إعداد وإدارة قاعدة المعرفة
تتيح قاعدة المعرفة للمنظمة توفير معلومات موثوقة بشكل مركزي. يمكن للمسؤولين نشر الروابط ومستندات المعرفة. كما يتم البحث تلقائيًا في مستندات المعرفة المنشورة عندما تكون محتوياتها ذات صلة بسؤال دردشة عادي.
تدير قاعدة المعرفة عبر الإدارة → قاعدة المعرفة. الروابط ومستندات المعرفة المركزية الموجودة تظهر معًا في جدول واحد.
ما يراه الموظفون
العناصر المنشورة مرئية تحت قاعدة المعرفة → المنظمة → المستندات (أو تحت الفرع الخاص بهم). يرى الموظفون فقط المعلومات الخاصة بالمنظمة بأكملها أو فرعهم الخاص. قوالب المستندات المخصصة لأقسام معينة تظهر أيضًا لدى موظفي تلك الأقسام تحت الفرع → أقسامي.
يمكن استخدام مستند المعرفة بطريقتين:
- يفتح الموظف المستند من المستندات.
- يقوم AI-Public بالبحث تلقائيًا في المستند عند وجود سؤال دردشة ذي صلة، دون الحاجة إلى تحديد المستند باستخدام مشبك الورق.
الرابط العادي يشير فقط إلى صفحة ويب أو فيديو أو مصدر خارجي. فقط مستند المعرفة المعالج يحتوي على Markdown قانوني يمكن البحث فيه كمصدر مركزي للدردشة.
مستوى المنظمة والفرع
لكل مستند معرفة نطاق:
- المنظمة بأكملها — متاح لجميع الموظفين في البيئة.
- الفروع — متاح فقط لموظفي فرع واحد أو أكثر محددين.
يمكن لمسؤولي البيئة إدارة المعرفة على مستوى المنظمة والمعرفة للفروع المحددة. يدير مسؤول الفرع فقط المعرفة للفروع التي لديه صلاحيات الإدارة عليها.
اختر النطاق بناءً على المحتوى. على سبيل المثال، السياسة على مستوى المنظمة تنتمي إلى المنظمة بأكملها؛ وتعليمات العمل المحلية تنتمي إلى الفرع المعني.
نظرة عامة على قاعدة المعرفة
في النظرة العامة يمكنك:
- البحث والتصفية؛
- إضافة عناصر باستخدام زر الإضافة؛
- تعديل الترتيب باستخدام مقبض السحب؛
- تحرير الروابط ومستندات المعرفة؛
- نشر المستندات أو أرشفتها أو حذفها؛
- استيراد أو تصدير حزمة OKF.
الفهرس والترتيب المحدد يحددان كيفية ترتيب العناصر في المستندات.
إضافة عنصر
انقر فوق زر الإضافة أعلى الجدول. يمكنك الاختيار من بين ثلاثة أنواع من المحتوى.
رابط
اختر رابط لصفحة ويب موجودة أو فيديو أو دورة أو مصدر خارجي آخر. املأ عنوانًا واضحًا، وصفًا، فئة، ورابط URL. يظهر الرابط في قاعدة المعرفة، لكن الصفحة الخارجية لا تُفهرس تلقائيًا كمستند معرفة مركزي.
إضافة مستند
اختر إضافة مستند لكتابة مستند معرفة مباشرة.
- املأ اسم ملف فريد وعنوانًا واضحًا.
- اختر نوعًا وأضف وصفًا وعلامات.
- اكتب أو الصق المحتوى في محرر Markdown.
- اختر الحالة والنطاق.
- احفظ المستند.
استخدم عناوين واضحة، فقرات قصيرة مستقلة، ومصطلحات متسقة. هذا يساعد القارئ وكذلك العثور التلقائي على المقاطع ذات الصلة.
إضافة ملف مصدر
اختر إضافة ملف مصدر لاستخدام ملف من إدارة الملفات كمستند معرفة. يمكنك اختيار ملف موجود أو رفع ملف جديد أولاً.
يحفظ AI-Public الملف الأصلي وينشئ Markdown قانوني. ملفات PDF وWord وPowerPoint وMarkdown وغيرها من الملفات المدعومة تحصل على تنسيق موحد للعرض والتصدير والفهرسة.
يتم معالجة ملفات PDF وWord وPowerPoint تلقائيًا. يتم تضمين النص، هيكل المستند، وعند الإمكان المعلومات البصرية ذات الصلة مثل الجداول والرسوم البيانية والنماذج والصور. هذا يحافظ على محتوى أكثر فائدة مقارنة بالاستخراج النصي فقط.
تحقق قبل النشر من:
- وجود جميع الفصول المهمة؛
- وضوح الجداول والقوائم؛
- وصف جيد للمخططات والصور من حيث المحتوى؛
- صحة العنوان والوصف والنوع والعلامات؛
- ما إذا كانت تحذيرات الجودة تتطلب إجراءً؛
- صحة الحالة ونطاق الفرع.
المعالجة التقنية الناجحة لا تضمن أن كل المعاني البصرية قد تم نقلها بشكل صحيح. قارن المعرفة المهمة دائمًا مع الملف الأصلي.
إعداد البيانات الوصفية
في إعداد مستند المعرفة تدير من بين أمور أخرى:
| الحقل | الاستخدام |
|---|---|
| العنوان | الاسم الذي يراه الموظفون في قاعدة المعرفة ومرجع المصدر. |
| النوع | نوع المحتوى، مثل سياسة، بروتوكول أو دليل. |
| الوصف | شرح قصير للهدف والمحتوى. |
| العلامات | مصطلحات للبحث والإدارة، مفصولة بفواصل. |
| المصدر أو المورد | الأصل أو المالك المحتوى. |
| رابط المصدر | رابط إلى المصدر الأصلي أو الحالي. |
| تاريخ التعديل | تاريخ تحديث المحتوى في المصدر. |
| حالة النشر | مسودة، منشور أو مؤرشف. |
| النطاق | المنظمة بأكملها أو الفروع المحددة. |
| Markdown القانوني | المحتوى المعروض والمصدر والمفهرس. |
الحالة والنشر
- مسودة — مرئية فقط في الإدارة وليست متاحة لأسئلة الدردشة بعد.
- منشور — مرئية في المستندات وقابلة للبحث ضمن النطاق المحدد.
- مؤرشف — محفوظة في الإدارة، لكنها غير متاحة نشطًا للموظفين.
سير عمل آمن هو: الإضافة كمسودة، التحقق من المحتوى والنطاق، اختبار الأسئلة التمثيلية ثم النشر. قم بأرشفة المعرفة القديمة وتجنب نشر نسخ متضاربة في نفس الوقت.
ملكية المنظمة والحفظ
عندما يصبح ملف المصدر معرفة مركزية، ينتقل من التخزين الشخصي إلى تخزين المنظمة. يتم إزالة المالك الشخصي وربط المجلد. يبقى مستند المعرفة محفوظًا حتى إذا تم حذف حساب الرفع الأصلي لاحقًا.
استخدم مؤرشف إذا لم يعد يجب أن تكون المعرفة نشطة ولكن يجب الاحتفاظ بها. احذف مستندًا فقط إذا كان يجب حذف ملف المصدر والنسخة القانونية وفهرس البحث نهائيًا.
ما هو OKF؟
OKF (Open Knowledge Format) هو التنسيق القابل للنقل لقاعدة المعرفة المركزية. يتكون من Markdown عادي مع YAML-frontmatter للبيانات الوصفية للمحتوى.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
حالة النشر ونطاق الفرع تبقى إعدادات أمان منفصلة في AI-Public؛ ليست جزءًا من المستند القابل للنقل.
استيراد وتصدير OKF
باستخدام زر التصدير يمكنك تنزيل مستندات المعرفة المركزية كحزمة ZIP. تحتوي الحزمة على مستندات Markdown، وindex.md، وسجل التصدير. يبقى ملف PDF أو Word الأصلي محفوظًا كمصدر في AI-Public.
باستخدام زر الاستيراد تضيف حزمة ZIP تحتوي على مستندات Markdown. تبدأ المستندات المستوردة كـ مسودة، بحيث يمكن للمسؤول التحقق من العنوان والمحتوى والنطاق والبيانات الوصفية قبل النشر.
يمكن أن تحتوي الحزمة على 25 مستند Markdown كحد أقصى و8 ميغابايت من المحتوى المضغوط وغير المضغوط. قسم المجموعات الأكبر إلى عدة حزم.
التحقق الشامل
- انشر مستندًا يحتوي على حقيقة واضحة ومعروفة.
- سجل دخولك كموظف ضمن النطاق المحدد.
- تحقق من وجود المستند تحت المستندات وأنه يمكن فتحه.
- اطرح سؤالًا ذا صلة في دردشة عادية دون تحديد المستند يدويًا.
- تحقق من أن الإجابة تتطابق مع المستند وأن المصدر المركزي مذكور.
- كرر الاختبار مع موظف خارج النطاق؛ يجب ألا يرى المستند أو يستخدمه عبر الدردشة.
لملفات يربطها الموظف فقط بمحادثة واحدة، اقرأ الدردشة مع المستندات.