Assistants

Avec les assistants dans AI-Public, vous pouvez préparer une tâche récurrente, une méthode de travail établie ou une forme spécifique d'assistance. Un assistant peut, par exemple, aider à la communication publique, à l'information politique, au savoir interne, à l'analyse de documents ou à un exercice de conversation orale.

Vue d'ensemble des assistants

Ouvrez Assistants depuis le menu principal. En haut, vous pouvez filtrer la vue d'ensemble :

• Tout affiche tous les assistants disponibles pour vous.
• Créés par moi affiche les assistants que vous avez créés vous-même.
• Partagés avec moi affiche les assistants qu'une personne a partagés directement avec vous ou via un groupe.
• De mon organisation affiche les assistants rendus disponibles à l'échelle de l'organisation.
• Favoris affiche les assistants que vous avez épinglés sur le tableau de bord.

Survolez une icône de filtre pour voir son nom. Sur une carte d'assistant, vous voyez les informations principales. Via Détails, vous consultez entre autres le créateur et avec qui l'assistant est partagé.

Travailler avec des collections

Avec les collections, vous pouvez organiser votre propre vue d'ensemble des assistants, par exemple en Communication publique, Politique, Projets ou Savoir interne.

1. Cliquez sur Nouvelle collection.
2. Donnez un nom reconnaissable à la collection.
3. Faites glisser les assistants dans la collection ou déplacez-les via Gestion.
4. Faites glisser les collections elles-mêmes pour modifier leur ordre.

Vous pouvez renommer ou supprimer une collection ultérieurement. Lors de la suppression d'une collection, les assistants restent ; ils se retrouvent simplement en dehors d'une collection. Les collections vides ne sont pas affichées lorsqu'un filtre actif ne contient pas d'assistants appropriés.

Créer un assistant

En haut de la vue d'ensemble se trouve une carte large pour créer un nouvel assistant. Créer un assistant avec AI est la méthode recommandée. Si vous souhaitez définir tous les réglages vous-même, choisissez Configurer un assistant manuellement.

Créer un assistant avec AI

Avec la méthode AI, les questions se trouvent toutes sur une seule page :

1. Saisissez éventuellement un nom.
2. Cochez Créer un assistant vocal lorsque les utilisateurs doivent surtout tenir une conversation parlée en temps réel avec l'assistant. L'icône d'information explique quand cela est utile.
3. Décrivez ce que l'assistant doit faire et pour qui il est destiné.
4. Décrivez comment l'assistant doit fonctionner et répondre, comme le rôle, la méthode de travail, le ton et les limites importantes.

L'AI élabore ensuite une proposition complète. Elle détermine, en fonction de votre description, quels outils et paramètres sont nécessaires. Vous n'avez donc pas à faire ces choix techniques vous-même au préalable. Vérifiez la proposition et communiquez les modifications éventuelles avant de l'approuver et de l'enregistrer.

En haut à droite, la croix permet de quitter la création par AI sans enregistrer un assistant.

Configurer un assistant manuellement

La méthode manuelle se compose de cinq étapes :

1. Objectif et nom – donnez un nom et une description à l'assistant. Vous pouvez également choisir ici un assistant vocal.
2. Instructions – décrivez ce que l'assistant doit faire, quel rôle il a et quelle méthode de travail et quel ton il doit adopter. Ajoutez éventuellement une question d'exemple avec laquelle les utilisateurs peuvent commencer la conversation.
3. Options – ajoutez éventuellement des fichiers ou des images. Le modèle de langue par défaut est déjà sélectionné. Sous le choix du modèle, vous déterminez également ce que les autres utilisateurs peuvent faire avec les fichiers et images de l'assistant.
4. Outils – activez uniquement les outils supplémentaires dont l'assistant a besoin. Survolez un outil pour une brève explication.
5. Tester et enregistrer – vérifiez les paramètres, testez éventuellement l'assistant et enregistrez-le ensuite.

Pour un assistant vocal, seuls les paramètres et outils pris en charge pendant la voix en temps réel sont visibles. Les images de référence ne sont pas encore disponibles lors de la création d'un assistant vocal.

Modifier un assistant

Ouvrez Gestion pour un assistant et choisissez Modifier. Le formulaire d'édition utilise les mêmes étapes claires que la création manuelle. Les valeurs existantes, y compris le modèle AI choisi, sont reprises. Les champs pour lesquels aucune valeur n'existe encore restent vides.

Les assistants plus anciens existants continuent de fonctionner de la même manière. Il n'est pas nécessaire de les recréer ou de les convertir.

Partager et utiliser

Via Gestion, vous déterminez avec qui vous partagez un assistant. Vous pouvez partager avec des collègues individuels, un ou plusieurs groupes ou – si vous en avez les droits – avec l'ensemble de l'organisation. Sur la carte, il reste visible que vous avez créé l'assistant ; via Détails, vous voyez la destination précise du partage.

Vous pouvez également rendre un assistant disponible via un code de partage. Le code de partage change automatiquement chaque heure entière. Générez un nouveau code lorsqu'un code précédemment partagé a expiré.

Cliquez sur Chat pour utiliser l'assistant. Épinglez les assistants fréquemment utilisés comme favoris afin qu'ils apparaissent également sur le tableau de bord.

Testez avant de partager

Essayez toujours d'abord vous-même un assistant nouveau ou modifié. Vérifiez si les instructions sont claires, si les bons outils sont utilisés et si les réponses conviennent au public visé.

Important à savoir

Un assistant peut faire des erreurs ou réagir de manière inattendue. Considérez donc le résultat comme une aide et vérifiez toujours les informations importantes auprès de sources fiables. Un assistant ne remplace pas une évaluation professionnelle.