Configurar y gestionar la base de conocimientos
Con la base de conocimientos, la organización pone a disposición información confiable de forma centralizada. Los administradores pueden publicar enlaces y documentos de conocimiento. Además, los documentos de conocimiento publicados se buscan automáticamente cuando su contenido es relevante para una pregunta de chat común.
Gestionas la base de conocimientos a través de Administración → Base de conocimientos. Los enlaces existentes y los documentos de conocimiento centrales aparecen juntos en una tabla.
Lo que ven los empleados
Los elementos publicados son visibles bajo Base de conocimientos → Organización → Documentos (o bajo la propia sucursal). Los empleados solo ven información para toda la organización o para su propia sucursal. Las plantillas de documentos destinadas a ciertos departamentos también aparecen para los empleados de esos departamentos bajo sucursal → Mis departamentos.
Un documento de conocimiento puede usarse de dos maneras:
- El empleado abre el documento desde Documentos.
- AI-Public busca automáticamente el documento ante una pregunta de chat relevante, sin que el empleado tenga que seleccionarlo con el clip.
Un Enlace común solo apunta a una página web, video o fuente externa. Solo un documento de conocimiento procesado contiene Markdown canónico que puede buscarse como fuente central en el chat.
Nivel de organización y sucursal
Cada documento de conocimiento tiene un alcance:
- Toda la organización — disponible para todos los empleados en el entorno.
- Sucursales — disponible solo para empleados de una o más sucursales seleccionadas.
Los administradores del entorno pueden gestionar conocimiento a nivel organizacional y para sucursales seleccionadas. Un administrador de sucursal solo gestiona conocimiento para las sucursales para las que tiene derechos de administración.
Elige el alcance según el contenido. Por ejemplo, una política organizacional pertenece a Toda la organización; una instrucción de trabajo local pertenece a la sucursal correspondiente.
Vista general de la base de conocimientos
En la vista general puedes:
- buscar y filtrar;
- añadir elementos con el botón más;
- ajustar el orden con el controlador de arrastre;
- editar enlaces y documentos de conocimiento;
- publicar, archivar o eliminar documentos;
- importar o exportar un paquete OKF.
El índice y el orden establecido determinan cómo se ordenan los elementos en Documentos.
Añadir un elemento
Haz clic en el botón más sobre la tabla. Puedes elegir entre tres tipos de contenido.
Enlace
Elige Enlace para una página web existente, video, curso u otra fuente externa. Rellena un título reconocible, descripción, categoría y URL. El enlace será visible en la base de conocimientos, pero la página externa no se indexará automáticamente como documento de conocimiento central.
Añadir documento
Elige Añadir documento para escribir directamente un documento de conocimiento.
- Rellena un nombre de archivo único y un título claro.
- Elige un tipo y añade una descripción y etiquetas.
- Escribe o pega el contenido en el editor Markdown.
- Elige el estado y el alcance.
- Guarda el documento.
Usa encabezados claros, párrafos cortos e independientes y términos consistentes. Esto ayuda tanto al lector como a la recuperación automática de fragmentos relevantes.
Añadir archivo fuente
Elige Añadir archivo fuente para usar un archivo de Gestión de Archivos como documento de conocimiento. Puedes elegir un archivo existente o subir uno nuevo primero.
AI-Public guarda el archivo original y además crea Markdown canónico. Los archivos PDF, Word, PowerPoint, Markdown y otros soportados obtienen así un formato consistente para visualización, exportación e indexación de búsqueda.
Los archivos PDF, Word y PowerPoint se procesan automáticamente. Se extraen texto, estructura del documento y, cuando es posible, información visual relevante como tablas, gráficos, formularios e imágenes. Así se conserva más contenido útil que con solo extracción de texto plano.
Antes de publicar, verifica:
- que todos los capítulos importantes estén presentes;
- que tablas y listas sean comprensibles;
- que gráficos e imágenes estén bien descritos en contenido;
- que título, descripción, tipo y etiquetas sean correctos;
- que las advertencias de calidad requieran acción;
- que estado y alcance de sucursal sean correctos.
Un procesamiento técnico exitoso no garantiza que todo el significado visual se haya transferido correctamente. Siempre compara el conocimiento importante con el archivo original.
Configurar metadatos
En Configurar documento de conocimiento gestionas, entre otros:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Título | Nombre que los empleados ven en la base de conocimientos y en la referencia de fuente. |
| Tipo | Tipo de contenido, por ejemplo política, protocolo o manual. |
| Descripción | Explicación breve sobre objetivo y contenido. |
| Etiquetas | Términos de búsqueda y gestión, separados por comas. |
| Fuente o recurso | Origen o propietario del contenido. |
| URL de la fuente | Enlace a la fuente original o actual. |
| Fecha de modificación | Fecha en que la fuente fue actualizada en contenido. |
| Estado de publicación | Borrador, Publicado o Archivado. |
| Alcance | Toda la organización o sucursales seleccionadas. |
| Markdown canónico | Contenido que se muestra, exporta e indexa. |
Estado y publicación
- Borrador — visible solo en administración y aún no disponible para preguntas de chat.
- Publicado — visible en Documentos y buscable dentro del alcance establecido.
- Archivado — guardado en administración, pero no disponible activamente para empleados.
Un flujo de trabajo seguro es: añadir como Borrador, verificar contenido y alcance, probar preguntas representativas y luego publicar. Archiva conocimiento obsoleto y evita que versiones contradictorias estén publicadas simultáneamente.
Propiedad organizacional y conservación
Cuando un archivo fuente se convierte en conocimiento central, se traslada del almacenamiento personal al almacenamiento organizacional. Se eliminan el propietario personal y la vinculación de carpeta. Así, el documento de conocimiento se conserva aunque la cuenta del cargador original se elimine después.
Usa Archivado si el conocimiento ya no debe estar activo pero debe conservarse. Elimina un documento solo si también se deben eliminar definitivamente el archivo fuente, la versión canónica y el índice de búsqueda.
¿Qué es OKF?
OKF (Open Knowledge Format) es el formato transferible de la base de conocimientos central. Consiste en Markdown común con frontmatter YAML para metadatos de contenido.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
El estado de publicación y el alcance de sucursal permanecen como configuraciones de seguridad separadas en AI-Public; no forman parte del documento transferible.
Importar y exportar OKF
Con el botón de exportación descargas los documentos centrales como un paquete ZIP. El paquete contiene documentos Markdown, un index.md y un registro de exportación. El archivo PDF o Word original se conserva en AI-Public como fuente.
Con el botón de importación añades un paquete ZIP con documentos Markdown. Los documentos importados comienzan como Borrador, para que un administrador pueda verificar título, contenido, alcance y metadatos antes de publicar.
Un paquete puede contener hasta 25 documentos Markdown y 8 MB de contenido empaquetado y desempaquetado. Divide colecciones más grandes en varios paquetes.
Verificación de extremo a extremo
- Publica un documento con un hecho claramente reconocible.
- Inicia sesión como empleado dentro del alcance establecido.
- Verifica que el documento esté en Documentos y pueda abrirse.
- Haz una pregunta relevante en un chat común sin seleccionar manualmente el documento.
- Verifica que la respuesta coincida con el documento y que se mencione la fuente central.
- Repite la prueba con un empleado fuera del alcance; no debe ver ni usar el documento vía chat.
Para archivos que un empleado solo vincula a una conversación, lee Chat con documentos.