Configurarea și gestionarea bazei de cunoștințe
Cu baza de cunoștințe, organizația pune la dispoziție informații de încredere într-un mod centralizat. Administratorii pot publica linkuri și documente de cunoștințe. Documentele de cunoștințe publicate sunt, de asemenea, căutate automat atunci când conținutul lor este relevant pentru o întrebare obișnuită din chat.
Gestionezi baza de cunoștințe prin Administrare → Baza de cunoștințe. Linkurile existente și documentele centrale de cunoștințe sunt afișate împreună într-un singur tabel.
Ce văd angajații
Elementele publicate sunt vizibile sub Baza de cunoștințe → Organizație → Documente (sau sub propria locație). Angajații văd doar informații pentru întreaga organizație sau pentru propria lor locație. Șabloanele de documente destinate anumitor departamente apar pentru angajații acelor departamente și sub locație → Departamentele mele.
Un document de cunoștințe poate fi utilizat în două moduri:
- Angajatul deschide documentul din Documente.
- AI-Public caută automat în document la o întrebare relevantă din chat, fără ca angajatul să fie nevoit să îl selecteze cu agrafa de hârtie.
Un Link obișnuit face doar trimitere către o pagină web, video sau o sursă externă. Doar un document de cunoștințe procesat conține Markdown canonic care poate fi căutat ca sursă centrală în chat.
Nivel organizațional și pe locații
Fiecare document de cunoștințe are o arie de aplicare:
- Întreaga organizație — disponibil pentru toți angajații din mediu.
- Locații — disponibil doar pentru angajații uneia sau mai multor locații selectate.
Administratorii de mediu pot gestiona cunoștințe la nivel organizațional și pentru locațiile selectate. Un administrator de locație gestionează doar cunoștințele pentru locațiile pentru care are drepturi de administrare.
Alege aria de aplicare în funcție de conținut. Politica la nivel organizațional aparține, de exemplu, la Întreaga organizație; o instrucțiune de lucru locală aparține locației respective.
Prezentarea bazei de cunoștințe
În prezentare poți:
- căuta și filtra;
- adăuga elemente cu butonul plus;
- modifica ordinea cu mânerele de tragere;
- edita linkuri și documente de cunoștințe;
- publica, arhiva sau șterge documente;
- importa sau exporta un pachet OKF.
Indexul și ordinea setată determină cum sunt ordonate elementele în Documente.
Adăugarea unui element
Apasă butonul plus de deasupra tabelului. Poți alege dintre trei tipuri de conținut.
Link
Alege Link pentru o pagină web existentă, video, curs sau altă sursă externă. Completează un titlu recognoscibil, o descriere, o categorie și URL-ul. Linkul devine vizibil în baza de cunoștințe, dar pagina externă nu este indexată automat ca document central de cunoștințe.
Adăugare document
Alege Adăugare document pentru a scrie direct un document de cunoștințe.
- Completează un nume de fișier unic și un titlu clar.
- Alege un tip și adaugă o descriere și etichete.
- Scrie sau lipește conținutul în editorul Markdown.
- Alege starea și aria de aplicare.
- Salvează documentul.
Folosește titluri clare, paragrafe scurte și independente și termeni consistenți. Acest lucru ajută atât cititorul, cât și regăsirea automată a fragmentelor relevante.
Adăugare fișier sursă
Alege Adăugare fișier sursă pentru a folosi un fișier din Gestionarea Fișierelor ca document de cunoștințe. Poți alege un fișier existent sau poți încărca mai întâi un fișier nou.
AI-Public păstrează fișierul original și creează în plus Markdown canonic. Fișierele PDF, Word, PowerPoint, Markdown și alte fișiere suportate primesc astfel un format consistent pentru afișare, export și indexare în căutare.
Fișierele PDF, Word și PowerPoint sunt procesate automat. Sunt preluate textul, structura documentului și, acolo unde este posibil, informații vizuale relevante precum tabele, grafice, formulare și imagini. Astfel rămâne disponibil mai mult conținut util decât la extragerea doar a textului simplu.
Verifică înainte de publicare:
- dacă toate capitolele importante sunt prezente;
- dacă tabelele și listele sunt ușor de înțeles;
- dacă graficele și imaginile sunt descrise corect din punct de vedere al conținutului;
- dacă titlul, descrierea, tipul și etichetele sunt corecte;
- dacă avertismentele de calitate necesită acțiune;
- dacă starea și aria de aplicare pe locații sunt corecte.
Un proces tehnic reușit nu garantează că toate semnificațiile vizuale au fost preluate corect. Compară întotdeauna cunoștințele importante cu fișierul original.
Setarea metadatelor
În Setare document de cunoștințe gestionezi printre altele:
| Câmp | Utilizare |
|---|---|
| Titlu | Numele pe care angajații îl văd în baza de cunoștințe și în referința sursei. |
| Tip | Tipul conținutului, de exemplu politică, protocol sau manual. |
| Descriere | Explicație scurtă despre scop și conținut. |
| Etichete | Termeni de căutare și administrare, separați prin virgule. |
| Sursă sau resursă | Originea sau proprietarul conținutului. |
| URL sursă | Link către sursa originală sau actuală. |
| Data modificării | Data la care sursa a fost actualizată din punct de vedere al conținutului. |
| Stare publicare | Concept, Publicat sau Arhivat. |
| Arie de aplicare | Întreaga organizație sau locații selectate. |
| Markdown canonic | Conținutul afișat, exportat și indexat. |
Stare și publicare
- Concept — vizibil doar în administrare și încă indisponibil pentru întrebările din chat.
- Publicat — vizibil în Documente și căutabil în aria de aplicare setată.
- Arhivat — păstrat în administrare, dar nu este activ disponibil pentru angajați.
Un flux de lucru sigur este: adăugarea ca Concept, verificarea conținutului și a ariei de aplicare, testarea întrebărilor reprezentative și apoi publicarea. Arhivează cunoștințele învechite și evită ca versiuni contradictorii să fie publicate simultan.
Proprietatea organizației și păstrarea
Când un fișier sursă devine cunoștință centrală, acesta se mută din stocarea personală în stocarea organizației. Proprietarul personal și legătura cu folderul sunt eliminate. Documentul de cunoștințe rămâne astfel păstrat chiar dacă contul celui care a încărcat inițial este șters ulterior.
Folosește Arhivat dacă o cunoștință nu mai trebuie să fie activă, dar trebuie păstrată. Șterge un document doar dacă și fișierul sursă, versiunea canonică și indexul de căutare pot fi eliminate definitiv.
Ce este OKF?
OKF (Open Knowledge Format) este formatul transferabil al bazei centrale de cunoștințe. Este format din Markdown obișnuit cu frontmatter YAML pentru metadatele conținutului.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Starea publicării și aria de aplicare pe locații rămân setări de securitate separate în AI-Public; ele nu fac parte din documentul transferabil.
Importul și exportul OKF
Cu butonul de export descarci documentele centrale de cunoștințe ca pachet ZIP. Pachetul conține documente Markdown, un index.md și un jurnal de export. Fișierul PDF sau Word original rămâne păstrat în AI-Public ca sursă.
Cu butonul de import adaugi un pachet ZIP cu documente Markdown. Documentele importate pornesc ca Concept, astfel încât un administrator să poată verifica titlul, conținutul, aria de aplicare și metadatele înainte de publicare.
Un pachet poate conține maxim 25 de documente Markdown și 8 MB conținut comprimat și decomprimat. Împarte colecțiile mai mari în mai multe pachete.
Verificare end-to-end
- Publică un document cu un fapt clar recognoscibil.
- Autentifică-te ca angajat în aria de aplicare setată.
- Verifică dacă documentul apare în Documente și poate fi deschis.
- Pune o întrebare relevantă într-un chat obișnuit fără a selecta manual documentul.
- Verifică dacă răspunsul corespunde documentului și dacă sursa centrală este menționată.
- Repetă testul cu un angajat din afara ariei; acesta nu trebuie să vadă documentul sau să îl poată folosi prin chat.
Pentru fișiere pe care un angajat le leagă doar de o singură conversație, citește Chat cu documente.