Kennisbank inrichten en beheren

Met de kennisbank stelt de organisatie betrouwbare informatie centraal beschikbaar. Beheerders kunnen links en kennisdocumenten publiceren. Gepubliceerde kennisdocumenten worden bovendien automatisch doorzocht wanneer hun inhoud relevant is voor een gewone chatvraag.

Je beheert de kennisbank via Beheer → Kennisbank. Bestaande links en centrale kennisdocumenten staan samen in één tabel.

Wat medewerkers zien

Gepubliceerde items zijn zichtbaar onder Kennisbank → Eigen kennisbank. Medewerkers zien alleen informatie voor de hele organisatie of voor hun eigen vestiging.

Een kennisdocument kan op twee manieren worden gebruikt:

1. De medewerker opent het document vanuit Eigen kennisbank.
2. AI-Public doorzoekt het document automatisch bij een relevante chatvraag, zonder dat de medewerker het met de paperclip hoeft te selecteren.

Een gewone Link verwijst alleen naar een webpagina, video of externe bron. Alleen een verwerkt kennisdocument bevat canonieke Markdown die als centrale chatbron kan worden doorzocht.

Organisatie- en vestigingsniveau

Ieder kennisdocument heeft een bereik:

• Hele organisatie — beschikbaar voor alle medewerkers in de omgeving.
• Vestigingen — alleen beschikbaar voor medewerkers van één of meer geselecteerde vestigingen.

Omgevingsbeheerders kunnen organisatiebrede kennis en kennis voor geselecteerde vestigingen beheren. Een vestigingsbeheerder beheert alleen kennis voor vestigingen waarvoor die beheerrechten heeft.

Kies het bereik op basis van de inhoud. Organisatiebreed beleid hoort bijvoorbeeld bij Hele organisatie; een lokale werkinstructie hoort bij de betreffende vestiging.

Het kennisbankoverzicht

In het overzicht kun je:

• zoeken en filteren;
• items toevoegen met de plusknop;
• de volgorde aanpassen met de sleepgreep;
• links en kennisdocumenten bewerken;
• documenten publiceren, archiveren of verwijderen;
• een OKF-bundel importeren of exporteren.

De index en ingestelde volgorde bepalen hoe items in Eigen kennisbank worden gerangschikt.

Een item toevoegen

Klik boven de tabel op de plusknop. Je kunt kiezen uit drie soorten inhoud.

Link

Kies Link voor een bestaande webpagina, video, cursus of andere externe bron. Vul een herkenbare titel, beschrijving, categorie en URL in. De link wordt zichtbaar in de kennisbank, maar de externe pagina wordt niet automatisch als centraal kennisdocument geïndexeerd.

Document toevoegen

Kies Document toevoegen om rechtstreeks een kennisdocument te schrijven.

1. Vul een unieke bestandsnaam en duidelijke titel in.
2. Kies een type en voeg een beschrijving en tags toe.
3. Schrijf of plak de inhoud in de Markdown-editor.
4. Kies de status en het bereik.
5. Sla het document op.

Gebruik duidelijke koppen, korte zelfstandige paragrafen en consistente termen. Dit helpt zowel de lezer als het automatisch terugvinden van relevante fragmenten.

Bronbestand toevoegen

Kies Bronbestand toevoegen om een bestand uit Bestandsbeheer als kennisdocument te gebruiken. Je kunt een bestaand bestand kiezen of eerst een nieuw bestand uploaden.

AI-Public bewaart het oorspronkelijke bestand en maakt daarnaast canonieke Markdown. PDF-, Word-, PowerPoint-, Markdown- en andere ondersteunde bestanden krijgen daardoor één consistent formaat voor weergave, export en zoekindexering.

Bij PDF's wordt eerst de gewone tekstlaag geprobeerd. Als de tekstlaag beperkt is of relevante visuele inhoud wordt gedetecteerd, kan automatisch uitgebreidere PDF-analyse worden gestart. Bij Word en PowerPoint wordt ook de documentstructuur verwerkt. Tabellen, grafieken, formulieren en afbeeldingen kunnen daardoor beter worden meegenomen dan bij alleen platte tekstextractie.

Controleer vóór publicatie:

• of alle belangrijke hoofdstukken aanwezig zijn;
• of tabellen en opsommingen begrijpelijk zijn;
• of grafieken en afbeeldingen inhoudelijk goed zijn beschreven;
• of titel, beschrijving, type en tags kloppen;
• of kwaliteitswaarschuwingen actie vereisen;
• of status en vestigingsbereik juist zijn.

Controleer het bronbestand

Een technisch geslaagde verwerking garandeert niet dat alle visuele betekenis correct is overgenomen. Vergelijk belangrijke kennis altijd met het oorspronkelijke bestand.

Metadata instellen

In Kennisdocument instellen beheer je onder andere:

Veld	Gebruik
Titel	Naam die medewerkers in de kennisbank en bronvermelding zien.
Type	Inhoudssoort, bijvoorbeeld beleid, protocol of handleiding.
Beschrijving	Korte uitleg over doel en inhoud.
Tags	Zoek- en beheertermen, gescheiden met komma's.
Bron of resource	Herkomst of inhoudelijk eigenaar.
Bron-URL	Link naar de oorspronkelijke of actuele bron.
Wijzigingsdatum	Datum waarop de bron inhoudelijk is bijgewerkt.
Publicatiestatus	Concept, Gepubliceerd of Gearchiveerd.
Bereik	Hele organisatie of geselecteerde vestigingen.
Canonieke Markdown	Inhoud die wordt weergegeven, geëxporteerd en geïndexeerd.

Status en publicatie

• Concept — alleen zichtbaar in beheer en nog niet beschikbaar voor chatvragen.
• Gepubliceerd — zichtbaar in Eigen kennisbank en doorzoekbaar binnen het ingestelde bereik.
• Gearchiveerd — bewaard in beheer, maar niet actief beschikbaar voor medewerkers.

Een veilige workflow is: toevoegen als Concept, inhoud en bereik controleren, representatieve vragen testen en daarna publiceren. Archiveer verouderde kennis en voorkom dat tegenstrijdige versies tegelijk gepubliceerd zijn.

Organisatiebezit en bewaren

Wanneer een bronbestand centrale kennis wordt, verhuist het van persoonlijke opslag naar organisatieopslag. De persoonlijke eigenaar en mapkoppeling worden verwijderd. Het kennisdocument blijft daardoor behouden wanneer het account van de oorspronkelijke uploader later wordt verwijderd.

Gebruik Gearchiveerd als kennis niet meer actief mag zijn maar wel bewaard moet blijven. Verwijder een document alleen als ook het bronbestand, de canonieke versie en de zoekindex definitief weg mogen.

Wat is OKF?

OKF (Open Knowledge Format) is het overdraagbare formaat van de centrale kennisbank. Het bestaat uit gewone Markdown met YAML-frontmatter voor inhoudelijke metadata.

---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---

# Organisatieprotocol

## Uitvoering

De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.

Publicatiestatus en vestigingsbereik blijven afzonderlijke beveiligingsinstellingen in AI-Public; ze zijn geen onderdeel van het overdraagbare document.

OKF importeren en exporteren

Met de exportknop download je de centrale kennisdocumenten als ZIP-bundel. De bundel bevat Markdown-documenten, een index.md en een exportlog. Het oorspronkelijke PDF- of Word-bestand blijft in AI-Public als bron bewaard.

Met de importknop voeg je een ZIP-bundel met Markdown-documenten toe. Geïmporteerde documenten starten als Concept, zodat een beheerder titel, inhoud, bereik en metadata vóór publicatie kan controleren.

Een bundel kan maximaal 25 Markdown-documenten en 8 MB ingepakte en uitgepakte inhoud bevatten. Verdeel grotere verzamelingen over meerdere bundels.

End-to-end controleren

1. Publiceer een document met een duidelijk herkenbaar feit.
2. Meld je aan als medewerker binnen het ingestelde bereik.
3. Controleer of het document onder Eigen kennisbank staat en geopend kan worden.
4. Stel in een gewone chat een relevante vraag zonder het document handmatig te selecteren.
5. Controleer of het antwoord overeenkomt met het document en de centrale bron wordt vermeld.
6. Herhaal de test met een medewerker buiten het bereik; die mag het document niet zien of via de chat gebruiken.

Voor bestanden die een medewerker alleen aan één gesprek koppelt, lees je Chat met documenten.