Wissensdatenbank einrichten und verwalten

Mit der Wissensdatenbank stellt die Organisation verlässliche Informationen zentral bereit. Administratoren können Links und Wissensdokumente veröffentlichen. Veröffentliche Wissensdokumente werden außerdem automatisch durchsucht, wenn ihr Inhalt für eine gewöhnliche Chatfrage relevant ist.

Du verwaltest die Wissensdatenbank über Verwaltung → Wissensdatenbank. Bestehende Links und zentrale Wissensdokumente stehen zusammen in einer Tabelle.

Was Mitarbeitende sehen

Veröffentlichte Einträge sind sichtbar unter Wissensdatenbank → Organisation → Dokumente (oder unter der eigenen Niederlassung). Mitarbeitende sehen nur Informationen für die gesamte Organisation oder für ihre eigene Niederlassung. Dokumentvorlagen, die für bestimmte Abteilungen bestimmt sind, stehen bei Mitarbeitenden dieser Abteilungen auch unter Niederlassung → Meine Abteilungen.

Ein Wissensdokument kann auf zwei Arten verwendet werden:

1. Der Mitarbeitende öffnet das Dokument aus Dokumente.
2. AI-Public durchsucht das Dokument automatisch bei einer relevanten Chatfrage, ohne dass der Mitarbeitende es mit der Büroklammer auswählen muss.

Ein gewöhnlicher Link verweist nur auf eine Webseite, ein Video oder eine externe Quelle. Nur ein verarbeitetes Wissensdokument enthält kanonisches Markdown, das als zentrale Chatquelle durchsucht werden kann.

Organisations- und Niederlassungsebene

Jedes Wissensdokument hat eine Reichweite:

• Gesamte Organisation — verfügbar für alle Mitarbeitenden in der Umgebung.
• Niederlassungen — nur verfügbar für Mitarbeitende einer oder mehrerer ausgewählter Niederlassungen.

Umgebungsadministratoren können organisationsweite Wissensdaten und Wissen für ausgewählte Niederlassungen verwalten. Ein Niederlassungsadministrator verwaltet nur Wissen für Niederlassungen, für die er Verwaltungsrechte besitzt.

Wähle die Reichweite basierend auf dem Inhalt. Organisationsweite Richtlinien gehören beispielsweise zu Gesamte Organisation; eine lokale Arbeitsanweisung gehört zur betreffenden Niederlassung.

Übersicht der Wissensdatenbank

In der Übersicht kannst du:

• suchen und filtern;
• Einträge mit der Plus-Schaltfläche hinzufügen;
• die Reihenfolge mit dem Ziehgriff anpassen;
• Links und Wissensdokumente bearbeiten;
• Dokumente veröffentlichen, archivieren oder löschen;
• ein OKF-Bündel importieren oder exportieren.

Der Index und die eingestellte Reihenfolge bestimmen, wie Einträge in Dokumente angeordnet werden.

Einen Eintrag hinzufügen

Klicke oberhalb der Tabelle auf die Plus-Schaltfläche. Du kannst aus drei Inhaltsarten wählen.

Link

Wähle Link für eine bestehende Webseite, ein Video, einen Kurs oder eine andere externe Quelle. Fülle einen erkennbaren Titel, Beschreibung, Kategorie und URL aus. Der Link wird in der Wissensdatenbank sichtbar, aber die externe Seite wird nicht automatisch als zentrales Wissensdokument indexiert.

Dokument hinzufügen

Wähle Dokument hinzufügen, um direkt ein Wissensdokument zu schreiben.

1. Fülle einen eindeutigen Dateinamen und einen klaren Titel aus.
2. Wähle einen Typ und füge eine Beschreibung und Tags hinzu.
3. Schreibe oder füge den Inhalt im Markdown-Editor ein.
4. Wähle den Status und die Reichweite.
5. Speichere das Dokument.

Verwende klare Überschriften, kurze eigenständige Absätze und konsistente Begriffe. Das hilft sowohl dem Leser als auch dem automatischen Wiederfinden relevanter Abschnitte.

Quelldatei hinzufügen

Wähle Quelldatei hinzufügen, um eine Datei aus der Dateiverwaltung als Wissensdokument zu verwenden. Du kannst eine bestehende Datei wählen oder zuerst eine neue Datei hochladen.

AI-Public speichert die Originaldatei und erstellt zusätzlich kanonisches Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- und andere unterstützte Dateien erhalten dadurch ein einheitliches Format für Anzeige, Export und Suchindexierung.

PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien werden automatisch verarbeitet. Dabei werden Text, Dokumentstruktur und, wo möglich, relevante visuelle Informationen wie Tabellen, Grafiken, Formulare und Bilder mit einbezogen. Dadurch bleibt mehr nutzbarer Inhalt verfügbar als bei nur einfacher Textextraktion.

Überprüfe vor der Veröffentlichung:

• ob alle wichtigen Kapitel vorhanden sind;
• ob Tabellen und Aufzählungen verständlich sind;
• ob Grafiken und Bilder inhaltlich gut beschrieben sind;
• ob Titel, Beschreibung, Typ und Tags korrekt sind;
• ob Qualitätswarnungen Maßnahmen erfordern;
• ob Status und Niederlassungsreichweite richtig sind.

Quelldatei überprüfen

Eine technisch erfolgreiche Verarbeitung garantiert nicht, dass alle visuellen Bedeutungen korrekt übernommen wurden. Vergleiche wichtige Inhalte immer mit der Originaldatei.

Metadaten einstellen

In Wissensdokument einstellen verwaltest du unter anderem:

Feld	Verwendung
Titel	Name, den Mitarbeitende in der Wissensdatenbank und Quellenangabe sehen.
Typ	Inhaltsart, z. B. Richtlinie, Protokoll oder Handbuch.
Beschreibung	Kurze Erklärung zu Zweck und Inhalt.
Tags	Such- und Verwaltungstermini, durch Kommas getrennt.
Quelle oder Ressource	Herkunft oder inhaltlicher Eigentümer.
Quellen-URL	Link zur ursprünglichen oder aktuellen Quelle.
Änderungsdatum	Datum, an dem die Quelle inhaltlich aktualisiert wurde.
Publikationsstatus	Entwurf, Veröffentlicht oder Archiviert.
Reichweite	Gesamte Organisation oder ausgewählte Niederlassungen.
Kanonisches Markdown	Inhalt, der angezeigt, exportiert und indexiert wird.

Status und Veröffentlichung

• Entwurf — nur in der Verwaltung sichtbar und noch nicht für Chatfragen verfügbar.
• Veröffentlicht — sichtbar in Dokumente und durchsuchbar innerhalb der eingestellten Reichweite.
• Archiviert — in der Verwaltung gespeichert, aber nicht aktiv für Mitarbeitende verfügbar.

Ein sicherer Workflow ist: als Entwurf hinzufügen, Inhalt und Reichweite prüfen, repräsentative Fragen testen und dann veröffentlichen. Archivieren Sie veraltetes Wissen und verhindern Sie, dass widersprüchliche Versionen gleichzeitig veröffentlicht sind.

Organisationsbesitz und Aufbewahrung

Wenn eine Quelldatei zu zentralem Wissen wird, wird sie von persönlichem Speicher in Organisationsspeicher verschoben. Der persönliche Eigentümer und die Ordnerverknüpfung werden entfernt. Das Wissensdokument bleibt dadurch erhalten, wenn das Konto des ursprünglichen Uploaders später gelöscht wird.

Verwende Archiviert, wenn Wissen nicht mehr aktiv sein darf, aber aufbewahrt werden muss. Lösche ein Dokument nur, wenn auch die Quelldatei, die kanonische Version und der Suchindex endgültig entfernt werden dürfen.

Was ist OKF?

OKF (Open Knowledge Format) ist das übertragbare Format der zentralen Wissensdatenbank. Es besteht aus einfachem Markdown mit YAML-Frontmatter für inhaltliche Metadaten.

---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---

# Organisatieprotocol

## Uitvoering

De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.

Publikationsstatus und Niederlassungsreichweite bleiben separate Sicherheitseinstellungen in AI-Public; sie sind kein Bestandteil des übertragbaren Dokuments.

OKF importieren und exportieren

Mit der Export-Schaltfläche lädst du die zentralen Wissensdokumente als ZIP-Bündel herunter. Das Bündel enthält Markdown-Dokumente, eine index.md und ein Exportprotokoll. Die ursprüngliche PDF- oder Word-Datei bleibt in AI-Public als Quelle gespeichert.

Mit der Import-Schaltfläche fügst du ein ZIP-Bündel mit Markdown-Dokumenten hinzu. Importierte Dokumente starten als Entwurf, sodass ein Administrator Titel, Inhalt, Reichweite und Metadaten vor der Veröffentlichung prüfen kann.

Ein Bündel kann maximal 25 Markdown-Dokumente und 8 MB gepackten und entpackten Inhalt enthalten. Verteile größere Sammlungen auf mehrere Bündel.

End-to-End prüfen

1. Veröffentliche ein Dokument mit einer klar erkennbaren Tatsache.
2. Melde dich als Mitarbeitender innerhalb der eingestellten Reichweite an.
3. Prüfe, ob das Dokument unter Dokumente steht und geöffnet werden kann.
4. Stelle in einem gewöhnlichen Chat eine relevante Frage, ohne das Dokument manuell auszuwählen.
5. Prüfe, ob die Antwort mit dem Dokument übereinstimmt und die zentrale Quelle genannt wird.
6. Wiederhole den Test mit einem Mitarbeitenden außerhalb der Reichweite; dieser darf das Dokument nicht sehen oder über den Chat verwenden.

Für Dateien, die ein Mitarbeitender nur an ein Gespräch koppelt, lies Chat mit Dokumenten.