راه‌اندازی و مدیریت دانش‌بان
با دانش‌بان، سازمان اطلاعات قابل اعتماد را به صورت مرکزی در دسترس قرار می‌دهد. مدیران می‌توانند لینک‌ها و اسناد دانش را منتشر کنند. اسناد دانش منتشر شده همچنین به طور خودکار هنگام مرتبط بودن محتوای آن‌ها با یک پرسش چت عادی جستجو می‌شوند.
شما دانش‌بان را از طریق مدیریت → دانش‌بان مدیریت می‌کنید. لینک‌های موجود و اسناد دانش مرکزی در یک جدول کنار هم قرار دارند.
آنچه کارکنان می‌بینند
موارد منتشر شده زیر دانش‌بان → سازمان → اسناد (یا زیر شعبه خودشان) قابل مشاهده است. کارکنان فقط اطلاعات مربوط به کل سازمان یا شعبه خود را می‌بینند. قالب‌های سند که برای بخش‌های خاصی در نظر گرفته شده‌اند، برای کارکنان آن بخش‌ها نیز زیر شعبه → بخش‌های من قابل مشاهده است.
یک سند دانش می‌تواند به دو روش استفاده شود:
- کارمند سند را از اسناد باز می‌کند.
- AI-Public به طور خودکار سند را هنگام پرسش چت مرتبط جستجو می‌کند، بدون اینکه کارمند نیاز داشته باشد آن را با گیره کاغذ انتخاب کند.
یک لینک معمولی فقط به یک صفحه وب، ویدئو یا منبع خارجی ارجاع می‌دهد. تنها یک سند دانش پردازش شده شامل Markdown اصلی است که می‌تواند به عنوان منبع مرکزی چت جستجو شود.
سطح سازمان و شعبه
هر سند دانش یک دامنه دارد:
- کل سازمان — در دسترس همه کارکنان محیط.
- شعب — فقط در دسترس کارکنان یک یا چند شعبه انتخاب شده.
مدیران محیط می‌توانند دانش سازمانی و دانش برای شعب انتخاب شده را مدیریت کنند. مدیر شعب فقط دانش مربوط به شعبی که مجوز مدیریت دارد را مدیریت می‌کند.
دامنه را بر اساس محتوا انتخاب کنید. به عنوان مثال، سیاست سازمانی باید در کل سازمان باشد؛ دستورالعمل کاری محلی باید مربوط به شعبه مربوطه باشد.
نمای کلی دانش‌بان
در نمای کلی می‌توانید:
- جستجو و فیلتر کنید؛
- موارد را با دکمه بعلاوه اضافه کنید؛
- ترتیب را با دستگیره کشیدن تنظیم کنید؛
- لینک‌ها و اسناد دانش را ویرایش کنید؛
- اسناد را منتشر، بایگانی یا حذف کنید؛
- یک بسته OKF را وارد یا صادر کنید.
شاخص و ترتیب تنظیم شده تعیین می‌کند که موارد چگونه در اسناد مرتب شوند.
افزودن یک مورد
بالای جدول روی دکمه بعلاوه کلیک کنید. می‌توانید از سه نوع محتوا انتخاب کنید.
لینک
برای یک صفحه وب، ویدئو، دوره یا منبع خارجی موجود، لینک را انتخاب کنید. یک عنوان قابل تشخیص، توضیح، دسته‌بندی و URL وارد کنید. لینک در دانش‌بان قابل مشاهده است، اما صفحه خارجی به طور خودکار به عنوان سند دانش مرکزی نمایه نمی‌شود.
افزودن سند
برای نوشتن مستقیم یک سند دانش، افزودن سند را انتخاب کنید.
- یک نام فایل یکتا و عنوان واضح وارد کنید.
- یک نوع انتخاب کرده و توضیح و برچسب‌ها اضافه کنید.
- محتوا را در ویرایشگر Markdown بنویسید یا بچسبانید.
- وضعیت و دامنه را انتخاب کنید.
- سند را ذخیره کنید.
از عناوین واضح، پاراگراف‌های کوتاه و مستقل و اصطلاحات یکسان استفاده کنید. این به خواننده و همچنین بازیابی خودکار بخش‌های مرتبط کمک می‌کند.
افزودن فایل منبع
برای استفاده از یک فایل از مدیریت فایل به عنوان سند دانش، افزودن فایل منبع را انتخاب کنید. می‌توانید یک فایل موجود را انتخاب کنید یا ابتدا یک فایل جدید آپلود کنید.
AI-Public فایل اصلی را نگه می‌دارد و علاوه بر آن Markdown اصلی ایجاد می‌کند. فایل‌های PDF، Word، PowerPoint، Markdown و سایر فایل‌های پشتیبانی شده یک قالب یکنواخت برای نمایش، صادرات و نمایه‌سازی جستجو دریافت می‌کنند.
فایل‌های PDF، Word و PowerPoint به طور خودکار پردازش می‌شوند. در این پردازش، متن، ساختار سند و در صورت امکان اطلاعات بصری مرتبط مانند جداول، نمودارها، فرم‌ها و تصاویر لحاظ می‌شوند. بنابراین محتوای قابل استفاده بیشتری نسبت به استخراج فقط متن ساده حفظ می‌شود.
قبل از انتشار بررسی کنید:
- آیا همه فصل‌های مهم موجود هستند؛
- آیا جداول و فهرست‌ها قابل فهم هستند؛
- آیا نمودارها و تصاویر به درستی توصیف شده‌اند؛
- آیا عنوان، توضیح، نوع و برچسب‌ها صحیح هستند؛
- آیا هشدارهای کیفیت نیاز به اقدام دارند؛
- آیا وضعیت و دامنه شعبه درست است.
پردازش فنی موفق تضمین نمی‌کند که همه معانی بصری به درستی منتقل شده باشند. دانش مهم را همیشه با فایل اصلی مقایسه کنید.
تنظیم متادیتا
در تنظیم سند دانش می‌توانید موارد زیر را مدیریت کنید:
| فیلد | کاربرد |
|---|---|
| عنوان | نامی که کارکنان در دانش‌بان و ارجاع منبع می‌بینند. |
| نوع | نوع محتوا، مثلاً سیاست، پروتکل یا راهنما. |
| توضیح | توضیح کوتاه درباره هدف و محتوا. |
| برچسب‌ها | اصطلاحات جستجو و مدیریت، جدا شده با کاما. |
| منبع یا دارایی | منشأ یا مالک محتوایی. |
| URL منبع | لینک به منبع اصلی یا جاری. |
| تاریخ تغییر | تاریخی که منبع به‌روزرسانی شده است. |
| وضعیت انتشار | پیش‌نویس، منتشر شده یا بایگانی شده. |
| دامنه | کل سازمان یا شعب انتخاب شده. |
| Markdown اصلی | محتوایی که نمایش داده، صادر و نمایه‌سازی می‌شود. |
وضعیت و انتشار
- پیش‌نویس — فقط در مدیریت قابل مشاهده است و هنوز برای پرسش‌های چت در دسترس نیست.
- منتشر شده — در اسناد قابل مشاهده و در دامنه تنظیم شده قابل جستجو است.
- بایگانی شده — در مدیریت نگهداری می‌شود، اما برای کارکنان فعال نیست.
یک روند کاری امن این است: ابتدا به عنوان پیش‌نویس اضافه کنید، محتوا و دامنه را بررسی کنید، سوالات نماینده را تست کنید و سپس منتشر کنید. دانش قدیمی را بایگانی کنید و از انتشار همزمان نسخه‌های متناقض جلوگیری کنید.
مالکیت سازمانی و نگهداری
وقتی یک فایل منبع به دانش مرکزی تبدیل می‌شود، از ذخیره‌سازی شخصی به ذخیره‌سازی سازمانی منتقل می‌شود. مالک شخصی و پیوند پوشه حذف می‌شود. بنابراین سند دانش حفظ می‌شود حتی اگر حساب کاربری آپلودکننده اصلی بعداً حذف شود.
از بایگانی شده استفاده کنید اگر دانش دیگر نباید فعال باشد اما باید نگهداری شود. یک سند را فقط زمانی حذف کنید که فایل منبع، نسخه اصلی و نمایه جستجو نیز به طور قطعی حذف شوند.
OKF چیست؟
OKF (Open Knowledge Format) فرمت قابل انتقال دانش‌بان مرکزی است. این فرمت شامل Markdown معمولی با frontmatter YAML برای متادیتای محتوایی است.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
وضعیت انتشار و دامنه شعبه تنظیمات امنیتی جداگانه در AI-Public باقی می‌مانند؛ آن‌ها بخشی از سند قابل انتقال نیستند.
وارد کردن و صادر کردن OKF
با دکمه صادرات می‌توانید اسناد دانش مرکزی را به صورت یک بسته ZIP دانلود کنید. این بسته شامل اسناد Markdown، یک index.md و یک گزارش صادرات است. فایل PDF یا Word اصلی به عنوان منبع در AI-Public نگهداری می‌شود.
با دکمه واردات می‌توانید یک بسته ZIP شامل اسناد Markdown اضافه کنید. اسناد وارد شده به صورت پیش‌نویس شروع می‌شوند تا مدیر بتواند عنوان، محتوا، دامنه و متادیتا را قبل از انتشار بررسی کند.
یک بسته می‌تواند حداکثر ۲۵ سند Markdown و ۸ مگابایت محتوای فشرده و بازشده داشته باشد. مجموعه‌های بزرگ‌تر را در چند بسته تقسیم کنید.
بررسی انتها به انتها
- یک سند با یک واقعیت واضح و قابل تشخیص منتشر کنید.
- به عنوان یک کارمند در دامنه تنظیم شده وارد شوید.
- بررسی کنید که سند در اسناد باشد و قابل باز شدن باشد.
- در یک چت عادی یک سوال مرتبط بپرسید بدون اینکه سند را به صورت دستی انتخاب کنید.
- بررسی کنید که پاسخ با سند مطابقت دارد و منبع مرکزی ذکر شده است.
- تست را با یک کارمند خارج از دامنه تکرار کنید؛ او نباید سند را ببیند یا از طریق چت استفاده کند.
برای فایل‌هایی که یک کارمند فقط به یک گفتگو متصل می‌کند، چت با اسناد را بخوانید.