Bilgi Bankası Kurulumu ve Yönetimi
Bilgi bankası ile organizasyon güvenilir bilgiyi merkezi olarak erişilebilir kılar. Yöneticiler bağlantılar ve bilgi belgeleri yayınlayabilir. Yayınlanan bilgi belgeleri ayrıca içerikleri sıradan bir sohbet sorusu için ilgili olduğunda otomatik olarak aranır.
Bilgi bankasını Yönetim → Bilgi Bankası üzerinden yönetirsiniz. Mevcut bağlantılar ve merkezi bilgi belgeleri tek bir tabloda birlikte yer alır.
Çalışanların Gördükleri
Yayınlanan öğeler Bilgi Bankası → Organizasyon → Belgeler altında (veya kendi şubeleri altında) görünür. Çalışanlar yalnızca tüm organizasyon veya kendi şubeleri için bilgileri görür. Belirli departmanlar için tasarlanmış belge şablonları, o departmanların çalışanları için ayrıca şube → Departmanlarım altında görünür.
Bir bilgi belgesi iki şekilde kullanılabilir:
- Çalışan belgeyi Belgeler üzerinden açar.
- AI-Public, ilgili bir sohbet sorusunda belgeyi otomatik olarak tarar; çalışanın ataş simgesiyle seçmesine gerek yoktur.
Sıradan bir Bağlantı yalnızca bir web sayfasına, videoya veya harici kaynağa yönlendirir. Sadece işlenmiş bilgi belgeleri, merkezi sohbet kaynağı olarak aranabilen kanonik Markdown içerir.
Organizasyon ve Şube Düzeyi
Her bilgi belgesinin bir kapsamı vardır:
- Tüm organizasyon — ortamdaki tüm çalışanlar için erişilebilir.
- Şubeler — yalnızca seçilen bir veya daha fazla şubenin çalışanları için erişilebilir.
Ortam yöneticileri organizasyon çapında ve seçilen şubeler için bilgiyi yönetebilir. Bir şube yöneticisi yalnızca yetkili olduğu şubeler için bilgiyi yönetir.
Kapsamı içeriğe göre seçin. Örneğin, organizasyon genelindeki politika Tüm organizasyon altında olmalıdır; yerel bir çalışma talimatı ilgili şube için olmalıdır.
Bilgi Bankası Genel Bakışı
Genel bakışta şunları yapabilirsiniz:
- arama ve filtreleme;
- artı düğmesiyle öğe ekleme;
- sürükle bırak ile sıralamayı değiştirme;
- bağlantı ve bilgi belgelerini düzenleme;
- belgeleri yayınlama, arşivleme veya silme;
- bir OKF paketi içe veya dışa aktarma.
Dizin ve ayarlanan sıralama, Belgelerde öğelerin nasıl sıralanacağını belirler.
Bir Öğeyi Ekleme
Tablonun üstündeki artı düğmesine tıklayın. Üç içerik türünden birini seçebilirsiniz.
Bağlantı
Mevcut bir web sayfası, video, kurs veya başka bir harici kaynak için Bağlantı seçin. Tanınabilir bir başlık, açıklama, kategori ve URL girin. Bağlantı bilgi bankasında görünür, ancak harici sayfa otomatik olarak merkezi bilgi belgesi olarak indekslenmez.
Belge Ekleme
Doğrudan bir bilgi belgesi yazmak için Belge Ekleme seçin.
- Benzersiz bir dosya adı ve net bir başlık girin.
- Bir tür seçin ve açıklama ile etiketler ekleyin.
- Markdown editörüne içeriği yazın veya yapıştırın.
- Durum ve kapsamı seçin.
- Belgeyi kaydedin.
Anlaşılır başlıklar, kısa bağımsız paragraflar ve tutarlı terimler kullanın. Bu hem okuyucuya hem de ilgili parçaların otomatik bulunmasına yardımcı olur.
Kaynak Dosya Ekleme
Bilgi belgesi olarak Dosya Yöneticisi'nden bir dosya kullanmak için Kaynak Dosya Ekleme seçin. Var olan bir dosyayı seçebilir veya önce yeni bir dosya yükleyebilirsiniz.
AI-Public orijinal dosyayı saklar ve ayrıca kanonik Markdown oluşturur. PDF, Word, PowerPoint, Markdown ve diğer desteklenen dosyalar böylece görüntüleme, dışa aktarma ve arama indekslemesi için tek bir tutarlı formata sahip olur.
PDF, Word ve PowerPoint dosyaları otomatik olarak işlenir. Metin, belge yapısı ve mümkünse tablolar, grafikler, formlar ve resimler gibi ilgili görsel bilgiler dahil edilir. Bu, yalnızca düz metin çıkarımına kıyasla daha fazla kullanılabilir içerik sağlar.
Yayınlamadan önce kontrol edin:
- tüm önemli bölümlerin mevcut olup olmadığını;
- tablolar ve listelerin anlaşılır olup olmadığını;
- grafikler ve resimlerin içerik olarak iyi tanımlanıp tanımlanmadığını;
- başlık, açıklama, tür ve etiketlerin doğru olup olmadığını;
- kalite uyarılarının aksiyon gerektirip gerektirmediğini;
- durum ve şube kapsamının doğru olup olmadığını.
Teknik olarak başarılı bir işleme, tüm görsel anlamın doğru aktarıldığını garanti etmez. Önemli bilgileri her zaman orijinal dosyayla karşılaştırın.
Meta Verileri Ayarlama
Bilgi Belgesi Ayarları altında şunları yönetirsiniz:
| Alan | Kullanım |
|---|---|
| Başlık | Çalışanların bilgi bankasında ve kaynak gösteriminde gördüğü isim. |
| Tür | İçerik türü, örneğin politika, protokol veya kılavuz. |
| Açıklama | Amaç ve içerik hakkında kısa açıklama. |
| Etiketler | Arama ve yönetim terimleri, virgülle ayrılmış. |
| Kaynak veya sahip | Kaynak veya içerik sahibi. |
| Kaynak URL'si | Orijinal veya güncel kaynağa bağlantı. |
| Değişiklik tarihi | Kaynağın içerik olarak güncellendiği tarih. |
| Yayın durumu | Taslak, Yayınlandı veya Arşivlendi. |
| Kapsam | Tüm organizasyon veya seçilen şubeler. |
| Kanonik Markdown | Görüntülenen, dışa aktarılan ve indekslenen içerik. |
Durum ve Yayınlama
- Taslak — yalnızca yönetimde görünür, sohbet soruları için henüz erişilebilir değildir.
- Yayınlandı — Belgelerde görünür ve ayarlanan kapsam içinde aranabilir.
- Arşivlendi — yönetimde saklanır, ancak çalışanlar için aktif olarak erişilebilir değildir.
Güvenli bir iş akışı: Taslak olarak ekleyin, içerik ve kapsamı kontrol edin, temsilci soruları test edin ve sonra yayınlayın. Güncel olmayan bilgileri arşivleyin ve çelişkili sürümlerin aynı anda yayınlanmasını önleyin.
Organizasyon Sahipliği ve Saklama
Bir kaynak dosya merkezi bilgi haline geldiğinde, kişisel depolamadan organizasyon depolamasına taşınır. Kişisel sahiplik ve klasör bağlantısı kaldırılır. Böylece bilgi belgesi, orijinal yükleyicinin hesabı daha sonra silinse bile korunur.
Bilgi artık aktif olmamalı ancak saklanmalıysa Arşivlendi durumunu kullanın. Bir belgeyi yalnızca kaynak dosya, kanonik sürüm ve arama dizini kalıcı olarak silinecekse kaldırın.
OKF Nedir?
OKF (Open Knowledge Format) merkezi bilgi bankasının taşınabilir formatıdır. İçerik meta verileri için YAML-frontmatter içeren standart Markdown'dan oluşur.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Yayın durumu ve şube kapsamı AI-Public'te ayrı güvenlik ayarları olarak kalır; taşınabilir belgenin parçası değildir.
OKF İçe ve Dışa Aktarma
Dışa aktarma düğmesi ile merkezi bilgi belgelerini ZIP paketi olarak indirirsiniz. Paket Markdown belgeleri, bir index.md ve bir dışa aktarma günlüğü içerir. Orijinal PDF veya Word dosyası AI-Public'te kaynak olarak saklanır.
İçe aktarma düğmesi ile Markdown belgeleri içeren bir ZIP paketi eklersiniz. İçe aktarılan belgeler Taslak olarak başlar, böylece bir yönetici başlık, içerik, kapsam ve meta verileri yayınlamadan önce kontrol edebilir.
Bir paket en fazla 25 Markdown belgesi ve 8 MB sıkıştırılmış ve açılmış içerik içerebilir. Daha büyük koleksiyonları birden fazla pakete bölün.
Uçtan Uca Kontrol
- Açıkça tanınabilir bir gerçek içeren bir belge yayınlayın.
- Ayarlanan kapsam içinde bir çalışan olarak giriş yapın.
- Belgenin Belgeler altında olup olmadığını ve açılabildiğini kontrol edin.
- Normal bir sohbette belgeyi manuel seçmeden ilgili bir soru sorun.
- Yanıtın belgeyle uyumlu olup olmadığını ve merkezi kaynağın belirtilip belirtilmediğini kontrol edin.
- Kapsam dışındaki bir çalışanla testi tekrarlayın; bu kişi belgeyi görmemeli veya sohbetle kullanmamalıdır.
Bir çalışanın yalnızca tek bir sohbete bağladığı dosyalar için Belgelerle Sohbet bölümünü okuyun.