Konfigurowanie i zarządzanie bazą wiedzy
Dzięki bazie wiedzy organizacja udostępnia centralnie wiarygodne informacje. Administratorzy mogą publikować linki i dokumenty wiedzy. Opublikowane dokumenty wiedzy są również automatycznie przeszukiwane, gdy ich zawartość jest istotna dla zwykłego pytania w czacie.
Bazą wiedzy zarządzasz przez Zarządzanie → Baza wiedzy. Istniejące linki i centralne dokumenty wiedzy znajdują się razem w jednej tabeli.
Co widzą pracownicy
Opublikowane elementy są widoczne pod Baza wiedzy → Organizacja → Dokumenty (lub pod własną placówką). Pracownicy widzą tylko informacje dotyczące całej organizacji lub ich własnej placówki. Szablony dokumentów przeznaczone dla określonych działów są również widoczne dla pracowników tych działów pod placówka → Moje działy.
Dokument wiedzy może być używany na dwa sposoby:
- Pracownik otwiera dokument z poziomu Dokumenty.
- AI-Public automatycznie przeszukuje dokument przy odpowiednim pytaniu w czacie, bez konieczności ręcznego wybierania go za pomocą spinacza.
Zwykły Link odsyła tylko do strony internetowej, wideo lub zewnętrznego źródła. Tylko przetworzony dokument wiedzy zawiera kanoniczny Markdown, który może być przeszukiwany jako centralne źródło czatu.
Poziom organizacji i placówki
Każdy dokument wiedzy ma zakres:
- Cała organizacja — dostępny dla wszystkich pracowników w środowisku.
- Placówki — dostępny tylko dla pracowników jednej lub więcej wybranych placówek.
Administratorzy środowiska mogą zarządzać wiedzą na poziomie całej organizacji oraz dla wybranych placówek. Administrator placówki zarządza tylko wiedzą dla placówek, do których ma uprawnienia.
Wybierz zakres na podstawie zawartości. Polityka organizacyjna należy do Całej organizacji; lokalna instrukcja pracy do odpowiedniej placówki.
Przegląd bazy wiedzy
W przeglądzie możesz:
- wyszukiwać i filtrować;
- dodawać elementy za pomocą przycisku plus;
- zmieniać kolejność za pomocą uchwytu do przeciągania;
- edytować linki i dokumenty wiedzy;
- publikować, archiwizować lub usuwać dokumenty;
- importować lub eksportować pakiet OKF.
Indeks i ustawiona kolejność określają, jak elementy są sortowane w Dokumentach.
Dodawanie elementu
Kliknij nad tabelą przycisk plus. Możesz wybrać spośród trzech rodzajów zawartości.
Link
Wybierz Link dla istniejącej strony internetowej, wideo, kursu lub innego zewnętrznego źródła. Wprowadź rozpoznawalny tytuł, opis, kategorię i URL. Link będzie widoczny w bazie wiedzy, ale zewnętrzna strona nie będzie automatycznie indeksowana jako centralny dokument wiedzy.
Dodaj dokument
Wybierz Dodaj dokument, aby bezpośrednio napisać dokument wiedzy.
- Wprowadź unikalną nazwę pliku i jasny tytuł.
- Wybierz typ i dodaj opis oraz tagi.
- Napisz lub wklej zawartość w edytorze Markdown.
- Wybierz status i zakres.
- Zapisz dokument.
Używaj jasnych nagłówków, krótkich samodzielnych akapitów i spójnych terminów. Pomaga to zarówno czytelnikowi, jak i automatycznemu odnajdywaniu odpowiednich fragmentów.
Dodaj plik źródłowy
Wybierz Dodaj plik źródłowy, aby użyć pliku z Menedżera plików jako dokumentu wiedzy. Możesz wybrać istniejący plik lub najpierw przesłać nowy.
AI-Public przechowuje oryginalny plik i dodatkowo tworzy kanoniczny Markdown. Pliki PDF, Word, PowerPoint, Markdown i inne obsługiwane pliki otrzymują dzięki temu jednolity format do wyświetlania, eksportu i indeksowania wyszukiwania.
Pliki PDF, Word i PowerPoint są przetwarzane automatycznie. Uwzględniany jest tekst, struktura dokumentu oraz, tam gdzie to możliwe, istotne informacje wizualne, takie jak tabele, wykresy, formularze i obrazy. Dzięki temu dostępna jest większa ilość użytecznej zawartości niż przy samym wyodrębnianiu tekstu.
Przed publikacją sprawdź:
- czy wszystkie ważne rozdziały są obecne;
- czy tabele i listy są zrozumiałe;
- czy wykresy i obrazy są dobrze opisane pod względem treści;
- czy tytuł, opis, typ i tagi są poprawne;
- czy ostrzeżenia dotyczące jakości wymagają działania;
- czy status i zakres placówki są właściwe.
Technicznie poprawne przetworzenie nie gwarantuje, że wszystkie znaczenia wizualne zostały poprawnie przeniesione. Zawsze porównuj ważną wiedzę z oryginalnym plikiem.
Ustawianie metadanych
W Ustawienia dokumentu wiedzy zarządzasz między innymi:
| Pole | Zastosowanie |
|---|---|
| Tytuł | Nazwa widoczna dla pracowników w bazie wiedzy i przy cytowaniu źródła. |
| Typ | Rodzaj zawartości, np. polityka, protokół lub instrukcja. |
| Opis | Krótkie wyjaśnienie celu i zawartości. |
| Tagi | Terminy wyszukiwania i zarządzania, oddzielone przecinkami. |
| Źródło lub zasób | Pochodzenie lub właściciel merytoryczny. |
| URL źródła | Link do oryginalnego lub aktualnego źródła. |
| Data zmiany | Data ostatniej merytorycznej aktualizacji źródła. |
| Status publikacji | Szkic, Opublikowany lub Zarchiwizowany. |
| Zakres | Cała organizacja lub wybrane placówki. |
| Kanoniczny Markdown | Zawartość wyświetlana, eksportowana i indeksowana. |
Status i publikacja
- Szkic — widoczny tylko w zarządzaniu i jeszcze niedostępny dla pytań w czacie.
- Opublikowany — widoczny w Dokumentach i przeszukiwalny w ustawionym zakresie.
- Zarchiwizowany — przechowywany w zarządzaniu, ale nieaktywny dla pracowników.
Bezpieczny proces to: dodanie jako Szkic, sprawdzenie zawartości i zakresu, testowanie reprezentatywnych pytań, a następnie publikacja. Archiwizuj przestarzałą wiedzę i zapobiegaj jednoczesnemu publikowaniu sprzecznych wersji.
Własność organizacji i przechowywanie
Gdy plik źródłowy staje się centralną wiedzą, przenosi się go z osobistego magazynu do magazynu organizacji. Usuwany jest osobisty właściciel i powiązanie z folderem. Dokument wiedzy pozostaje dzięki temu zachowany, gdy konto pierwotnego przesyłającego zostanie później usunięte.
Używaj Zarchiwizowany, gdy wiedza nie może być już aktywna, ale musi być zachowana. Usuń dokument tylko wtedy, gdy również plik źródłowy, wersja kanoniczna i indeks wyszukiwania mogą zostać trwale usunięte.
Co to jest OKF?
OKF (Open Knowledge Format) to przenośny format centralnej bazy wiedzy. Składa się z zwykłego Markdown z YAML-frontmatter dla metadanych merytorycznych.
---
type: "beleid"
title: "Organisatieprotocol"
resource: "organisatieprotocol.pdf"
tags: ["beleid", "uitvoering"]
source_format: "pdf"
source_file: "organisatieprotocol.pdf"
---
# Organisatieprotocol
## Uitvoering
De inhoud staat in normale, leesbare Markdown.
Status publikacji i zakres placówki pozostają oddzielnymi ustawieniami zabezpieczeń w AI-Public; nie są częścią przenośnego dokumentu.
Import i eksport OKF
Za pomocą przycisku eksportu pobierasz centralne dokumenty wiedzy jako pakiet ZIP. Pakiet zawiera dokumenty Markdown, index.md oraz log eksportu. Oryginalny plik PDF lub Word pozostaje w AI-Public jako źródło.
Za pomocą przycisku importu dodajesz pakiet ZIP z dokumentami Markdown. Importowane dokumenty rozpoczynają jako Szkic, aby administrator mógł przed publikacją sprawdzić tytuł, zawartość, zakres i metadane.
Pakiet może zawierać maksymalnie 25 dokumentów Markdown i 8 MB zawartości spakowanej i rozpakowanej. Większe kolekcje podziel na kilka pakietów.
Kompleksowa kontrola
- Opublikuj dokument z wyraźnie rozpoznawalnym faktem.
- Zaloguj się jako pracownik w ustawionym zakresie.
- Sprawdź, czy dokument jest widoczny w Dokumentach i można go otworzyć.
- W zwykłym czacie zadaj odpowiednie pytanie bez ręcznego wybierania dokumentu.
- Sprawdź, czy odpowiedź zgadza się z dokumentem i czy podane jest centralne źródło.
- Powtórz test z pracownikiem spoza zakresu; nie powinien widzieć dokumentu ani korzystać z niego w czacie.
Dla plików, które pracownik łączy tylko z jedną rozmową, przeczytaj Czat z dokumentami.