Configurer et gérer la base de connaissances
Avec la base de connaissances, l'organisation met à disposition des informations fiables de manière centralisée. Les administrateurs peuvent publier des liens et des documents de connaissance. Les documents de connaissance publiés sont également automatiquement recherchés lorsque leur contenu est pertinent pour une question de chat ordinaire.
Vous gérez la base de connaissances via Gestion → Base de connaissances. Les liens existants et les documents de connaissance centraux sont regroupés dans un seul tableau.
Ce que voient les collaborateurs
Les éléments publiés sont visibles sous Base de connaissances → Organisation → Documents (ou sous leur propre établissement). Les collaborateurs ne voient que les informations pour l'ensemble de l'organisation ou pour leur propre établissement. Les modèles de documents destinés à certains départements apparaissent également chez les collaborateurs de ces départements sous établissement → Mes départements.
Un document de connaissance peut être utilisé de deux manières :
- Le collaborateur ouvre le document depuis Documents.
- AI-Public recherche automatiquement dans le document lors d'une question de chat pertinente, sans que le collaborateur ait besoin de le sélectionner avec le trombone.
Un simple Lien renvoie uniquement vers une page web, une vidéo ou une source externe. Seul un document de connaissance traité contient du Markdown canonique qui peut être recherché comme source centrale de chat.
Niveau organisationnel et établissement
Chaque document de connaissance a une portée :
- Toute l'organisation — disponible pour tous les collaborateurs de l’environnement.
- Établissements — disponible uniquement pour les collaborateurs d’un ou plusieurs établissements sélectionnés.
Les administrateurs d’environnement peuvent gérer les connaissances à l’échelle de l’organisation et pour les établissements sélectionnés. Un administrateur d’établissement gère uniquement les connaissances pour les établissements pour lesquels il a des droits d’administration.
Choisissez la portée en fonction du contenu. Une politique organisationnelle appartient par exemple à Toute l'organisation ; une instruction de travail locale appartient à l’établissement concerné.
Vue d’ensemble de la base de connaissances
Dans la vue d’ensemble, vous pouvez :
- rechercher et filtrer ;
- ajouter des éléments avec le bouton plus ;
- ajuster l’ordre avec la poignée de glissement ;
- modifier les liens et documents de connaissance ;
- publier, archiver ou supprimer des documents ;
- importer ou exporter un paquet OKF.
L’index et l’ordre défini déterminent comment les éléments sont classés dans Documents.
Ajouter un élément
Cliquez sur le bouton plus au-dessus du tableau. Vous pouvez choisir parmi trois types de contenu.
Lien
Choisissez Lien pour une page web existante, une vidéo, un cours ou une autre source externe. Remplissez un titre reconnaissable, une description, une catégorie et une URL. Le lien devient visible dans la base de connaissances, mais la page externe n’est pas automatiquement indexée comme document de connaissance central.
Ajouter un document
Choisissez Ajouter un document pour rédiger directement un document de connaissance.
- Remplissez un nom de fichier unique et un titre clair.
- Choisissez un type et ajoutez une description et des tags.
- Rédigez ou collez le contenu dans l’éditeur Markdown.
- Choisissez le statut et la portée.
- Enregistrez le document.
Utilisez des titres clairs, des paragraphes courts et autonomes, et des termes cohérents. Cela aide à la fois le lecteur et la recherche automatique de fragments pertinents.
Ajouter un fichier source
Choisissez Ajouter un fichier source pour utiliser un fichier depuis la Gestion des fichiers comme document de connaissance. Vous pouvez choisir un fichier existant ou d’abord en télécharger un nouveau.
AI-Public conserve le fichier original et crée en plus un Markdown canonique. Les fichiers PDF, Word, PowerPoint, Markdown et autres formats pris en charge obtiennent ainsi un format cohérent pour l’affichage, l’exportation et l’indexation de recherche.
Les fichiers PDF, Word et PowerPoint sont traités automatiquement. Le texte, la structure du document et, lorsque possible, des informations visuelles pertinentes comme les tableaux, graphiques, formulaires et images sont pris en compte. Cela permet de conserver plus de contenu utile que lors d’une simple extraction de texte brut.
Avant publication, vérifiez :
- que tous les chapitres importants sont présents ;
- que les tableaux et listes sont compréhensibles ;
- que les graphiques et images sont bien décrits sur le fond ;
- que le titre, la description, le type et les tags sont corrects ;
- que les alertes qualité nécessitent une action ou non ;
- que le statut et la portée d’établissement sont justes.
Un traitement techniquement réussi ne garantit pas que toute la signification visuelle a été correctement reprise. Comparez toujours les connaissances importantes avec le fichier original.
Définir les métadonnées
Dans Configurer le document de connaissance, vous gérez notamment :
| Champ | Usage |
|---|---|
| Titre | Nom visible par les collaborateurs dans la base de connaissances et la source. |
| Type | Type de contenu, par exemple politique, protocole ou manuel. |
| Description | Brève explication de l’objectif et du contenu. |
| Tags | Termes de recherche et de gestion, séparés par des virgules. |
| Source ou ressource | Origine ou propriétaire du contenu. |
| URL source | Lien vers la source originale ou actuelle. |
| Date de modification | Date de la dernière mise à jour du contenu. |
| Statut de publication | Brouillon, Publié ou Archivé. |
| Portée | Toute l’organisation ou établissements sélectionnés. |
| Markdown canonique | Contenu affiché, exporté et indexé. |
Statut et publication
- Brouillon — visible uniquement en gestion et pas encore disponible pour les questions de chat.
- Publié — visible dans Documents et consultable dans la portée définie.
- Archivé — conservé en gestion, mais non disponible activement pour les collaborateurs.
Un flux de travail sûr est : ajouter en Brouillon, vérifier contenu et portée, tester des questions représentatives, puis publier. Archivez les connaissances obsolètes et évitez que des versions contradictoires soient publiées simultanément.
Propriété organisationnelle et conservation
Lorsqu’un fichier source devient une connaissance centrale, il est déplacé du stockage personnel vers le stockage organisationnel. Le propriétaire personnel et le lien de dossier sont supprimés. Le document de connaissance est ainsi conservé même si le compte de l’uploader original est supprimé ultérieurement.
Utilisez Archivé si une connaissance ne doit plus être active mais doit être conservée. Supprimez un document uniquement si le fichier source, la version canonique et l’index de recherche peuvent être définitivement supprimés.
Qu’est-ce que l’OKF ?
OKF (Open Knowledge Format) est le format transférable de la base de connaissances centrale. Il consiste en du Markdown ordinaire avec un frontmatter YAML pour les métadonnées de contenu.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Le statut de publication et la portée d’établissement restent des paramètres de sécurité distincts dans AI-Public ; ils ne font pas partie du document transférable.
Importer et exporter OKF
Avec le bouton d’export, vous téléchargez les documents de connaissance centraux sous forme de paquet ZIP. Le paquet contient des documents Markdown, un index.md et un journal d’export. Le fichier PDF ou Word original reste conservé dans AI-Public comme source.
Avec le bouton d’import, vous ajoutez un paquet ZIP contenant des documents Markdown. Les documents importés démarrent en Brouillon, afin qu’un administrateur puisse vérifier le titre, le contenu, la portée et les métadonnées avant publication.
Un paquet peut contenir au maximum 25 documents Markdown et 8 Mo de contenu compressé et décompressé. Répartissez les collections plus grandes sur plusieurs paquets.
Vérification de bout en bout
- Publiez un document avec un fait clairement reconnaissable.
- Connectez-vous en tant que collaborateur dans la portée définie.
- Vérifiez que le document figure dans Documents et peut être ouvert.
- Posez une question pertinente dans un chat ordinaire sans sélectionner manuellement le document.
- Vérifiez que la réponse correspond au document et que la source centrale est mentionnée.
- Répétez le test avec un collaborateur hors de la portée ; il ne doit pas voir le document ni pouvoir l’utiliser via le chat.
Pour les fichiers qu’un collaborateur ne lie qu’à une seule conversation, consultez Chat avec documents.