Configurare e gestire la knowledge base
Con la knowledge base, l'organizzazione rende disponibili informazioni affidabili in modo centralizzato. Gli amministratori possono pubblicare link e documenti di conoscenza. I documenti di conoscenza pubblicati vengono inoltre automaticamente ricercati quando il loro contenuto è rilevante per una normale domanda in chat.
Gestisci la knowledge base tramite Gestione → Knowledge base. I link esistenti e i documenti di conoscenza centrali sono elencati insieme in una tabella.
Cosa vedono i dipendenti
Gli elementi pubblicati sono visibili sotto Knowledge base → Organizzazione → Documenti (o sotto la propria sede). I dipendenti vedono solo le informazioni per l'intera organizzazione o per la propria sede. I modelli di documento destinati a determinati reparti sono visibili ai dipendenti di quei reparti anche sotto sede → I miei reparti.
Un documento di conoscenza può essere utilizzato in due modi:
- Il dipendente apre il documento da Documenti.
- AI-Public ricerca automaticamente il documento in caso di una domanda rilevante in chat, senza che il dipendente debba selezionarlo manualmente con la graffetta.
Un normale Link rimanda solo a una pagina web, video o fonte esterna. Solo un documento di conoscenza elaborato contiene Markdown canonico che può essere ricercato come fonte centrale in chat.
Livello organizzativo e di sede
Ogni documento di conoscenza ha un ambito:
- Intera organizzazione — disponibile per tutti i dipendenti nell’ambiente.
- Sedi — disponibile solo per i dipendenti di una o più sedi selezionate.
Gli amministratori dell’ambiente possono gestire la conoscenza a livello organizzativo e per sedi selezionate. Un amministratore di sede gestisce solo la conoscenza per le sedi per cui ha diritti di gestione.
Scegli l’ambito in base al contenuto. Ad esempio, una politica a livello organizzativo appartiene a Intera organizzazione; una procedura locale appartiene alla sede corrispondente.
Panoramica della knowledge base
Nella panoramica puoi:
- cercare e filtrare;
- aggiungere elementi con il pulsante più;
- modificare l’ordine con la maniglia di trascinamento;
- modificare link e documenti di conoscenza;
- pubblicare, archiviare o eliminare documenti;
- importare o esportare un pacchetto OKF.
L’indice e l’ordine impostato determinano come gli elementi sono ordinati in Documenti.
Aggiungere un elemento
Clicca sul pulsante più sopra la tabella. Puoi scegliere tra tre tipi di contenuto.
Link
Scegli Link per una pagina web esistente, video, corso o altra fonte esterna. Inserisci un titolo riconoscibile, descrizione, categoria e URL. Il link sarà visibile nella knowledge base, ma la pagina esterna non sarà indicizzata automaticamente come documento centrale.
Aggiungere documento
Scegli Aggiungere documento per scrivere direttamente un documento di conoscenza.
- Inserisci un nome file univoco e un titolo chiaro.
- Scegli un tipo e aggiungi una descrizione e tag.
- Scrivi o incolla il contenuto nell’editor Markdown.
- Scegli lo stato e l’ambito.
- Salva il documento.
Usa intestazioni chiare, paragrafi brevi e autonomi e termini coerenti. Questo aiuta sia il lettore sia il recupero automatico di frammenti rilevanti.
Aggiungere file sorgente
Scegli Aggiungere file sorgente per usare un file da Gestione file come documento di conoscenza. Puoi scegliere un file esistente o caricarne uno nuovo.
AI-Public conserva il file originale e crea inoltre Markdown canonico. File PDF, Word, PowerPoint, Markdown e altri supportati ottengono così un formato coerente per visualizzazione, esportazione e indicizzazione di ricerca.
I file PDF, Word e PowerPoint vengono elaborati automaticamente. Vengono estratti testo, struttura del documento e, dove possibile, informazioni visive rilevanti come tabelle, grafici, moduli e immagini. In questo modo rimane disponibile più contenuto utile rispetto alla sola estrazione di testo semplice.
Controlla prima della pubblicazione:
- che tutti i capitoli importanti siano presenti;
- che tabelle ed elenchi siano comprensibili;
- che grafici e immagini siano descritti correttamente nel contenuto;
- che titolo, descrizione, tipo e tag siano corretti;
- che eventuali avvisi di qualità richiedano azioni;
- che stato e ambito della sede siano corretti.
Un’elaborazione tecnicamente riuscita non garantisce che tutto il significato visivo sia stato correttamente trasferito. Confronta sempre le conoscenze importanti con il file originale.
Impostare i metadati
In Impostare documento di conoscenza gestisci tra l’altro:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Titolo | Nome che i dipendenti vedono nella knowledge base e nella fonte. |
| Tipo | Tipo di contenuto, ad esempio politica, protocollo o manuale. |
| Descrizione | Breve spiegazione di scopo e contenuto. |
| Tag | Termini di ricerca e gestione, separati da virgole. |
| Fonte o risorsa | Provenienza o proprietario del contenuto. |
| URL fonte | Link alla fonte originale o attuale. |
| Data modifica | Data dell’ultimo aggiornamento del contenuto. |
| Stato pubblicazione | Bozza, Pubblicato o Archiviato. |
| Ambito | Intera organizzazione o sedi selezionate. |
| Markdown canonico | Contenuto visualizzato, esportato e indicizzato. |
Stato e pubblicazione
- Bozza — visibile solo in gestione e non ancora disponibile per domande in chat.
- Pubblicato — visibile in Documenti e ricercabile nell’ambito impostato.
- Archiviato — conservato in gestione, ma non attivamente disponibile ai dipendenti.
Un flusso di lavoro sicuro è: aggiungere come Bozza, controllare contenuto e ambito, testare domande rappresentative e poi pubblicare. Archivia la conoscenza obsoleta ed evita che versioni contraddittorie siano pubblicate contemporaneamente.
Proprietà organizzativa e conservazione
Quando un file sorgente diventa conoscenza centrale, viene spostato da archiviazione personale a archiviazione organizzativa. Il proprietario personale e il collegamento alla cartella vengono rimossi. Il documento di conoscenza rimane così disponibile anche se l’account dell’upload originale viene successivamente eliminato.
Usa Archiviato se la conoscenza non deve più essere attiva ma deve essere conservata. Elimina un documento solo se anche il file sorgente, la versione canonica e l’indice di ricerca possono essere rimossi definitivamente.
Cos’è OKF?
OKF (Open Knowledge Format) è il formato trasferibile della knowledge base centrale. Consiste in Markdown normale con frontmatter YAML per i metadati di contenuto.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Lo stato di pubblicazione e l’ambito della sede rimangono impostazioni di sicurezza separate in AI-Public; non fanno parte del documento trasferibile.
Importare ed esportare OKF
Con il pulsante di esportazione scarichi i documenti centrali come pacchetto ZIP. Il pacchetto contiene documenti Markdown, un index.md e un log di esportazione. Il file PDF o Word originale rimane conservato in AI-Public come fonte.
Con il pulsante di importazione aggiungi un pacchetto ZIP con documenti Markdown. I documenti importati iniziano come Bozza, così un amministratore può controllare titolo, contenuto, ambito e metadati prima della pubblicazione.
Un pacchetto può contenere al massimo 25 documenti Markdown e 8 MB di contenuto compresso e decompresso. Suddividi raccolte più grandi in più pacchetti.
Controllo end-to-end
- Pubblica un documento con un fatto chiaramente riconoscibile.
- Accedi come dipendente nell’ambito impostato.
- Verifica che il documento sia presente in Documenti e possa essere aperto.
- Fai una domanda rilevante in una chat normale senza selezionare manualmente il documento.
- Controlla che la risposta corrisponda al documento e che la fonte centrale sia citata.
- Ripeti il test con un dipendente fuori dall’ambito; non deve poter vedere il documento né usarlo in chat.
Per file che un dipendente collega solo a una singola conversazione, leggi Chat con documenti.