I Ställ in kunskapsdokument hanterar du bland annat:
| Fält | Användning |
|---|---|
| Titel | Namn som medarbetare ser i kunskapsdatabasen och källhänvisningen. |
| Typ | Innehållstyp, till exempel policy, protokoll eller manual. |
| Beskrivning | Kort förklaring av syfte och innehåll. |
| Taggar | Sök- och hanteringstermer, separerade med kommatecken. |
| Källa eller resurs | Ursprung eller innehållsägare. |
| Källa-URL | Länk till ursprunglig eller aktuell källa. |
| Ändringsdatum | Datum då källan uppdaterades innehållsmässigt. |
| Publiceringsstatus | Utkast, Publicerad eller Arkiverad. |
| Räckvidd | Hela organisationen eller valda enheter. |
| Kanonisk Markdown | Innehåll som visas, exporteras och indexeras. |
Status och publicering
- Utkast — synlig endast i administration och ännu inte tillgänglig för chattfrågor.
- Publicerad — synlig i Dokument och genomsökningsbar inom inställd räckvidd.
- Arkiverad — sparad i administration men inte aktivt tillgänglig för medarbetare.
Ett säkert arbetsflöde är: lägg till som Utkast, kontrollera innehåll och räckvidd, testa representativa frågor och publicera sedan. Arkivera föråldrad kunskap och undvik att motstridiga versioner är publicerade samtidigt.
Organisationsägande och bevarande
När en källfil blir central kunskap flyttas den från personlig lagring till organisationslagring. Den personliga ägaren och mappkopplingen tas bort. Kunskapsdokumentet bevaras därmed även om kontot för den ursprungliga uppladdaren senare tas bort.
Använd Arkiverad när kunskap inte längre får vara aktiv men ändå måste sparas. Ta bara bort ett dokument om även källfilen, den kanoniska versionen och sökindexet får tas bort permanent.
Vad är OKF?
OKF (Open Knowledge Format) är det överförbara formatet för den centrala kunskapsdatabasen. Det består av vanlig Markdown med YAML-frontmatter för innehållsmetadata.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Publiceringsstatus och enhetsräckvidd förblir separata säkerhetsinställningar i AI-Public; de är inte en del av det överförbara dokumentet.
Importera och exportera OKF
Med exportknappen laddar du ner de centrala kunskapsdokumenten som ett ZIP-paket. Paketet innehåller Markdown-dokument, en index.md och en exportlogg. Den ursprungliga PDF- eller Word-filen sparas i AI-Public som källa.
Med importknappen lägger du till ett ZIP-paket med Markdown-dokument. Importerade dokument startar som Utkast, så att en administratör kan kontrollera titel, innehåll, räckvidd och metadata före publicering.
Ett paket kan innehålla högst 25 Markdown-dokument och 8 MB packat och uppackat innehåll. Dela större samlingar över flera paket.
Kontrollera end-to-end
- Publicera ett dokument med ett tydligt igenkännbart faktum.
- Logga in som medarbetare inom inställd räckvidd.
- Kontrollera att dokumentet finns under Dokument och kan öppnas.
- Ställ en relevant fråga i en vanlig chatt utan att manuellt välja dokumentet.
- Kontrollera att svaret överensstämmer med dokumentet och att den centrala källan anges.
- Upprepa testet med en medarbetare utanför räckvidden; denne får inte se dokumentet eller använda det via chatten.
För filer som en medarbetare endast kopplar till ett samtal, läs Chatt med dokument.